⚖️ Art 2250 cc: dati obbligatori nelle mail e nel sito web

L’art. 2250 del codice civile garantisce che le società operino con un livello di trasparenza necessario per la fiducia e la sicurezza del mercato e dei consumatori. Attraverso questo articolo, il legislatore cerca di proteggere gli interessi di tutti gli attori coinvolti nel tessuto economico, promuovendo un ambiente di affari chiaro e affidabile.

La comprensione dell’art. 2250 del codice civile è essenziale per società e professionisti. Questo articolo offre una guida dettagliata sulle informazioni obbligatorie da includere nel sito web, nella corrispondenza e negli atti aziendali, come stabilito dall’art. 2250 c.c.

Ratio dell’art.2250 cc e a chi si rivolge

L’art 2250 codice civile stabilisce questo: 

Negli atti e nella corrispondenza delle società soggette all’obbligo dell’iscrizione nel registro delle imprese devono essere indicati la sede della società e l’ufficio del registro delle imprese presso il quale questa è iscritta e il numero di iscrizione […].

Lo scopo dell’articolo 2250 è quello di garantire trasparenza e chiarezza nelle comunicazioni e atti delle società, a tutela sia del mercato che dei terzi.

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Questa normativa si rivolge principalmente alle società soggette all’obbligo di iscrizione nel registro delle imprese, assicurando che informazioni essenziali siano sempre accessibili e visibili.

Inoltre, per specifiche categorie di società, come le società per azioni (SpA), le società a responsabilità limitata (Srl) e le società in accomandita per azioni (Sapa), è richiesta l’indicazione del capitale sociale effettivamente versato. Questo requisito ha lo scopo di fornire un’ulteriore garanzia sulla solidità finanziaria dell’entità, importante per i potenziali creditori e investitori.

La norma sui dati obbligatori si applica anche all’ambito digitale. Siti web e comunicazioni elettroniche (come le email) delle società devono includere le stesse informazioni. Ciò assicura che, indipendentemente dal mezzo di comunicazione utilizzato, le informazioni essenziali sulla società siano sempre disponibili per il pubblico.

La mancata conformità può portare a sanzioni, che variano in base alla natura e alla gravità dell’omissione. In questo modo, l’art. 2250 c.c. funge da meccanismo di controllo, promuovendo l’integrità e la trasparenza nel mondo del business.

Trasparenza aziendale e legge: il ruolo dell’art. 2250 c.c. nelle comunicazioni d’Impresa

L’articolo 2250 del codice civile stabilisce che ogni comunicazione aziendale, che comprende atti e corrispondenza, deve includere informazioni essenziali quali la sede legale dell’azienda, l’ufficio del registro delle imprese in cui è iscritta e il relativo numero di iscrizione. L’obiettivo è quello di garantire una chiara identificazione della società per ogni parte interessata, che siano clienti, fornitori o enti regolatori.

Cosa si intende esattamente per “atti e corrispondenza”?

La corrispondenza aziendale si riferisce a tutte le forme di comunicazione non faccia a faccia, estendendosi dalla tradizionale lettera cartacea, al fax, fino ad arrivare ai mezzi di comunicazione elettronica come le email e la Posta Elettronica Certificata (PEC).

Sono escluse le newsletter o email di marketing diretto, in quanto non sono rivolte a specifici destinatari e hanno scopi promozionali.

Per “atti”, invece, si intendono tutti i documenti ufficiali dell’azienda che vengono redatti su carta intestata. Questi atti rappresentano una forma di comunicazione ufficiale e, come tali, devono aderire alle norme stabilite dall’art. 2250 c.c.

Il sito web è coinvolto dalla normativa sui dati obbligatori?

Originariamente, l’art. 2250 non contemplava il mondo digitale, ma con una modifica nel 2009, anche i siti web aziendali e le comunicazioni via email sono stati inclusi. Le informazioni obbligatorie sono solitamente inserite nel footer del sito web, garantendo così facile accesso e visibilità costante su ogni pagina.

Art. 2250 c.c.: dati obbligatori per le società

Quali sono i contenuti obbligatori che devono essere presenti sul sito web e nelle mail?

Per le società che sono obbligate ad essere iscritte nel registro delle imprese (quelle che esercitano un’attività commerciale, snc, sas, spa, sapa, srl) e per le cooperative:

• sede dell’impresa
• registro delle imprese in cui la società è iscritta, e numero d’iscrizione
• numero REA 
• se la società è in liquidazione deve essere espressamente scritto 

Per le spa, sapa e srl è obbligatorio dichiarare il capitale effettivamente versato. La ratio di questa disposizione è tutelare i possibili creditori. 

Le spa, sapa e srl che hanno un sito web, devono inserire tutte le info di cui abbiamo detto:

• sede dell’impresa
• registro delle imprese in cui è iscritta e numero d’iscrizione
• se la società è in liquidazione deve essere espressamente scritto 
• capitale versato
• se la società è in liquidazione
• se la società ha un unico socio
• se il sito web è un e-commerce deve contenere anche la pagina di termini e condizione a cui si accede tramite un link presente nel footer

Tutte le società devono poi contenere le informazioni fiscali:

• numero di P.IVA
• codice fiscale (che possono coincidere)
• REA quando la società è iscritta al registro delle imprese

Esempio footer sito web e e-mail:

V…g s.r.l Unipersonale | C.S.: 10.000,00 € i.v. | P.I.: IT06….5 | REA: PA 32….3
Sede legale: Via P….e, 93 – 90139 – Palermo – Italia

A questi obblighi c’è da aggiungere che per tutti gli intestatari di P.IVA, siano società o imprenditori, che possiedono un sito web è obbligatorio inserire il numero di P. IVA nella Homepage, come stabilito dall’art. 35 del DPR 633/1972.

Art. 2250 c.c. e freelance: differenze nei requisiti

Quando si parla dell’Art. 2250 c.c. e di come influisce sulle società, le cose sono abbastanza chiare. Ma per i freelance, la situazione cambia un po’, perché qui entra in gioco l’Art. 2199 c.c.

Vediamo come funziona: se sei un libero professionista, la norma che ti riguarda è l’Art. 2199 c.c. Questa prevede che nei tuoi documenti ufficiali e nella corrispondenza devi indicare dove sei iscritto nel registro delle imprese. Qui, per “documenti”, si intendono tutte quelle comunicazioni ufficiali, escludendo la pubblicità come gli annunci su internet.

L’idea dietro a questa norma non è di complicarti la vita, ma di rendere chiare le tue informazioni professionali. Se per caso dimentichi di mettere queste info, non succede nulla di grave, ma è sempre meglio averle.

Poi, c’è la parte sulle tue informazioni fiscali: devi sempre mostrare il tuo numero di Partita IVA e codice fiscale. E se sei un imprenditore individuale, ricordati anche del numero REA.

Se sei un freelance e hai un sito web, poco importa se lo usi per mostrare il tuo lavoro o per vendere servizi: queste regole valgono sempre.

E una nota finale se sei iscritto a un ordine professionale, come avvocati o commercialisti: oltre a quanto detto, devi includere anche il numero d’iscrizione all’albo e seguire le regole del tuo codice deontologico.

In breve, l’Art. 2250 c.c. si focalizza sulle società, ma per i freelance è l’Art. 2199 c.c. che fornisce le linee guida da seguire per garantire trasparenza e correttezza nella loro attività professionale.

Sanzioni per la mancata conformità all’art. 2250 c.c.

Le sanzioni variano in base alla tipologia di soggetto. Mentre per gli imprenditori individuali non sono previste sanzioni specifiche, le società possono incorrere in multe significative per omissioni informative.

Per la violazione dell’art. 35 del DPR 633 che obbliga tutti i soggetti a P. IVA che hanno un sito di mettere il numero di P. IVA in homepage è prevista una sanzione che va da circa 200 € a oltre i 2000 €. 

Disclaimer nelle email sì o no?

Sappiamo che il codice civile non è l’unica normativa di riferimento per quanto riguarda i contenuti obbligatori nelle mail e nel sito, ma bisogna prendere in considerazione anche il GDPR: tutte le mail, eccetto quelle transazionali devono contenere il link che manda alla pagina che consente la gestione dei dati personali. 

A questo proposito spesso in fondo alle mail troviamo un disclaimer molto lungo che richiama il GDPR, tipo questo: 

INFORMAZIONI STRETTAMENTE CONFIDENZIALI

In ottemperanza al D.lgs. 196/03 e al Regolamento UE 2016/679 in materia di protezione dei dati personali, tutte le informazioni contenute in questo messaggio, sono destinate unicamente alle persone/aziende in indirizzo, e le informazioni in essa contenute, incluso ogni allegato, sono di carattere confidenziale e possono essere legalmente riservate. Le informazioni trasmesse sono riservate alla persona o alla società indicata come destinatario e possono includere contenuti considerati confidenziali. Ogni elaborazione, comunicazione, trasmissione o altro utilizzo, anche azioni conseguenti alla conoscenza di queste informazioni da parte di chiunque non sia espressamente indicato come destinatario è proibita. Nel caso abbiate ricevuto per errore questa comunicazione, siete pregati di darne avviso a privacy@…it ed eliminare ogni stampa ed ogni ogni traccia informatica. Il ricevente dovrà inoltre accertarsi che gli allegati non contengano virus prima di aprirli.
Grazie 

In sostanza è una misura di sicurezza del mittente che fa presente che le informazioni contenute nella mail sono tutelate dalla legge sulla privacy.

Prima di tutto nel D.lgs. 196 e nel Regolamento UE 2016/679, cioè il GDPR, non ci sono articoli che prevedono l’obbligo di inserire il disclaimer nella mail.

Se il ricevente legge la mail che è arrivata per errore al suo indirizzo di posta elettronica, non può essergli contestato nulla, poiché è arrivata al suo indirizzo. Al limite, se c’è una violazione dei dati personali di altri, il “data breach” può essere contestato solo al mittente. 

Invece se, pur nella consapevolezza di non essere il destinatario della mail, il ricevente divulga il contenuto, allora commette un reato ex art. 616 c.p. 

Tuttavia non è certo il disclaimer che dà rilevanza penale al comportamento di chi legge la mail.

Il discaimer quindi non ha valore legale, cioè il fatto che ci sia o meno non esime dall’accusa di reato, ma può essere un buon deterrente perché ha comunque scopo informativo. 

Conclusioni dati obbligatori sul sito

Quando si avvia un’attività gli adempimenti sono molti, sia che si tratti di un lavoro da freelance, sia che si tratti di una grande società. 

Essere seguiti da uno studio legale specializzato nella tua materia è fondamentale per partire con il piede giusto. 

Ecco cosa Legal for Digital può fare per te:

• mettere a norma il sito web
• assisterti nella strategia di marketing legale
• affiancarti nella costituzione della tua impresa
• fornirti una consulenza iniziale di orientamento legale per il tuo business.