Il privacy officer, detto anche responsabile privacy dell’azienda o privacy manager (li utilizzeremo come sinonimi), è una figura professionale nominata dalle imprese per garantire che il trattamento dei dati personali sia conforme al GDPR. Questa figura si occupa di sviluppare e implementare le politiche di privacy, formare il personale, valutare i rischi relativi ai dati e gestire eventuali violazioni, collaborando strettamente con il titolare del trattamento dei dati.
Il GDPR specifica il ruolo del Data Protection Officer (DPO), la cui presenza è obbligatoria per alcune tipologie di imprese, ma non fa alcun riferimento al “responsabile della privacy aziendale”, figura non necessariamente presente in azienda.
Tuttavia, molte imprese, con una struttura particolarmente complessa, hanno scelto di nominare un “responsabile della privacy”. Questa decisione, sebbene non sia un requisito legale del GDPR, può essere fondamentale per assicurare che le attività di trattamento dei dati personali siano conformi alle leggi sulla privacy. È importante chiarire fin dall’inizio che la nomina di un responsabile privacy aziendale o privacy officer, non solleva il titolare del trattamento dei dati dalle sue responsabilità dirette. Questa figura ha inoltre un ruolo distinto da quello del responsabile del trattamento dei dati, che è definito specificamente dal GDPR e riguarda chi gestisce i dati per conto del titolare. Il responsabile privacy aziendale aiuta a garantire che le procedure interne siano conformi alle normative sulla privacy, ma la responsabilità ultima della gestione dei dati resta sempre in capo al titolare.
In questo articolo, ci concentreremo sul ruolo del responsabile officer, analizzando le sue funzioni principali, e la sua crescente importanza per le aziende che mirano a una gestione responsabile e sicura dei dati personali.
CONTENUTO DELL'ARTICOLO
Privacy officer e GDPR
Il GDPR, con il suo approccio incentrato sulla responsabilizzazione del titolare del trattamento dati, sancita dal principio di accountability, richiede alle aziende di adottare misure concrete per garantire la protezione dei dati personali. Sebbene il regolamento non prescriva specificamente la figura del responsabile privacy azienda, la creazione di questo ruolo è una delle risposte più efficaci a tale richiesta.
Numerose aziende, specie quelle con una struttura più complessa, hanno optato per designare un “responsabile della privacy” all’interno della loro organizzazione. Questa scelta, benché non sia una richiesta esplicita del GDPR, è un passo importante per facilitare la conformità alle normative sulla privacy. È essenziale comprendere che l’incarico di un responsabile privacy aziendale o privacy officer non alleggerisce in alcun modo il titolare del trattamento dai suoi doveri e responsabilità. Inoltre, la funzione del privacy officer si distingue nettamente da quella del responsabile del trattamento dei dati, una figura che il GDPR identifica come chi opera i dati per conto del titolare. Il compito principale del privacy manager è quello di supervisionare l’adeguamento delle pratiche interne alle norme sulla privacy, mantenendo però inalterata la responsabilità ultima sulla gestione dei dati in capo al titolare.
Questa figura rappresenta l’impegno dell’azienda nell’adozione di una strategia proattiva e strutturata per la gestione dei dati, allineandosi agli obiettivi del GDPR. Il responsabile privacy azienda si occupa di interpretare i requisiti del regolamento e di tradurli in azioni e politiche concrete all’interno del processo lavorativo di quella specifica organizzazione. In questo modo, le aziende non solo rispettano la lettera della legge, ma adottano un approccio olistico che rafforza la protezione dei dati a tutti i livelli.
Attraverso la nomina di un privacy officer, le organizzazioni dimostrano di prendere seriamente il loro dovere di proteggere i dati personali, non limitandosi a una conformità passiva, ma agendo attivamente per garantire la sicurezza e la privacy dei dati che gestiscono.
Quando è opportuno nominare un privacy officer?
La scelta di affiancare un privacy officer al titolare del trattamento, dipende dalla dimensione dell’azienda, dalla natura dei dati trattati e dalle specifiche esigenze di gestione della privacy.
Il privacy manager può ricoprire un ruolo sia interno che esterno e si concentra più sulla gestione operativa quotidiana della privacy e dei dati personali. Il privacy officer ha una solida base legale, e un forte focus sulla supervisione delle pratiche di privacy e sulla conformità normativa interna.Questa figura è ideale per organizzazioni che richiedono un monitoraggio continuo e dettagliato delle attività di trattamento dei dati.
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Alessandra Barbera
Assistente Virtuale
Le funzioni del privacy officer dell’azienda
Il responsabile privacy dell’azienda svolge un ruolo fondamentale di consulenza strategica all’interno dell’organizzazione. Questa figura non si limita a garantire la conformità normativa, ma contribuisce attivamente all’elaborazione e all’attuazione di strategie per la gestione efficace dei dati personali, influenzando decisioni aziendali critiche.
Nomina e ruolo del privacy officer
Il privacy viene nominato direttamente dal titolare del trattamento dei dati, figura chiave nella gestione della privacy secondo il GDPR. Questo ruolo non sostituisce, ma piuttosto affianca il titolare del trattamento, fornendo supporto specialistico. Il titolare mantiene la responsabilità finale sulla gestione dei dati, mentre il responsabile privacy opera come una guida per l’adeguamento e l’attuazione delle pratiche di protezione dei dati in azienda.
Gestione e implementazione delle politiche di privacy
Una delle funzioni primarie del privacy manager, è sviluppare e implementare le politiche di privacy all’interno dell’organizzazione. Questo include l’adattamento delle politiche alle specificità dell’azienda e l’assicurazione che siano rispettate in tutte le sue attività. La chiarezza e l’accessibilità di queste politiche sono essenziali per garantire la loro efficacia e comprensione da parte di tutti i dipendenti.
Formazione e sensibilizzazione del personale
Il responsabile privacy ha anche il compito di formare e sensibilizzare il personale sull’importanza della protezione dei dati. Questo può avvenire tramite sessioni di formazione, aggiornamenti regolari e materiali informativi. L’obiettivo è creare una cultura aziendale in cui la sicurezza dei dati personali sia una priorità condivisa da tutti i livelli dell’organizzazione.
Valutazione dei rischi e DPIA
Un aspetto fondamentale del lavoro del privacy officer è la valutazione dei rischi associati al trattamento dei dati personali. Questo ruolo richiede la capacità di identificare potenziali rischi e di condurre Valutazioni d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) per trattamenti che possono implicare rischi elevati. Le DPIA sono strumenti cruciali per mitigare i rischi prima che si verifichino violazioni o problemi.
Gestione delle violazioni dei dati
In caso di violazione dei dati, il responsabile privacy è incaricato di gestire la risposta dell’azienda. Questo include la valutazione dell’entità della violazione, la notifica tempestiva alle autorità competenti e, se necessario, la comunicazione agli interessati. L’efficacia nella gestione di tali situazioni è vitale per minimizzare l’impatto delle violazioni e mantenere la fiducia dei clienti e delle altre parti interessate.
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Competenze e requisiti del privacy officer
Per svolgere efficacemente il suo ruolo, il responsabile privacy aziendale deve possedere una serie di competenze trasversali. Queste non si limitano alla sola conoscenza normativa, ma includono capacità tecniche, gestionali e comunicative, fondamentali per una gestione efficace della privacy in azienda. Vediamole in dettaglio:
- Competenze normative e legali: una solida conoscenza e comprensione delle leggi sulla privacy, come il GDPR e il Codice della Privacy italiano, sono il presupposto per la nomina. Ma non basta: occorre la capacità di applicarle in ambito aziendale.
- Competenze tecniche e conoscenza dei processi aziendali: una buona conoscenza dei sistemi IT, dei processi di trattamento dei dati e dei processi lavorativi interni per identificare quando e come i dati vengono trattati.
- Capacità di gestione del rischio: abilità nell’identificare, valutare e gestire i rischi associati al trattamento dei dati e nello sviluppare strategie per mitigare tali rischi.
- Abilità comunicative e di leadership: competenze comunicative per sensibilizzare e formare il personale e abilità di leadership per guidare l’azienda verso una gestione responsabile dei dati.
Data protection officer (DPO) e privacy officer
Nel contesto della protezione dei dati, il Data Protection Officer (DPO) e il responsabile privacy dell’azienda giocano ruoli essenziali ma distinti. Il DPO è una figura indipendente prevista dal GDPR, focalizzata sulla conformità normativa e sulla consulenza ai livelli più alti dell’organizzazione. Questa figura interagisce principalmente con i vertici aziendali per indirizzare strategie globali e assicurare l’adeguamento alle leggi sulla privacy.
Invece il privacy officer ha un approccio più orientato all’intera organizzazione. Questa figura interagisce con tutti i reparti, avendo una visione completa dei processi lavorativi e assicurando che le pratiche di gestione dei dati siano integrate in modo efficace in tutte le operazioni aziendali. Il suo ruolo è quindi più operativo e coinvolge l’attuazione quotidiana delle politiche di privacy, la formazione del personale e la supervisione dei processi di trattamento dei dati in tutta l’azienda.
Mentre il DPO fornisce la direzione strategica e la consulenza legale, il responsabile privacy azienda implementa queste direttive a livello pratico, adattandole alle specifiche esigenze e processi dell’azienda. La collaborazione tra queste due figure è fondamentale per una gestione della privacy che sia non solo conforme alle normative, ma anche radicata e funzionale nella realtà operativa dell’organizzazione.
Questa dinamica tra DPO e privacy officer assicura un approccio completo e integrato alla protezione dei dati, combinando visione normativa con applicazione pratica.
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Quando è utile il responsabile privacy in azienda? Esempi pratici
La figura del responsabile privacy per l’azienda trova la sua utilità in diversi contesti aziendali, dove la gestione dei dati personali è critica. Ecco alcuni esempi concreti:
- E-commerce e grandi retailer online
Situazione: un’azienda di e-commerce che tratta quotidianamente dati personali di migliaia di clienti, inclusi indirizzi, dettagli di pagamento e preferenze di acquisto.
Ruolo del privacy officer: assicurare che il processo di raccolta, conservazione e utilizzo dei dati dei clienti sia in linea con il GDPR e altre normative sulla privacy. Questo include la gestione del consenso dei clienti, la sicurezza dei dati di pagamento e la risposta a eventuali richieste di accesso o cancellazione dei dati.
- Multinazionali che operano in diversi Paesi
Situazione: un’azienda con sedi in diversi paesi, ognuno con le proprie leggi sulla privacy.
Ruolo del privacy officer: Coordinare le politiche di privacy tra diverse giurisdizioni, assicurando che l’azienda sia conforme alle varie normative nazionali e internazionali. Questo può includere la gestione di trasferimenti di dati oltre confine in modo sicuro e conforme.
- Start-up tecnologiche e sviluppo di app
Situazione: Una start-up che sviluppa app mobili, raccogliendo dati degli utenti per personalizzare l’esperienza e per finalità di marketing.
Ruolo del privacy officer: garantire che le app rispettino le normative sulla privacy, gestendo il consenso degli utenti e fornendo chiare informazioni sulla privacy. Inoltre, guidare lo sviluppo di funzionalità che proteggano la privacy degli utenti (“privacy by design”).
In ciascuno di questi scenari, il privacy officer svolge un ruolo chiave nell’assicurare non solo la conformità normativa, ma anche nel proteggere la reputazione dell’azienda e nel costruire la fiducia dei clienti, dei pazienti o degli utenti, garantendo che i loro dati siano trattati con la massima cura e sicurezza.
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Capire quali figure GDPR servono nella tua azienda può sembrare un compito arduo. Devi capire chi nella tua azienda è il titolare del trattamento, se c’è o serve un responsabile del trattamento, chi sono gli incaricati del trattamento, se è opportuno avere un responsabile privacy o un Privacy Manager se non un Privacy Officer, e se sei tenuto a nominare il DPO.
La nostra consulenza è personalizzata per adattarsi alle tue esigenze specifiche. Ti aiutiamo a identificare le figure più adatte alla tua azienda e a integrarle efficacemente nella tua organizzazione.
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Brunella Martino
Avvocato specializzato in privacy e proprietà intellettuale con 15 anni di esperienza, DPO, arbitro in materia societaria, autrice Flaccovio Editore, formatrice aziendale, socia FederPrivacy, segretario dell'Aiga sezione Lucca e componente Aiga nazionale Dipartimento Diritto delle nuove tecnologie
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