Sei alle prese con il GDPR e ti stai chiedendo se c’è bisogno di un Data Protection Officer (DPO) o Responsabile della Protezione dei Dati nella tua realtà? Questo è il momento di fare chiarezza.
Con l’avvento del GDPR, emergono dubbi e domande: chi è il DPO, quali compiti deve assolvere, e soprattutto, quando è necessaria la sua figura?
Qui troverai le risposte, esposte in maniera diretta e comprensibile. Scopriremo insieme l’importanza di questa figura, senza giri di parole, per permetterti di valutare con sicurezza le mosse migliori per la tua attività. Se la protezione dei dati ti interessa e vuoi sapere tutto sul DPO, sei nel posto giusto. Proseguiamo insieme in questo percorso informativo.
CONTENUTO DELL'ARTICOLO
Chi è il DPO e quali compiti ha?
Oggi ogni aspetto della gestione aziendale è intrinsecamente legato al digitale, assicurarsi che i dati personali siano trattati in maniera sicura e conforme diventa un imperativo per ogni azienda. È qui che la figura del Data Protection Officer (DPO), o Responsabile della Protezione dei Dati, assume un ruolo fondamentale. Questo professionista è la chiave per garantire che le aziende non solo rispettino le normative in materia di privacy, ma instaurino anche una cultura del rispetto dei dati personali, elemento sempre più valorizzato dai clienti e dal mercato.
Le Linee Guida del Garante francese presentano il Data Protection Officer come un consulente che svolge un ruolo di supporto all’interno delle imprese o delle pubbliche amministrazioni, per agevolare i compiti del Titolare e del Responsabile del trattamento dei dati.
Il DPO porta all’azienda un valore aggiunto quando gestisce con consapevolezza le attività di comunicazione sull’importanza della protezione dei dati e sensibilizza tutti i collaboratori aziendali sui temi di rilievo connessi al GDPR: il concetto di tutela del dato cambia l’approccio e la visione delle persone nei confronti della normativa e favorisce la diffusione di una cultura ampia su questi temi delicati.
Per questi motivi il DPO è un consulente aziendale, non una semplice figura operativa.
Il DPO è colui che, all’interno di un’organizzazione, si assume la responsabilità di garantire la conformità alle norme del GDPR riguardanti la protezione dei dati personali. Questa figura deve possedere non solo conoscenze giuridiche approfondite sulle leggi relative alla privacy e alla protezione dei dati, ma anche competenze tecniche per comprendere i processi IT dell’azienda.
Compiti Principali del DPO:
- Monitoraggio della conformità al GDPR: Il Data Protection Officer deve verificare che le pratiche di trattamento dei dati dell’organizzazione siano in linea con il regolamento. Ciò include la revisione delle politiche, dei contratti e delle procedure interne.
- Formazione e sensibilizzazione: Uno dei compiti del DPO è formare il personale che tratta dati personali e sensibilizzarlo riguardo alle norme del GDPR. Questo aiuta a prevenire violazioni dei dati e a promuovere una cultura della privacy all’interno dell’azienda.
- Valutazione e gestione dei rischi: Il DPO deve valutare i rischi associati alle attività di trattamento dei dati e consigliare su come mitigarli. Questo include la realizzazione di Valutazioni d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) per i trattamenti ad alto rischio.
- Punto di contatto con le autorità di vigilanza: Il DPO funge da collegamento tra l’azienda e le autorità di protezione dei dati, facilitando la comunicazione in caso di ispezioni o indagini.
“Sono un consulente Google Ads e mi occupo di gestire campagne con obiettivo lead generation. Avevo necessità di assicurarmi che le mie campagne fossero In linea con la nuova normativa GDPR e così mi sono rivolto ai ragazzi di Legal for Digital. Con mio piacere, ho trovato dei professionisti davvero preparati che hanno risolto molti miei dubbi in questo ambito.
Consiglio la loro consulenza non solo ai miei colleghi, ma soprattutto a quelle imprese che hanno necessità di avviare attività di advertising online.”
Marco Vinante
Consulente Google Ads freelance
Quando è obbligatorio nominare il DPO?
Il GDPR prevede che sia obbligatorio nominare il DPO in tre occasioni:
- quando il trattamento dei dati è in mano a un’autorità pubblica o a un organismo pubblico, eccezione fatta per le autorità giurisdizionali quando esercitano funzioni giurisdizionali tipiche;
- quando le attività del Titolare e del Responsabile per la protezione de dati prevedono un monitoraggio regolare e sistematico su larga scala;
- quando il Titolare e il Responsabile del trattamento si occupano della tutela di categorie particolari di dati personali (come previsto nell’articolo n°9 del GDPR) o dati relativi a condanne penali e reati (specificati nell’articolo n°10 del GDPR).
Nelle altre casistiche non è quindi obbligatorio per legge avere un DPO: quando un cliente si rivolge a noi per una consulenza sulla privacy, specifichiamo questo punto e analizziamo l’attività dell’impresa nel dettaglio.
Se il business aziendale non prevede la figura del DPO, evitiamo all’imprenditore di nominarlo e gli permettiamo di risparmiare risorse da poter dedicare ad altre attività.
Sì, lo sappiamo, non è una mossa furba per noi perché potremmo diventare i DPO dell’azienda e incrementare il fatturato, ma sarebbe un gesto scorretto.
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Cosa imparerai?
- Quali sono i dati personali e quali non rientrano nel GDPR
- Tipologie di dati personali e relative tutele
- I soggetti del GDPR e relative responsabilità
- Corretta gestione dei dati personali online e offline
Quali sono le competenze del DPO?
La difficoltà e le responsabilità del DPO dipendono dal contesto aziendale di riferimento, dalla natura dei dati trattati, dal volume dei dati, dal settore imprenditoriale e dalla presenza di canali e piattaforme digitali per la comunicazione.
A prescindere da queste variabili, per svolgere il suo ruolo in autonomia e assicurare la tutela legale, il DPO deve avere delle skill specifiche. Vediamo insieme le principali:
- competenze giuridiche e un buon expertise legale in ambito di tutela dei dati;
- conoscenza degli strumenti tecnici connessi alla protezione del dato,
- flessibilità nell’utilizzo degli strumenti digitali,
- background amministrativo/finanziario,
- capacità di problem solving,
- gestione dello stress,
- ascolto ed empatia.
Se pensi di avere all’interno dell’azienda una figura con queste competenze, puoi nominarla per la gestione della protezione dei dati personali; in caso contrario suggeriamo di scegliere un professionista esterno.
Quali sono i requisiti necessari per essere DPO?
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) stabilisce criteri specifici che un Data Protection Officer (DPO) deve soddisfare per poter ricoprire questo ruolo in modo efficace. Ecco i principali requisiti che caratterizzano la figura del Responsabile per la Protezione dei Dati:
- Indipendenza: Il DPO deve operare in totale indipendenza rispetto alle altre funzioni aziendali. Questo significa che non può ricevere istruzioni dirette su come svolgere i compiti legati alla protezione dei dati. L’indipendenza garantisce che il DPO possa agire nel migliore interesse della conformità al GDPR, senza conflitti di interesse.
- Nessun conflitto di interessi: Il DPO non deve avere altri compiti o funzioni all’interno dell’organizzazione che potrebbero portare a un conflitto di interessi. Ciò implica che determinate posizioni manageriali o operative, che influenzano le decisioni sul trattamento dei dati, sono incompatibili con il ruolo di DPO.
- Posizionamento organizzativo adeguato: Il DPO deve avere accesso diretto ai massimi livelli decisionali dell’organizzazione. Questo assicura che le questioni relative alla protezione dei dati siano adeguatamente considerate a livello di direzione.
- Protezione nella posizione: Il DPO non deve essere rimosso o penalizzato per l’adempimento dei suoi compiti. Questo requisito mira a proteggere l’integrità del ruolo del DPO e ad assicurare che possa operare senza timore di conseguenze negative legate al proprio lavoro.
Questi requisiti sono fondamentali per garantire che il DPO possa operare efficacemente e con l’autorità necessaria per influenzare le pratiche di protezione dei dati all’interno dell’organizzazione, promuovendo una cultura della privacy e garantendo la conformità al GDPR.
Gli Avvocati possono svolgere il ruolo di DPO?
Certo! Un Avvocato è una figura professionale che possiede i requisiti necessari per essere nominato/nominata DPO in azienda.
Nelle Linee Guida emesse dall’Autorità francese viene specificato con chiarezza che quando il DPO è un legale, questo NON può prendere la difesa giudiziale dell’impresa che lo ha nominato nei casi in cui sorgano delle controversie in merito alla gestione del trattamento dei dati personali.
È infatti importante stabilire quali siano i limiti entro cui l’Avvocato può muoversi sia nel ruolo di DPO, sia in quello di legale.
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Quali sono le responsabilità del DPO?
Il ruolo del Data Protection Officer comporta la gestione di responsabilità che influenzano direttamente la conformità legale dell’organizzazione al GDPR. Queste responsabilità portano con sé significative implicazioni legali:
- Supervisione della conformità: il DPO è responsabile di assicurare e monitorare la conformità dell’organizzazione al GDPR. Deve fornire consulenza e direzione in materia di protezione dei dati, supportando l’organizzazione nell’implementazione di pratiche adeguate.
- Documentazione e gestione delle inadempienze: In caso di mancata adesione alle raccomandazioni del DPO o di violazioni del GDPR, il DPO ha il dovere di documentare queste inadempienze e comunicarle ai livelli direttivi superiori, contribuendo alla trasparenza e alla responsabilità interna.
- Implicazioni legali per inadempienza: l’organizzazione può affrontare conseguenze legali per non aver seguito le direttive del DPO, che possono includere sanzioni pecuniarie significative da parte delle autorità di controllo. Tuttavia, la responsabilità ultima per la conformità al GDPR ricade sul titolare del trattamento o sul responsabile del trattamento, non sul DPO.
- Responsabilità del DPO per danneggiamento dell’azienda: se l’azione o l’inazione del DPO causa un danno diretto all’azienda, come sanzioni finanziarie dovute a inadempienze nel rispetto del GDPR o danni alla reputazione aziendale, il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento dei dati hanno il diritto di agire legalmente contro il DPO. Questo sottolinea l’importanza di una selezione accurata del DPO e della fornitura delle risorse necessarie per svolgere efficacemente il suo ruolo.
- Protezione nella posizione: il GDPR stabilisce che il DPO non può essere penalizzato o licenziato per l’adempimento dei suoi compiti. Questa protezione mira a garantire che il DPO possa operare con un livello adeguato di indipendenza e senza timore di conseguenze negative.
Queste responsabilità evidenziano il ruolo critico che il DPO gioca nell’assicurare la conformità al GDPR, mitigando i rischi legali per l’organizzazione e proteggendo i diritti dei titolari dei dati. La chiara definizione delle responsabilità e delle protezioni per il DPO contribuisce a stabilire un equilibrio tra le esigenze di conformità dell’organizzazione e la tutela della privacy dei dati personali. Ma cosa succede se il Data Protection Officer non esegue correttamente i suoi compiti?
Inadempienza del DPO
Un DPO può essere considerato inadempiente quando non agisce nel miglior interesse dell’organizzazione, sfruttando la sua posizione e la libertà operativa a proprio vantaggio personale, senza portare benefici concreti all’azienda. Questo tipo di inadempienza non solo mina la fiducia nell’organizzazione ma può anche esporla a rischi legali e sanzioni per non conformità al GDPR.
Le conseguenze dell’inadempienza possono variare:
- Per l’organizzazione, l’inadempienza del DPO può significare una mancata conformità al GDPR, con il rischio di sanzioni pecuniarie e danni alla reputazione.
- Per il DPO, comportamenti inadeguati o abuso della posizione possono portare a sanzioni disciplinari, compreso il licenziamento, e potenzialmente azioni legali se il suo comportamento ha causato danni diretti all’organizzazione.
Il DPO non è però considerato inadempeinte quando l’organizzazione non ha fornito supporto e risorse adeguate al DPO per svolgere i suoi compiti efficacemente.
Grazie per la tua pazienza. Ecco una versione più diretta e senza l’utilizzo delle parole specificate:
Consigli per la Nomina del Data Protection Officer
La nomina del DPO è un passaggio importante per assicurare che la tua azienda rispetti il GDPR. Questa figura supporta attivamente il Titolare e il Responsabile del trattamento dei dati, verificando che le norme sulla privacy siano applicate correttamente.
Cerca un DPO che dimostri competenza, affidabilità e la capacità di adattarsi rapidamente alle esigenze dell’azienda. È fondamentale che sia sempre aggiornato sulle leggi relative alla privacy e che possa gestire efficacemente sia le questioni online che quelle offline.
Scegli qualcuno che dimostra un impegno costante nella formazione legale e con una buona conoscenza del settore digitale. Questo assicurerà che il tuo DPO possa fornire il supporto necessario in tutte le aree della privacy.
Se non sei sicuro della necessità di un DPO nella tua organizzazione o hai domande su come procedere, considera di effettuare un check-up della privacy per determinare i tuoi bisogni specifici.
Per ulteriori informazioni o per discutere delle tue esigenze di conformità, siamo a disposizione per aiutarti a fare la scelta giusta per la tua azienda.
Alessandro Vercellotti
Avvocato del Digitale, founder partner dello studio Legal for Digital, eletto studio dell'anno 2022 Sole 24 Ore, speaker nei maggiori eventi del digitale d’Italia, eletto Digital Leader Forbes, formatore aziendale, docente, autore per Flaccovio Editore, co-founder del Social Warning Movimento Etico per l’educazione digitale.
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