Consenso al trattamento dati personali: cosa significa e come ottenerlo nel rispetto del GDPR

05 Marzo 2025 Brunella Martino

Il consenso al trattamento dei dati personali è un elemento centrale del GDPR, ma spesso genera dubbi e incertezze tra aziende e professionisti. Cosa rende davvero valido un consenso? Come chiederlo e gestirlo correttamente? E soprattutto, come trasformarlo da mero adempimento burocratico a risorsa per il business e per costruire fiducia con gli utenti?

In questo articolo approfondiremo tutti gli aspetti fondamentali del consenso privacy secondo il GDPR: dalla definizione ai requisiti di validità, dalle modalità di raccolta alle best practice per ottimizzarne l’acquisizione e la gestione. Vedremo anche alcuni esempi concreti di applicazione e forniremo consigli pratici per conciliare rispetto delle norme e performance aziendali.

L’obiettivo è fornire ai lettori informazioni complete e utili, che possano aiutarli a prendere decisioni consapevoli sul consenso utilizzo dati personali all’interno della propria organizzazione. Che siate DPO, marketer, consulenti o imprenditori, questo articolo vi fornirà spunti per gestire in modo efficace e vantaggioso questo aspetto importante della protezione dei dati.

CONTENUTO DELL'ARTICOLO

1 Definizione di consenso secondo il GDPR
2 I requisiti per un consenso valido
3 L’importanza dell’informativa
4 Consenso specifico e principio di granularità
5 Conservazione e revoca del consenso
6 Consenso per marketing e profilazione
7 Errori da evitare e sanzioni
8 Strategie per un consenso efficace e conforme
9 Cosa può fare per te Legal for Digital nella gestione dei consensi

Definizione di consenso secondo il GDPR

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Il GDPR dedica molta attenzione al tema del consenso, tanto da fornirne una definizione precisa all’articolo 4 che definisce il consenso dell’interessato come “qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell’interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile, che i dati personali che lo riguardano siano oggetto di trattamento”.

Questa definizione racchiude le caratteristiche essenziali del consenso privacy secondo il GDPR: deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile.

I requisiti per un consenso valido

Affinché il consenso al trattamento dati sia considerato valido, deve soddisfare alcuni requisiti fondamentali:

Libero: deve essere espresso liberamente dall’interessato, senza condizionamenti o pressioni indebite. L’interessato deve poter scegliere se dare o meno il proprio consenso alla privacy.
Specifico: deve essere richiesto per specifiche finalità di trattamento, descritte in modo chiaro e comprensibile. Non è ammesso un consenso generico valido per qualsiasi scopo.
Informato, cioè basato su un’adeguata informativa che spieghi all’interessato chi tratterà i suoi dati, per quali finalità, per quanto tempo, e quali sono i suoi diritti.
Inequivocabile: deve essere inequivocabile, manifestato cioè attraverso una dichiarazione o un’azione positiva, come spuntare una casella, firmare un modulo, inviare una mail di conferma. Non è ammesso un consenso implicito o presunto.

La richiesta di consenso dati personali deve essere chiaramente distinguibile da altre richieste o dichiarazioni rivolte all’interessato e deve utilizzare un linguaggio semplice e comprensibile.

In sostanza il GDPR ci dice che il consenso al trattamento dati personali non può mai essere dato per scontato o presumibile, ma deve sempre essere manifestato consapevolmente e attivamente dall’interessato. Vediamo ora più nel dettaglio come tradurre questi principi nella pratica.

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L’importanza dell’informativa

Il GDPR pone grande enfasi sull’informativa all’interessato, che deve sempre precedere la raccolta del consenso utilizzo dati personali. L’informativa privacy deve essere concisa, trasparente, intelligibile, facilmente accessibile e formulata con un linguaggio semplice e chiaro.

Deve necessariamente contenere alcune informazioni, tra cui:

L’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento,
Le finalità del trattamento e la base giuridica,
I legittimi interessi perseguiti, se applicabile,
Gli eventuali destinatari dei dati,
L’intenzione di trasferire i dati a un Paese terzo, se previsto,
Il periodo di conservazione dei dati o i criteri per determinarlo,
L’esistenza dei diritti dell’interessato (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità),
Il diritto di revocare il consenso al trattamento in qualsiasi momento,
Il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo,
Se la comunicazione di dati è un obbligo legale o contrattuale,
L’esistenza di processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.

Senza un’informativa completa e trasparente, il consenso raccolto non può considerarsi pienamente informato e quindi valido.

Consenso specifico e principio di granularità

Un altro requisito chiave introdotto dal GDPR è la specificità del consenso. Il consenso per la privacy prestato dall’interessato deve riferirsi a finalità di trattamento ben precise e non può essere generico o onnicomprensivo.

Se il trattamento ha più finalità, il consenso dei dati personali va richiesto per ognuna di esse. L’interessato deve poter scegliere a quali finalità acconsentire e a quali no (principio di granularità).

Ad esempio, se un’azienda intende utilizzare i dati di contatto dei clienti sia per inviare la newsletter che per profilazione a fini pubblicitari, dovrà raccogliere due consensi distinti. Il cliente potrebbe infatti voler ricevere la newsletter ma non acconsentire alla profilazione per marketing.

Esempio di consenso granulare per un e-commerce

Immaginate di gestire un sito di e-commerce di prodotti di bellezza. Oltre al trattamento dei dati necessario per gestire gli ordini, vorreste utilizzare i contatti dei clienti per inviare newsletter promozionali e fare attività di profilazione a fini di marketing.

Per rispettare il principio di granularità del consenso, dovrete predisporre flag separati per ciascuna finalità di trattamento. Ad esempio, in fase di creazione dell’account utente o di checkout, potreste prevedere tre caselle da spuntare:

Acconsento al trattamento dei miei dati per la gestione dell’ordine (obbligatorio);
Acconsento all’invio di newsletter promozionali sui prodotti del sito (facoltativo);
Acconsento alla profilazione delle mie preferenze d’acquisto per ricevere offerte personalizzate (facoltativo).

In questo modo date ai clienti la possibilità di scegliere liberamente a quali trattamenti consentire, senza vincolare l’acquisto al consenso per finalità secondarie.

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Conservazione e revoca del consenso

Il GDPR impone al titolare di conservare la prova del consenso al trattamento dati personali raccolto, per poter dimostrare di averlo ottenuto validamente. Le evidenze del consenso vanno conservate per tutta la durata del trattamento.

Allo stesso tempo, l’interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso al trattamento dei dati personali in qualsiasi momento e con la stessa facilità con cui lo ha prestato. A seguito della revoca, il titolare deve cessare il trattamento dei dati dell’interessato basato su quel consenso.

È quindi fondamentale predisporre procedure efficaci per consentire all’interessato di prestare, revocare o aggiornare il proprio consenso utilizzo dati personali in modo agevole, ad esempio tramite un’area riservata o un link di disiscrizione.

“Sono già alcuni anni che ho il piacere di servirmi della professionalità e la gentilezza ineccepibili dello studio Legal For Digital. Ho avuto modo di farmi realizzare il contratto smart per i collaboratori e per i clienti in ambito GRAFICA. Ho avuto modo di farmi fare il GDPR, i Termini di servizio per vendita pacchetti grafici e la Informativa sulla Privacy.”

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Revoca del consenso: un esempio pratico

Immaginiamo il caso di Mario Rossi, un cliente di un e-commerce di abbigliamento che ha effettuato un acquisto sul sito. Durante il processo di acquisto, Mario aveva spuntato la casella per ricevere la newsletter con le ultime novità e promozioni.

Dopo alcuni mesi, però, Mario si rende conto di non essere più interessato a ricevere queste comunicazioni promozionali e decide di revocare il proprio consenso al trattamento dati per tale finalità.

Come può farlo? Innanzitutto, in calce ad ogni newsletter dovrebbe essere presente un link di disiscrizione facile da individuare, come ad esempio “Clicca qui per non ricevere più la nostra newsletter”. Cliccando su questo link, Mario dovrebbe essere indirizzato ad una pagina che conferma l’avvenuta disiscrizione, senza dover fornire ulteriori dati o motivazioni.

In alternativa, Mario potrebbe accedere all’area riservata del suo account sul sito e-commerce e modificare le proprie preferenze di consenso privacy, deselezionando l’opzione relativa alla ricezione della newsletter.

Se nessuna di queste opzioni fosse disponibile, Mario può sempre inviare una richiesta di revoca del consenso utilizzo dati personali all’indirizzo email presente nell’informativa privacy del sito. Il titolare del trattamento dovrà cessare l’invio delle newsletter a Mario senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dalla richiesta.

È importante sottolineare che la revoca del consenso al trattamento per marketing non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca, né tantomeno, la fornitura del servizio (nel caso di Mario, l’acquisto effettuato sull’e-commerce).

Consenso per marketing e profilazione

Un ambito in cui la gestione del consenso trattamento dati personali risulta particolarmente delicata è quello delle attività di marketing e profilazione.

Il GDPR richiede un consenso esplicito e separato per l’utilizzo dei dati personali a fini di marketing diretto, sia esso realizzato con modalità tradizionali (posta cartacea, telefonate con operatore) o elettroniche (email, sms, messaggi social).

Fanno eccezione le comunicazioni commerciali inviate ai propri clienti nella vendita di prodotti o servizi analoghi (c.d. “soft spam”), per le quali il consenso non è necessario a patto di informare adeguatamente il cliente e dargli la possibilità di opporsi facilmente.

In ogni caso, il consenso per marketing non può mai essere un requisito per la fornitura di un servizio o la fruizione di un prodotto.

La profilazione degli interessati, anche online tramite cookie o plugin social, richiede sempre un consenso specifico, distinto da quello generale per il marketing. L’interessato deve essere informato dell’esistenza di processi decisionali automatizzati che analizzano o prevedono aspetti della sua personalità, preferenze, comportamenti o spostamenti.

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Errori da evitare e sanzioni

Nella raccolta e gestione del consenso trattamento dei dati personali è essenziale evitare alcuni errori comuni che potrebbero invalidarlo, tra cui:

Utilizzare il consenso come base legale in modo improprio o “di default” anche quando non necessario;
Unire diverse finalità di trattamento sotto un unico consenso, senza consentire scelte granulari;
Subordinare la fornitura di un servizio al consenso per trattamenti non necessari, forzando così il consenso;
Utilizzare caselle pre-spuntate o meccanismi di consenso implicito;
Non aggiornare il consenso acquisito prima del GDPR;
Non prevedere modalità semplici per revocare il consenso;
Non essere in grado di dimostrare di aver raccolto il consenso in modo valido.

Le violazioni degli obblighi sul consenso possono comportare sanzioni molto severe ai sensi del GDPR, fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuo.

È quindi fondamentale per qualsiasi organizzazione implementare processi conformi al GDPR per gestire in modo corretto e consapevole il consenso utilizzo dati personali dei propri utenti, clienti, dipendenti. Farlo non significa solo evitare sanzioni, ma soprattutto costruire un rapporto di trasparenza e fiducia con gli interessati.

Strategie per un consenso efficace e conforme

Per le aziende e organizzazioni che basano le proprie attività di marketing sul consenso dei dati personali degli utenti, è fondamentale adottare alcune strategie per massimizzare i tassi di consenso nel rispetto del GDPR.

Valorizzare i benefici per l’utente: quando si richiede il consenso per finalità di marketing, è importante spiegare chiaramente all’interessato i vantaggi che potrà ottenere, come ad esempio sconti personalizzati, anteprime esclusive, contenuti di valore. Trasformare il consenso privacy in un’opportunità per il cliente, e non in un mero obbligo legale.
Sfruttare i touchpoint esistenti: invece di bombardare gli utenti con pop-up e richieste di consenso invasive, è meglio integrare la raccolta del consenso al trattamento nei processi esistenti, come la registrazione al sito, il checkout, l’iscrizione ad un evento. In questo modo il consenso sarà contestualizzato e meno “fastidioso” per l’utente.
Offrire scelte granulari: permettere agli utenti di personalizzare le proprie preferenze di consenso dati personali, ad esempio scegliendo la frequenza o le tipologie di comunicazioni che vogliono ricevere. Più l’utente si sente in controllo, più è propenso a dare il proprio consenso.
Verificare e aggiornare i consensi: verificare periodicamente la validità dei consensi raccolti prima del GDPR e se necessario richiedere un nuovo consenso al trattamento dei dati personali conforme ai nuovi standard. Allo stesso modo, fornire sempre agli utenti la possibilità di aggiornare o revocare il proprio consenso in modo facile.
Formare il personale: tutti i dipendenti e collaboratori che trattano dati personali devono essere adeguatamente formati sulle corrette modalità di raccolta e gestione del consenso al trattamento dati, per evitare errori o forzature che potrebbero invalidare il consenso stesso.
Monitorare i tassi di consenso: monitorare costantemente le metriche relative all’acquisizione e alla revoca del consenso (opt-in rate, opt-out rate, tasso di disiscrizione) per identificare eventuali criticità e opportunità di miglioramento nelle proprie strategie di raccolta del consenso dei dati personali.

Un consenso privacy gestito in modo responsabile, trasparente e user-friendly non è solo un obbligo legale, ma anche e soprattutto uno strumento di engagement e fidelizzazione della propria audience. Le organizzazioni che sapranno adattare al meglio i propri processi di raccolta e gestione del consenso al trattamento dei dati personali alle esigenze dei loro utenti saranno quelle più competitive ed efficaci anche nelle loro strategie di marketing.

Cosa può fare per te Legal for Digital nella gestione dei consensi

In un contesto di business sempre più data-driven, il consenso al trattamento dati personali rappresenta al tempo stesso una sfida normativa e un’opportunità strategica per le organizzazioni di ogni settore.

Da un lato, infatti, il GDPR impone regole stringenti sulla raccolta e gestione del consenso privacy, con sanzioni molto severe per chi non si adegua. Dall’altro, un consenso al trattamento dei dati personali acquisito in modo valido e consapevole può diventare la chiave per costruire rapporti di fiducia e valore con i propri utenti, clienti, prospect.

Per affrontare al meglio questa sfida, è fondamentale affidarsi a professionisti esperti che sappiano coniugare la compliance legale con le esigenze di business e di marketing.

Lo studio Legal for Digital si distingue sul mercato proprio per questo approccio integrato e orientato alle performance. Il nostro team di avvocati e consulenti privacy lavora in sinergia con i reparti marketing e IT dei clienti, per sviluppare strategie di consenso dei dati personali su misura per il loro settore e modello di business.

Che si tratti di realizzare un’informativa privacy coinvolgente, un sistema di preferenze granulari, un workflow di raccolta del consenso utilizzo dati personali ottimizzato, i nostri servizi puntano sempre a massimizzare i risultati concreti: l’acquisizione di consensi “di qualità”, l’aumento dei tassi di engagement, la riduzione dei tassi di abbandono e disiscrizione.

Grazie a questa visione olistica e data-driven del consenso al trattamento dati, Legal for Digital è in grado di supportare i propri clienti non solo nella gestione dei rischi legali, ma anche e soprattutto nella crescita sostenibile del loro business.

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Brunella Martino

Avvocato specializzato in privacy e proprietà intellettuale con 18 anni di esperienza, DPO, arbitro in materia societaria, autrice Flaccovio Editore, formatrice aziendale, socia FederPrivacy, già componente Aiga nazionale Dipartimento Diritto delle nuove tecnologie, Founder Legal for Digital studio dell'anno per il Sole 24 Ore e Corriere della Sera

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