⚖️ Privacy hotel, il trattamento dei dati personali nelle locazioni turistiche

L’imprenditoria turistica è un settore ampio del mercato, che ogni anno conta miliardi e miliardi di incassi. La sua peculiarità sta nella capacità che mostra di declinarsi in svariati modi, capaci di assecondare i gusti e i portafogli di tutte le tipologie di viaggiatori. Spostarsi, ovviamente, implica avere bisogno di posti dove appoggiarsi come hotel, b&b e qualsiasi altro tipo di struttura ricettiva faccia al caso del traveler. Soggiornare in questi spazi pensati ad hoc per il benessere del turista significa anche stipulare un contratto di locazione turistica, con un conseguente trattamento dei dati personali ad opera dei proprietari dell’albergo.

È semplice comprendere come, nello scenario descritto, faccia presto la sua comparsa la normativa privacy. La ragione è garantire che il trattamento dei dati personali nelle strutture ricettive avvenga nel rispetto dei soggetti interessati e che non si corra un rischio di dispersione delle informazioni ottenute mediante la stipulazione del contratto.

Da qui, la previsione di tutta una serie di adempimenti in capo ai titolari del trattamento con l’obiettivo di scongiurare un’ipotesi simile e di assicurare che, con l’apertura della stagione turistica, non si verifichino violazioni. Vediamo insieme quali sono le prescrizioni alle quali dovrebbe attenersi un imprenditore impegnato nel ramo del turismo.

Il trattamento dei dati personali in base al GDPR

Il General Data Protection Regulation, più comunemente conosciuto come normativa GDPR o legge privacy, è un regolamento europeo il quale assicura che il trattamento dei dati personali di un individuo – sia esso in forma automatizzata ovvero in forma cartacea – avvenga nei ranghi della liceità.

Affinché il trattamento dei dati possa dirsi lecito, è indispensabile una delle condizioni che il GDPR fissa all’art. 6. In particolare, è richiesto:

1. il consenso dell’interessato, purché si sia formato liberamente;
2. che il trattamento sia necessario per l’esecuzione di un contratto coinvolgente l’interessato stesso o di misure precontrattuali;
3. che il trattamento sia necessario per salvare diritti vitali dell’interessato o di un’altra persona fisica;
4. nel caso in cui sia necessario a svolgere un compito di interesse pubblico o all’esercizio di pubblici poteri;
5. per perseguire l’interesse legittimo di terzi o del titolare del trattamento, laddove questo sia prevalente rispetto a quello dell’interessato.

Non è possibile diffondere dati sensibili della persona, pertanto nulla che abbia a che vedere con la religione, con l’etnia, con le opinioni politiche o filosofiche, con l’orientamento sessuale o la vita sessuale, con i dati biometrici e genetici.La legge privacy, in sostanza, crea uno scudo che possa fornire la più ampia tutela immaginabile all’interessato, limitando i casi in cui la condivisione può realizzarsi. Ma cosa succede a condivisione avvenuta, soprattutto nell’ipotesi in cui i dati siano nelle mani di una struttura ricettiva che potrebbe utilizzarle per le proprie finalità di marketing?

Gestione dei dati personali negli hotel

La gestione dei dati dei clienti negli hotel richiede un approccio preciso e differenziato, specialmente in seguito all’introduzione del GDPR. Vengono raccolte due categorie principali di dati: dati per finalità contrattuali e dati per finalità di marketing.

Privacy hotel: i dati raccolti per accogliere il cliente

I dati raccolti per finalità contrattuali includono informazioni personali essenziali per il soggiorno, come nome, indirizzo, dati di contatto e dettagli bancari per le transazioni. Questi ultimi sono particolarmente delicati, dato che riguardano informazioni sensibili quali numeri di carte di credito. Per questi dati, la raccolta avviene nell’ambito della prestazione del servizio e non richiede un consenso esplicito, poiché sono necessari per completare la transazione e garantire il soggiorno del cliente.

Le informazioni sensibili come i dettagli bancari devono essere criptate e protette da misure di sicurezza avanzate per prevenire frodi o accessi non autorizzati. Anche i sistemi di archiviazione devono essere sicuri, con accessi limitati al personale autorizzato e misure di protezione come firewall e sistemi anti-intrusione.

Privacy hotel: i dati raccolti per finalità di marketing

Per quanto riguarda i dati raccolti per finalità di marketing, come preferenze personali o indirizzi email per invio di newsletter e offerte, è richiesto un consenso chiaro e inequivocabile da parte del cliente. Gli hotel devono fornire ai clienti opzioni facilmente accessibili per accettare o rifiutare queste comunicazioni, rispettando la loro scelta.

In entrambi i casi, è fondamentale che gli hotel adottino sistemi sicuri per la raccolta e lo stoccaggio dei dati. Le informazioni sensibili come i dettagli bancari devono essere criptate e protette da misure di sicurezza avanzate per prevenire frodi o accessi non autorizzati. Anche i sistemi di archiviazione devono essere sicuri, con accessi limitati al personale autorizzato e misure di protezione come firewall e sistemi anti-intrusione.

Il GDPR impone agli hotel di essere trasparenti sulla raccolta e l’uso dei dati, offrendo ai clienti la possibilità di accedere ai loro dati, richiederne la modifica o la cancellazione, e garantendo la protezione dei loro dati personali in ogni momento. Questo approccio non solo assicura la conformità alle normative, ma rafforza anche il rapporto di fiducia con i clienti, elemento vitale nel settore dell’ospitalità.

Informativa privacy alberghi

L’informativa sulla privacy è un componente fondamentale del processo di check-in in un hotel, essenziale per garantire la conformità al GDPR. Questa informativa deve essere chiara, concisa e facilmente accessibile, consentendo ai clienti di comprendere come i loro dati personali verranno trattati durante il loro soggiorno.

Contenuto dell’informativa privacy degli hotel

L’informativa dovrebbe includere dettagli su quali dati personali vengono raccolti (come nome, indirizzo, dettagli di contatto, dati bancari), come verranno utilizzati (ad esempio, per la gestione della prenotazione, servizi in camera), e se saranno condivisi con terze parti. Dovrebbe anche spiegare i diritti dei clienti riguardo ai loro dati, inclusi il diritto di accesso, di rettifica e di cancellazione.

Modalità di presentazione dell’informativa negli alberghi

L’informativa dovrebbe essere presentata in un formato leggibile e comprensibile. Idealmente, dovrebbe essere fornita in forma scritta ai clienti al momento del check-in, possibilmente come parte del modulo di registrazione. Alternativamente, può essere esposta chiaramente in aree della reception o fornita digitalmente tramite tablet o sistemi di check-in automatici.

La firma dell’informativa in albergo è necessaria?

È importante che i clienti diano il loro consenso esplicito al trattamento dei loro dati personali, se tali dati vengono utilizzati per finalità di marketing. Questo può essere fatto firmando fisicamente l’informativa sulla privacy o dando il consenso tramite un sistema digitale. In entrambi i casi, è cruciale conservare una prova del consenso ricevuto.

Per i dati raccolti a fini contrattuali (come dettagli per la prenotazione), il consenso può essere considerato implicito nel processo di check-in, ma è buona pratica ottenere comunque una conferma esplicita.

Conservazione delle informative firmate

Gli hotel devono conservare le copie delle informative firmate in modo sicuro e in conformità con le leggi sulla protezione dei dati. Questo include la garanzia che le informative siano accessibili solo al personale autorizzato e che siano protette da accessi non autorizzati.

Formazione del personale in base al GDPR

La formazione del personale è un elemento cruciale nella gestione della privacy e della conformità al GDPR negli hotel. Essendo in prima linea nel trattamento dei dati personali dei clienti, i dipendenti devono essere adeguatamente istruiti su come gestire queste informazioni in modo sicuro e conforme alle normative.

La formazione è essenziale per assicurare che tutto il personale, dai receptionist ai manager, comprenda l’importanza della privacy dei dati e le implicazioni legali del GDPR. Un dipendente ben informato è meno propenso a commettere errori che potrebbero portare a violazioni dei dati o a non conformità con la legge, proteggendo così l’hotel da sanzioni e danni alla reputazione.

Contenuti della formazione

La formazione dovrebbe coprire diversi aspetti chiave:

1. Principi Fondamentali del GDPR: Una comprensione di base delle leggi sulla protezione dei dati, incluse le ragioni per cui è stato introdotto il GDPR e i principi generali di trattamento dei dati personali.
2. Riconoscimento e Gestione dei Dati Sensibili: Istruzioni su quali dati sono considerati sensibili (come i dettagli bancari) e come devono essere trattati.
3. Procedure di Sicurezza e Riservatezza: Formazione sulle procedure di sicurezza, come la gestione sicura delle richieste di accesso ai dati e la prevenzione di perdite di dati.
4. Comunicazione con i Clienti: Tecniche per informare i clienti sulle politiche di privacy dell’hotel e per ottenere il loro consenso quando necessario.
5. Risposta alle Violazioni dei Dati: Protocolli da seguire in caso di sospetta violazione dei dati.

La formazione dovrebbe essere interattiva e coinvolgente, possibilmente utilizzando scenari realistici e simulazioni. Inoltre, è importante che la formazione venga aggiornata regolarmente per riflettere qualsiasi cambiamento nelle leggi o nelle tecnologie.

Investire nella formazione del personale non è solo una misura di conformità, ma rafforza anche la cultura della privacy all’interno dell’hotel, migliorando la fiducia e la sicurezza sia dei dipendenti che dei clienti.

Il direct marketing della locazione turistica

Il direct marketing, conosciuto anche come marketing diretto, è una tecnica pubblicitaria che consente di raggiungere un gruppo di clienti acquisiti o potenziali tramite messaggi immediati – diretti, appunto. Poiché si avvale di email, sms, telemarketing, questo metodo pubblicitario necessita dei dati personali dei soggetti cui l’attività verrà indirizzata.

Nel caso delle locazioni turistiche, è fondamentale che il viaggiatore venga messo a conoscenza della possibilità che i dati forniti al momento del check-in siano sottoposti a trattamento per finalità di marketing. In questo modo, egli sarà messo nella condizione di esprimere un consenso informato.

Inoltre, secondo il dettato della legge sulla privacy, le informazioni inviate mediante il marketing diretto devono proporre servizi analoghi a quelli per cui l’individuo ha già a monte fornito il consenso per il trattamento dei propri dati e possono avvenire soltanto tramite email. Si tratterà di email relative a soggiorni in pendenza di specifici eventi, ad esempio.

La normativa GDPR precisa altresì che la legittimità delle attività di direct marketing permane soltanto finché l’interessato viene messo nelle condizioni di revocare in qualsiasi momento il proprio consenso in modo semplice e immediato. Di solito, questo avviene attraverso l’inserimento di un tasto nell’email che lo guida alla disiscrizione.

Contratto di locazione turistica: assicurati di essere GDPR compliant

La fase del check-in si svolge spesso in poco meno di 10 minuti: il tempo di raccogliere i dati degli ospiti della struttura ricettiva, spiegare loro quali sono le norme di comportamento da tenere, fornire la chiave e il gioco è fatto. Ti sembrerà strano scoprire che, invece, in questo breve lasso di tempo, si realizzano azioni dall’importante valore legale. 

Che il tuo sia un hotel, un bed & breakfast, un ostello o un altro tipo di struttura, il consiglio di Legal For Digital è di non sottovalutare né l’impostazione del tuo sito web, né le informazioni che fornisci al momento del check-in ai tuoi ospiti. Potresti scoprire a tue spese che risparmiare su questo aspetto della tua attività si è rivelato di gran lunga l’errore più costoso commesso nella tua carriera da imprenditore.

Se sei ancora confuso su come muovere i primi passi per essere GDPR compliant ogni volta che stipuli un contratto di locazione turistica, chiedi una consulenza allo studio legale per il digitale.

Legal For Digital è pronto a fornirti il supporto di cui hai bisogno.