Compliance aziendale: cos’è e perché è fondamentale per la tua impresa

Ti sei mai chiesto se la tua azienda è davvero al riparo da sanzioni, procedimenti penali o danni alla reputazione? La compliance aziendale è l’insieme di processi e procedure che un’azienda implementa per assicurarsi di rispettare leggi, regolamenti e normative pertinenti al suo settore. Ma qual è il significato di compliance aziendale? A cosa serve realmente? Che differenza c’è tra compliance GDPR e compliance bancaria?

Questo articolo serve a chiarire cosa s’intende per compliance aziendale e come influenza le operazioni quotidiane di un’azienda. L’obiettivo è dipanare i dubbi sulla materia e offrire una guida pratica per comprendere l’importanza della conformità normativa nel contesto imprenditoriale odierno.

Cosa significa compliance aziendale?

La parola compliance deriva dal verbo inglese to be comply with e significa adempiere alle regole, attenersi alle normative: viene tradotto in italiano con il termine conformità.

Quando parliamo di compliance aziendale ci riferiamo quindi alle imprese che, oltre ad accogliere le normative imposte dall’Unione Europea e le leggi specifiche del Paese in cui si trovano, rispettano tali regole e le fanno proprie attraverso gli adempimenti previsti per legge.

Un’azienda rispetta la compliance se attiva una serie di iniziative volte a mantenere un comportamento legale corretto, a evitare violazioni di qualsivoglia genere o problematiche legali.

La compliance aziendale ha lo scopo di prevenire conseguenze negative come i procedimenti penali, le sanzioni pecuniarie e – argomento sul quale noi insistiamo spesso -, danni di immagine connessi alla reputazione del brand.

La compliance aziendale ha acquisito un’importanza sempre maggiore con l’istituzione dell’Unione Europea: l’organizzazione emana una serie di linee guida che gli Stati membri sono chiamati ad adottare e trasformare in leggi. Le imprese che rispettano queste leggi possono essere definite compliant.

Analizziamo perché la compliance aziendale è una strategia vincente per la tua impresa: adempiere alle leggi e rispettare le linee guida non significa solo “essere a norma” ma vuol dire prima di tutto tutelare l’azienda e proteggere il business nel tempo per assicurarle un futuro imprenditoriale solido e sano.

Compliance aziendale significa prevenzione

Alle aziende che scelgono di affidarsi a noi diciamo spesso che essere compliant significa saper prevenire piuttosto che dover curare.

Se un’azienda è conforme alle normative imposte dal Paese in cui ha sede, è raro che possa inciampare in problematiche legali o subire provvedimenti penali.

Grazie alle analisi delle compliance aziendale è possibile individuare eventuali disequilibri che potrebbero minacciare la solidità dell’impresa e tutelarla da danni reputazionali ed economici.

Compliance aziendale: quando un’azienda è conforme?

Per comprendere ancora meglio il significato di compliance, vediamo come la definisce Treccani da un punto di vista economico-aziendale, quello che più interessa a noi:

“… l’insieme delle regole, delle procedure e delle strutture organizzative volte a consentire, attraverso un adeguato processo di identificazione, misurazione, gestione dei principali rischi, una conduzione dell’impresa sana, corretta e coerente con gli obiettivi”.[1]

In questo senso, la conformità si esplicita attraverso un sistema di controllo aziendale interno che persegue l’efficienza e l’efficacia dell’applicazione di una normativa rispetto alle attività imprenditoriali e alle persone presenti in azienda.

La compliance aziendale ha l’obiettivo di rendere sostenibile il business nel lungo termine e di assicurare che l’azienda si muova nel rispetto della legge in ogni ambito o contesto in cui opera.

La conformità è un argomento ampio e articolato che tocca molteplici aspetti aziendali.

5 step per raggiungere la compliance legale nel tuo business

Ogni realtà online ha caratteristiche uniche. Questi step offrono una struttura di base per avvicinarti alla compliance legale, ma è essenziale adattare ogni fase alla tua specifica attività.

1. Analizza i rischi legali: inizia identificando le normative che riguardano il tuo settore e la tua presenza online. Valuta con attenzione i punti in cui potresti non essere conforme, considerando regolamenti nazionali, europei e locali. Un’analisi legale preventiva ti eviterà problemi futuri.
2. Definisci politiche interne sulla base dei requisiti normativi individuati, sviluppa policy aziendali ad hoc. Assicurati che siano chiare e comprensibili per tutto il tuo team, così che ognuno sappia esattamente come agire in modo conforme.
3. Forma il tuo team: il successo della compliance dipende dalla consapevolezza di tutti. Organizza training per educare i collaboratori sulle normative rilevanti e sulle nuove politiche interne, promuovendo una cultura aziendale orientata alla conformità.
4. Implementa controlli: crea meccanismi per verificare che le policy e le norme vengano rispettate. Questo può includere audit interni, monitoraggi periodici e canali per segnalare eventuali criticità. Un Responsabile della Compliance o un team dedicato può supervisionare efficacemente questi processi.
5. Aggiorna costantemente: le normative evolvono nel tempo. Prevedi revisioni regolari delle tue politiche per mantenerle sempre attuali. Resta informato sulle novità legislative tramite consulenti legali o associazioni di categoria, così da poter adeguare prontamente le tue pratiche aziendali.

Chi si occupa della compliance legale in azienda?

Per una gestione efficace della compliance, è fondamentale nominare una figura dedicata: il compliance officer (o compliance manager o specialist). Questa figura svolge un ruolo fondamentale nell’identificare e valutare i rischi di non conformità, sviluppare politiche e procedure, monitorare il rispetto delle norme e promuovere una cultura della compliance a tutti i livelli.

Ma chi dovrebbe ricoprire questo ruolo? La risposta dipende dalle dimensioni e dalla complessità dell’azienda. Nelle grandi organizzazioni, il compliance officer è spesso un professionista a tempo pieno con una formazione specifica in ambito legale e di risk management. In realtà più piccole, il ruolo può essere assegnato a una figura interna con altre responsabilità, come il responsabile legale o il CFO, o a un consulente esterno.

Indipendentemente da chi ricopra il ruolo, il compliance officer deve avere alcune caratteristiche chiave:

1. Indipendenza: per svolgere efficacemente il suo ruolo di “guardiano”, il compliance officer deve poter agire in autonomia, senza subire pressioni o influenze indebite da parte di altre funzioni aziendali. Dovrebbe riportare direttamente al vertice aziendale e avere accesso diretto all’organo di governo.
2. Autorità: Il compliance officer deve avere il potere di intervenire quando identifica potenziali violazioni o aree di rischio. Deve poter condurre indagini, richiedere informazioni e documentazione, proporre azioni correttive. La sua autorità deve essere riconosciuta e rispettata a tutti i livelli dell’organizzazione.
3. Competenza: la normativa è in continua evoluzione e può essere complessa. Il compliance officer deve avere una solida conoscenza delle leggi e dei regolamenti applicabili al settore e all’azienda. Deve inoltre possedere competenze in ambito di risk management, controllo interno, audit. Una formazione continua è essenziale per rimanere aggiornato.
4. Integrità: Il compliance officer deve essere un modello di comportamento etico e conforme. Deve agire con onestà, imparzialità e professionalità, guadagnandosi la fiducia e il rispetto dei colleghi a tutti i livelli.

Investire in una figura dedicata alla compliance, con le giuste caratteristiche e competenze, è una scelta strategica per tutte le aziende che vogliono operare nel rispetto delle regole e prevenire i rischi di non conformità. Il compliance officer diventa un partner prezioso per il vertice aziendale, assicurando che l’impresa navighi in modo sicuro nelle acque spesso tumultuose della normativa.

Quali norme deve rispettare un’azienda per essere conforme?

Diventa complesso stilare una lista completa, ma facciamo alcuni esempi per rendere concreto il concetto di compliance aziendale.

Una azienda è conforme quando rispetta:

• le best practice stabilite dalle associazioni di categoria;
• le procedure previste dalla fatturazione elettronica;
• il codice etico aziendale o il manifesto interno;
• le leggi che vietano l’emissione di gas tossici;
• le norme per la tutela del lavoro minorile;
• gli standard di qualità e le certificazioni;
• le regole per l’assunzione del personale;
• le disposizioni di sicurezza sul lavoro;
• la tutela dei dati personali;
• le norme tributarie.

Lo diciamo con sincerità: per rispettare la compliance aziendale è sufficiente agire seguendo il buon senso, l’etica professionale e i valori aziendali. Rispettare le leggi non è affatto complesso: bisogna solo essere seguiti da persone competenti in materia che conoscano le normative aziendali più importanti e aiutino le imprese ad organizzare un sistema interno di controllo della compliance.

Compliance aziendale: il riferimento normativo

Sono numerose le normative a cui fare riferimento quando parliamo di compliance aziendale e non possiamo fare, come si suol dire, di tutta l’erba un fascio: la conformità delle imprese dipende dal contesto in cui sono inserite, dal settore in cui operano, dal Paese dove hanno sede, dalla loro natura nazionale o multinazionale, dalla dimensione e dal numero di dipendenti, dal tipo di prodotto o servizio offerto, dalla presenza digitale, dalla vendita online tramite soluzioni di e-commerce.

Capisci bene che non è possibile parlare di conformità allo stesso modo per le diverse organizzazioni.

Ogni realtà ha la sua compliance aziendale ed è necessario avere all’interno o all’esterno dell’impresa, soprattutto per le imprese di grandi dimensioni, un compliance manager che si occupi della conformità aziendale rispetto alle normative nazionali ed europee di interesse.

A titolo esemplificativo, citiamo tre leggi italiane che sono spesso motivo di dubbio a livello di compliance:

• il D.lgs. 231/01 “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche”;
• il D.lgs. 196/03 “Codice in materia di protezione dei dati personali”, e il GDPR;
• il D.lgs. 81/08 “Sicurezza sul lavoro”.

Altre leggi che entrano in gioco quando si parla di compliance aziendale sono:

• la normativa europea in materia di mercati e strumenti finanziari (MiFID);
• la Direttiva Europea sul commercio elettronico (e-commerce);
• la normativa in materia di trasparenza dei servizi bancari;
• il Codice del Consumo e il Codice Civile;
• la normativa sull’antiriciclaggio;

Compliance aziendale: un approfondimento sul GDPR

In merito al tema della compliance aziendale, uno degli aspetti che ci coinvolge di più è la conformità al GDPR.

Un’azienda, un’impresa ma anche un professionista sono conformi rispetto al Regolamento europeo per la protezione dei dati solo se ne rispettano tutti i principi e adottano le procedure previste per il trattamento dei dati, sia online che offline.

Agire nel rispetto del GDPR non significa solo “fare la privacy del sito” o “mettere sul sito il banner dei cookie“, ma significa acquisire consapevolezza sulle modalità di trattamento dei dati e, soprattutto, sul loro valore.

Un aspetto fondamentale del GDPR è il concetto di “privacy by design“, ovvero l’idea che la protezione dei dati personali debba essere integrata fin dalla progettazione di un prodotto, servizio o processo aziendale. Questo implica valutare l’impatto sulla privacy in ogni fase dello sviluppo e implementare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la conformità al GDPR¹.

Quando ci occupiamo di una consulenza sul GDPR, proponiamo ai clienti un ragionamento ampio e poniamo sempre alcune domande sia per redigere una documentazione adeguata e corretta, sia per capire il livello di informazione della persona che abbiamo di fronte in merito al trattamento dei dati.

Ecco qualche esempio di domanda strategica:

• Dove vengono raccolti, conservati e archiviati i dati?
• Quali sono le finalità e gli obiettivi del trattamento?
• Quante persone entrano in contatto con questi dati?
• In che modo utilizziamo tutti i dati?
• Chi si occupa del trattamento?
• Che tipo di dati trattiamo?

La compliance aziendale GDPR si manifesta quando i clienti acquisiscono gli strumenti utili al trattamento dei dati attraverso una formazione mirata che permetta loro di comprendere le dinamiche della tutela dei dati e gli strumenti legali per concretizzarla.

Il nostro obiettivo è responsabilizzare il cliente secondo il concetto dell’accountability: individuiamo insieme tutte le misure da adottare per il trattamento dei dati a prova di normativa e prepariamo il cliente a qualsiasi evenienza perché agiamo di prevenzione.

I benefici di una buona compliance aziendale

All’inizio dell’articolo abbiamo subito evidenziato l’importanza della compliance aziendale in merito al livello reputazionale del brand. Nel contesto in cui operiamo oggi, la conformità alle normative non è un optional ma una necessità se vogliamo che il business prosperi in sicurezza.

Una buona compliance aziendale porta diversi vantaggi alle organizzazioni, a prescindere dalla loro dimensione o dal settore di riferimento.

• Permette di riconoscere per tempo eventuali violazioni della legge e diminuisce il livello di rischio, anche economico.
• Tutela titolare, dirigenti, dipendenti e collaboratori da eventuali sanzioni o procedure penali.
• Protegge e dona sicurezza agli stakeholder – clienti, fornitori, partner -, e permette all’azienda di diventare più attraente dal punto di vista commerciale.
• Sviluppa una maggiore consapevolezza sulla gestione etica delle attività.
• Indentifica il perimetro entro cui opera il business.
• Migliora e valorizza la brand reputation.

Curiosità: quando è nata la compliance?

Il termine compliance aziendale è entrato nel linguaggio comune negli anni Settanta, quando negli Stati Uniti il gruppo di lobbisti dell’azienda Lockheed produttrice di armamenti, aveva corrotto con copiose tangenti alcuni personaggi politici di altri Paesi per convincerli ad acquistare aerei da combattimento.

In un articolo pubblicato nel 1976 dal New York Magazine, venne specificato che «il senatore Church ha prove che la Lockheed ha pagato tangenti in almeno 15 paesi, e che in almeno 6 paesi ha provocato gravi crisi di governo»[2].

L’evento ebbe ripercussioni in tutto il mondo, dalla Germania dell’Ovest al Giappone, dai Paesi Bassi all’Italia.

Per ovviare allo scandolo Lockheed e proteggere la situazione politica ed economica, gli Stati Uniti promulgarono il Foreign Corrupt Practices Act, legge contro le pratiche di corruzione all’estero firmata dal presidente Carter nel dicembre del 1977.

Dopo questo evento il significato di conformità aziendale alle normative crebbe nel tempo, fino ad assumere l’importanza che gli diamo oggi.

Perché la compliance è importante per la tua impresa?

1. Acquisire un vantaggio competitivo: la compliance non è solo uno scudo contro rischi e danni, ma anche un’arma per emergere nel mercato. Aziende conformi sono percepite come più affidabili, trasparenti e professionali. Questo si traduce in un vantaggio competitivo nell’acquisizione di clienti, nell’attrarre talenti, nel costruire partnership strategiche. Molti grandi player e pubbliche amministrazioni richiedono ai propri fornitori il rispetto di determinati standard normativi. Essere compliant diventa quindi un prerequisito per accedere a nuove opportunità di business e ampliare il proprio mercato. Inoltre, processi aziendali disegnati in ottica di compliance sono spesso più efficienti, sicuri e performanti. La conformità normativa può quindi essere un volano per ottimizzare le attività aziendali, ridurre sprechi e inefficienze, migliorare la qualità di prodotti e servizi. In un contesto competitivo, questi fattori possono fare la differenza.
2. Evitare sanzioni e procedimenti legali: la non conformità può avere conseguenze economiche pesanti. Multe salate, cause legali, risarcimenti danni: sono tutti costi che possono mettere a dura prova il bilancio della tua azienda. Investire nella compliance significa prevenire questi rischi e proteggere la solidità finanziaria del tuo business. Ma non è solo una questione di soldi. I procedimenti legali rubano tempo e risorse preziose, distogliendo l’attenzione dal core business. Inoltre, il coinvolgimento in dispute legali può creare un clima di incertezza e stress tra i dipendenti, impattando negativamente sul morale e sulla produttività.
3. Salvaguardare la reputazione: oggi basta un tweet, un post, una recensione negativa per danneggiare un brand che hai costruito con anni di duro lavoro. Le violazioni normative possono generare pubblicità negativa, minando la credibilità della tua impresa agli occhi di clienti, partner, fornitori e pubblico generale. I consumatori, poi, sono sempre più attenti a temi come la privacy, la sicurezza dei dati, l’etica. Dimostrare di operare nel rispetto delle norme non è solo un obbligo, ma anche un modo per costruire fiducia e loyalty. Al contrario, aziende coinvolte in scandali normativi rischiano di veder crollare la propria reputazione e di perdere quote di mercato a favore di competitor più virtuosi.

La compliance aziendale non è un lusso, ma una necessità. Non aspettare che sia troppo tardi: inizia subito a proteggere la tua impresa. Contattaci per scoprire come possiamo aiutarti a implementare un efficace programma di compliance su misura per le tue esigenze.

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[1] Comitato per la corporate governance, Borsa Italiana S.p.a. (Codice di autodisciplina, 2006)

[2] Anthony Sampson, Lockheed’s Foreign Policy: Who, in the End, Corrupted Whom? New York Magazine, 15 marzo 1976, pag. 53