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Cosa s’intende per nomina a responsabile del trattamento dei dati

La nomina a responsabile del trattamento dei dati è un elemento fondamentale per essere GDPR compliant, che richiede un contratto scritto, personalizzato per adattarsi perfettamente alle specifiche mansioni del responsabile esterno. Questa esigenza non è solo una formalità, ma una condizione imprescindibile per la conformità alla normativa: ogni altro formato è considerato non conforme.

Nelle aziende, il responsabile del trattamento spesso non coincide con il titolare: ecco perché la nomina diventa essenziale. Questa figura gestisce quotidianamente i dati, operando scelte su come e quali informazioni trattare, sempre sotto la guida e l’autorizzazione del titolare.

Questo contratto deve riflettere con precisione le operazioni di trattamento dei dati che il responsabile esterno è autorizzato a gestire. Data la varietà e la specificità delle possibili mansioni, è cruciale che la documentazione sia “cucita addosso” al responsabile, dettagliando esattamente quali dati saranno trattati, come e per quale finalità. Non si tratta solo di una questione di conformità legale, ma anche di un’efficace gestione del rischio per tutelare sia l’organizzazione che i dati personali degli interessati.

Affidarsi a modelli preconfezionati può sembrare una soluzione rapida e semplice, ma spesso questi documenti non sono in grado di coprire le specificità e le esigenze uniche di ogni situazione.

La corretta nomina a responsabile del trattamento dei dati rappresenta più di un semplice adempimento burocratico; è un’azione determinante per assicurare una gestione dei dati personali che sia conforme ai principi di riservatezza, integrità e disponibilità previsti dal GDPR.

La responsabilità sui dati personali è una questione seria, affidarsi a uno studio legale è la migliore soluzione per:

Avere un documento valido e certificabile dal Garante della Privacy.
Redigere una nomina che rappresenti la tua attività e diventi un asset professionale.

La nomina a responsabile del trattamento interessa senza dubbio le aziende, ma può assumere un’efficacia strategica anche per agenzie di marketing e freelance.
In Legal for Digital valorizziamo ogni aspetto legale e lo trasformiamo in un’opportunità per il tuo business: non perdere questa occasione e fissa la consulenza.

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Vediamo insieme quali sono i soggetti interessati a questo adempimento del GDPR, i vantaggi della nomina e perché è importante averla.

Chi deve essere nominato responsabile del trattamento dei dati?

La teoria vuole che l’azienda per la quale lavori o collabori debba fornirti la Nomina a Responsabile del Trattamento dati.
La maggior parte delle volte però non lo fa e questa mancanza potrebbe diventare una seccatura. Trasformiamo il problema in opportunità e facciamolo diventare una proattività interessata.
Adesso ci spieghiamo meglio.

Se il titolare o l’impresa non forniscono il documento, le agenzie e i liberi professionisti possono averne uno personalizzato da presentare ai clienti con cui collaborano.
Il Garante della Privacy che insegna nella nostra Academy ribadisce più volte un concetto fondamentale: in caso di mancanza dell’accordo, titolare e responsabile sono entrambi sanzionabili, per questo è importante giocare d’anticipo.
Avere una Nomina a Responsabile che espliciti per bene tutti i punti del business è quindi conveniente sia per l’azienda, sia per il libero professionista e l’agenzia.
Guarda, è molto semplice: noi di Legal for Digital inseriamo la nomina a responsabile all’interno del contratto per web agency e freelance in modo che con un unico documento tu sia tutelato a tutto tondo.

Agenzie e professionisti sono il pubblico più interessato ad avere una nomina, ma ci contattano spesso anche le imprese.
Quando le aziende e le PMI si rivolgono a noi chiedendoci solo di redigere una nomina, prima di attivarci analizziamo la situazione e verifichiamo che anche gli altri adeguamenti al GDPR siano tutti a posto.Nel caso dovessero mancare, iniziamo un percorso di consulenza che porta le imprese ad avere tutta la normativa sulla privacy adeguata, online e offline.

Fatta questa premessa è facile intuire che la Nomina sia un documento da costruire sulle modalità con cui ogni agenzia o libero professionista tratta i dati: pensa alla differenza tra una copywriter e un web master, un SEO specialist e un esperto di e-mail marketing.
Ognuno entra in contatto con il dato in modo diverso.

Se vuoi una Nomina a Responsabile del Trattamento dei dati da sartoria – cucita su misura per te e la tua attività -, compila il form e mettiti in contatto con noi. Rispondiamo entro poche ore.

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Nomina a Responsabile del Trattamento dati: i vantaggi

Avere una Nomina a Responsabile del Trattamento Dati tutta per te significa archiviare nel cassetto della tua scrivania un nuovo asset aziendale sul quale costruire la tua professionalità.
Sono tre i vantaggi strategici che assicura il documento.

Hai la sicurezza di trattare i dati con le giuste autorizzazioni: senza la nomina sei sanzionabile perché non hai un consenso scritto sulla gestione dei dati.
Fai la nomina una volta sola e non ci pensi più: il documento è connesso alla tua attività e, a meno che non cambi settore o mansioni, è valido per tutti i clienti con cui collabori.
Non rischi di ricevere una nomina che non sia in linea con il tuo business: abbiamo letto nomine che erano più che altro dei contratti capestro, sbilanciate rispetto alle attività svolte dai collaboratori. Se ne hai una tua sei certo di assumerti le responsabilità connesse al tuo lavoro.

In Legal for Digital ti aiutiamo a preparare una nomina personalizzata nella quale descriviamo le responsabilità, specifichiamo i dati che tratti ed evitiamo di mettere sulle tue spalle carichi che non ti spettano.

Vuoi acquisire un know-how più ampio sulle questioni legali connesse al mondo digitale?
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Ricoprire la figura di responsabile del trattamento dati

Secondo il GDPR, se ti occupi di marketing sei in modo quasi automatico un responsabile al trattamento dei dati. Dobbiamo esserne consapevoli.
La conoscenza della normativa varia da persona a persona e il problema maggiore è saper distinguere tra il trattamento dei dati del cliente e quelli nel suo interesse.
Nel contratto per web agency e freelance che redigiamo in Legal for Digital è già compresa l’informativa clienti, quella sezione del documento relativa a informazioni come nome, cognome, indirizzo e dati di fatturazione del cliente, ma non ha valore per tutti i dati che tu gestisci per lui o lei durante la collaborazione.

Quali sono questi “dati nell’interesse del cliente”? Ecco alcuni esempi:

Gli indirizzi e-mail degli iscritti alla newsletter
I dati presenti nel pannello di WordPress
I nomi degli utenti che mandano messaggi in DM visibili dal Business Manager
Gli insight delle campagne ADS

Sono tutti dati che riguardano i contatti, i prospect e i lead del tuo cliente.
La domanda che dovresti porti è: voglio essere autorizzato a trattare tuti questi dati o lo faccio alla buona?

Ci sono anche liberi professionisti e titolari di agenzia consapevoli della mole di dati che vedono e gestiscono ogni giorno: sanno bene di aver bisogno della nomina ma per spendere poco si aggiustano scaricando un documento preso da un sito web qualsiasi affidandosi al pericoloso metodo fai-da-te.
La maggior parte delle volte, quei documenti sono generici e non si adattano per nulla alle esigenze reali dei professionisti.
La nomina deve essere costruita su di TE perché hai procedure e utilizzi strumenti diversi dagli altri freelance o agenzie.

Ti suggeriamo di dare un’occhiata alla sezione dedicata al contratto per web agency e al contratto per freelance, due documenti strategici che possono cambiare le sorti del tuo business e migliorare la professionalità percepita dai tuoi clienti.

“Ho richiesto una consulenza su un tema molto attuale: la GDPR. Ho trovato una persona preparata e molto disponibile. Complimenti!”

Maria Chiara Barsanti

Imprenditrice

Non hai la Nomina a Responsabile del Trattamento Dati? È un problema

Ricordiamo con il sorriso l’espressione usata da un libero professionista che si è rivolto a noi per redigere la nomina: “Ho paura che senza mi mangino la casa”.
Non è nostra intenzione incutere terrore, ma i freelance non hanno nessuna azienda che protegge le loro spalle e di fatto si accollano onori e oneri.

I liberi professionisti che non hanno la Nomina a Responsabile del Trattamento vanno incontro a tre problemi:

Si assumono tutte le incombenze sulla gestione dei dati
Hanno maggiore possibilità di ricevere un controllo da parte del Garante e di essere sanzionabili perché la verifica può arrivare tramite ogni cliente con cui collaborano
Possono subire le accuse dei clienti che scaricano su di loro la colpa di non avere una nomina regolare e cercano di sollevarsi da ogni responsabilità.

Anche le web agency che non hanno la nomina rischiano diverse problematiche:

Possono ricevere audit da parte dei clienti ed essere sanzionate con facilità dal Garante
Rischiano di compromettere il business se non designano anche i sub-responsabili al trattamento dati, ovvero tutti i collaboratori esterni
Mettono in crisi i flussi di gestione e compromettono le strategie di marketing

Se avessero dato un nome diverso al documento della nomina a responsabile – qualcosa di più leggero e meno spaventoso -, liberi professionisti e agenzie investirebbero più volentieri nella redazione del documento.
La parola Responsabile spaventa sempre, ma dobbiamo imparare a intenderla in modo positivo: essere responsabili significa avere le competenze e le qualità professionali per svolgere un determinato lavoro.
Pensa solo a quando, in un’azienda, il titolare promuove un dipendente al ruolo di responsabile di un settore o un ufficio: a fronte di un carico di lavoro maggiore, c’è anche la soddisfazione di aver ottenuto un ruolo di qualità superiore.

La Nomina a Responsabile del Trattamento Dati sotto alcuni aspetti eleva la tua professionalità e credibilità. Inoltre, hai il grande vantaggio di poter redigere il documento in modo strategico insieme a noi di Legal for Digital.

Legal Tips: i nostri suggerimenti facili

Una nomina a responsabile deve contenere solo i dati che tratti durante il lavoro, non tutti quelli raccolti dall’azienda.
Raccogli i consensi privacy che ti permettono di effettuare la vendita online.Una nomina a responsabile, per legge, non deve contenere penali: per questo suggeriamo ai freelance di averne una propria.
Una nomina a responsabile stabilisce le responsabilità ma anche gli aspetti su cui non hai alcun obbligo.

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Case Study

Nomina responsabile GDPR: azienda dona a Copywriter poteri soprannaturali

SITUAZIONE

Copywriter libera professionista si occupa di redigere gli articoli del Blog per un’azienda e da questa riceve la nomina a Responsabile del trattamento dati.
Rimane stupita: è la prima che le viene data da un cliente!
Incuriosita, legge con attenzione tutti i punti del documento e scopre una serie di responsabilità davvero importanti, obblighi elevati sulla tutela dei dati e aspetti che solo un’azienda potrebbe trattare, non di certo una freelance.
Così si affida a noi per una analisi approfondita del contratto.

SOLUZIONE

Sai cosa abbiamo scoperto? Il documento la nominava amministratrice di sistema dell’azienda: oltre ad avere la piena responsabilità sulla gestione del sito (già troppo elevata rispetto al suo incarico), aveva quella dei server aziendali.
La Copywriter però lavorava da remoto e non aveva mai messo piede in azienda: assurdità.
Avere una TUA Nomina a Responsabile specifica per le mansioni che svolgi evita che ti vengano affidate responsabilità non in linea con la tua professione.

Come ottenere la Nomina a Responsabile del Trattamento dati GDPR

Il procedimento per redigere la tua nomina personalizzata è semplice e veloce: ora ti spieghiamo qual è il metodo di lavoro di Legal for Digital e i passaggi che proponiamo per fornire la consulenza legale.

Hai scelto di contattarci via e-mail o con il form: riceviamo la tua richiesta e, nel giro di poche ore, rispondiamo dandoti subito una prima indicazione sul prezzo del servizio e un link per fissare una call di 20 minuti.
La prima call: dopo una breve presentazione per sciogliere la tensione, ti spieghiamo come lavoriamo e poniamo alcune domande per capire nel dettaglio di cosa ti occupi, chi sono i tuoi clienti, con quali dati personali vieni a contatto.
Entro una giornata lavorativa, ricevi il preventivo esploso con tutti i dettagli dei servizi che forniamo e il prezzo in chiaro. Se la proposta incontra le tue esigenze, sottoscrivi il nostro contratto, procedi al pagamento e ricevi il link per partecipare all’incontro dedicato alla consulenza per redigere la tua Nomina a Responsabile del Trattamento dati.
Offriamo la nostra consulenza legale strategica e tocchiamo insieme diversi punti:
- analizziamo la tua attività per avere una panoramica dei dati con cui vieni in contatto,
- ci racconti come si svolge il tuo lavoro e qual è la strategia che vorresti adottare nei confronti del cliente,
- forniamo un ventaglio di scelte con la specifica dei pro e dei contro di ogni opportunità legale per definire come vuoi essere tutelato legalmente e in che modo vuoi gestire i dati nell’interesse di cliente.
Entro massimo cinque giorni lavorativi inviamo la nomina personalizzata che puoi utilizzare subito per dormire sonni tranquilli.

Adeguamento al GDPR dell’e-commerce: qualche informazione pratica

Il nostro processo di adeguamento al GDPR prevede da quattro ai sei audit di consulenza via Zoom e una ulteriore formazione pratica per poter gestire in autonomia il Gdpr del proprio business dopo il percorso fatto insieme.

Di quali aspetti si prende cura questa figura?

Analisi dei soggetti coinvolti nel trattamento dati (ruoli, compiti e responsabilità).
Analisi e valutazione di tutte le finalità e trattamenti dati svolti.
Valutazione documentale delle misure di sicurezza adottate.
Valutazione dei locali aziendali.
Valutazione analitica dei dati trattati per ciascun trattamento dati svolto.
Definizione dell’organigramma della privacy.
Redazione di tutti i contratti di nomina a responsabili del trattamento dei dati.
Redazione delle nomine ad autorizzato e relative istruzioni sul trattamento dei dati.
Redazione del registro dei trattamenti (è escluso l’adeguamento legale del sito web).
Redazione del registro del responsabile del trattamento.
Registro delle richieste di accesso degli interessati.
Registro di gestione e documentazione dei data breach (violazione dei dati).
Registro di controllo e revisione.
Illustrazione della documentazione prodotta.
Risposta ai quesiti del cliente in tema privacy aziendale.
Redazione e consegna del MOP (Modello organizzativo Privacy).
Attività di analisi del rischio per ogni specifica istanza di rischio e come potrebbe influenzare i progetti e gli obiettivi dell’azienda
Analisi ORIZZONTALE del rischio, con riferimento a ciascuno dei quattro settori in cui il rischio è suscettibile di verificarsi (Comportamento Operatori, Dispositivi Hardware, Dispositivi Software, Contesto)
Analisi VERTICALE del rischio, ossia per processo, ricorrendo ai criteri dettati dalle linee guida ENISA.

A conclusione dell’attività è prevista un’ulteriore consulenza di presentazione di tutta la documentazione redatta in modo da fornire le informazioni necessarie per il suo utilizzo nel tempo e i relativi aggiornamenti, così che il cliente non sia obbligato a farsi seguire dal nostro studio per le attività privacy quotidiane.

Possiamo anche procedere all’adeguamento privacy del sito web o e-commerce, alla formazione annuale obbligatoria dei dipendenti online, in azienda oppure on demand sulla nostra piattaforma formativa e anche al servizio di DPO che tuttavia consigliamo solo se obbligatorio per legge nel tuo caso, perché l’adeguamento al Gdpr deve essere un mezzo di tutela dell’azienda e non un capitolo di spesa inutile.