Che cos’è una social media policy (SMP)
La social media policy (SMP) è un documento che disciplina le regole della comunicazione di un brand sui canali social presidiati.
Ci sono due tipologie di SMP:
- Social media policy esterna: definisce le regole della comunicazione aziendale verso il consumatore finale, il pubblico, gli utenti;
- Social media policy interna: stabilisce le modalità comunicative dei collaboratori, dei clienti, dei fornitori sui loro account social in merito ai contenuti che hanno come oggetto l’azienda o che potrebbero interessarla.
L’obiettivo di una buona social media policy è la tutela del brand, la protezione completa della cosiddetta brand reputation.
La reputazione della marca indica la percezione che le persone ricavano dai contenuti web in merito a un’azienda, un prodotto o un servizio.
Sono poche le aziende che oggi, in Italia, hanno una SMP interna: senza dubbio, le realtà che comunicano molto sui social sono consapevoli di avere questa esigenza, ma non percepiscono il valore strategico della social media policy e nemmeno l’entità di un danno provocato da un collaboratore che comunica in modo inadeguato sui social.
Abbiamo iniziato a parlare di questo argomento nel (lontano) 2018, quando il content marketing per i brand stava iniziando ad affermarsi.Nel momento in cui scriviamo, la SMP è un’esigenza.
Fai un calcolo veloce: quanti dipendenti hai? Quanti di loro hanno uno o più account sui social media? E, quindi, quanti potrebbero pubblicare un post (anche in modo inconsapevole) che lede la tua reputazione e visibilità?
Ecco.
Se vuoi proteggere la brand reputation della tua azienda contattaci per fissare una call conoscitiva: vediamo subito cosa possiamo fare per te.
Scrivi a Legal for Digital e proteggi la tua reputazione
Gli imprenditori che si sono affidati a noi per la redazione della social media policy hanno contattato il nostro studio per due motivi principali.
- Sono stati scottati da una situazione problematica. Per esempio, un ex dipendente che commenta in modo negativo ogni post dell’azienda o un collaboratore che esprime pensieri contrastanti con la filosofia aziendale.
- Sono aziende non italiane che lavorano in Italia (soprattutto americane), per le quali è normale avere una social media policy che regoli la comunicazione dei dipendenti su qualsiasi account.
Il concetto di base segue un flusso molto semplice.
La tua azienda comunica online? Sì.
I tuoi dipendenti hanno almeno un account sui social? Sì.
La comunicazione che fanno ogni giorno potrebbe essere svantaggiosa per te? Sì.
Allora dovresti avere una social media policy, a prescindere dagli account su cui pubblicano i tuoi dipendenti (Instagram, LinkedIn, Facebook). Se gli account sono privati non c’è nessun problema, se sono pubblici possono arrecare un danno alla tua reputazione.
Quali sono i vantaggi della SMP
Qualsiasi azienda che ha un sito web e presidia dei canali social dovrebbe avere una sua social media policy. I vantaggi di questo documento sono sia legali – di tutela del brand -, che strategici e interessano da un lato i titolari delle aziende, dall’altro i collaboratori.
Vediamoli insieme.
Vantaggi della social media policy per i dipendenti
- Formazione: noi di Legal for Digital facciamo una formazione specifica sulla comunicazione a tutti i collaboratori per migliorare le skill comunicative sui social. Così puoi contribuire in modo positivo a promuovere la tua azienda attraverso l’employer branding.
- Tutela: sei consapevole di come comunicare online sui tuoi canali social ed evitare di essere sanzionato dalla tua azienda per contenuti lesivi. Una buona formazione ti permette di non essere ammonito da un cartellino giallo o, peggio, licenziato da uno rosso.
- Dinamismo: un’azienda che ti propone di firmare una SMP è dinamica, moderna e consapevole delle tendenze social. È un’impresa che incontra le esigenze della Gen Z nella quale avrai modo di crescere.
Vantaggi della social media policy per i titolari
- Protezione: della brand reputation; la SMP definisce la tutela del brand online
- Analisi e organizzazione: quando scrivi la SMP analizzi la struttura interna della tua realtà e riesci a suddividere meglio il lavoro. Individui un referente per le attività di comunicazione, stabilisci i comportamenti accettabili e inaccettabili, definisci le sanzioni scalari.
- Coinvolgimento: la SMP è un documento redatto a più mani. Sono coinvolti il marketing interno, il legale aziendale, l’HR, i titolari e lavori alla produzione di un documento che definisce la tua strategia comunicativa a livello di brand reputation.
Come vuoi proteggerti online?
Cosa possono comunicare i dipendenti?
È una questione di equilibrio: i responsabili marketing vorrebbero che i dipendenti comunicassero con frequenza regolare, gli HR sono più rigidi, i titolari non vogliono perdere le risorse interne. Bisogna bilanciare gli interessi e le esigenze di tutti.
L’obiettivo della social media policy è anche quello di promuovere un’attività di employer branding consapevole perché definisce una strategia dal duplice valore.
- Marketing: una comunicazione pianificata e adeguata al tono di voce del brand.
- Legale: una comunicazione etica e in linea con le esigenze del brand.
Compila il form di contatto per avere la tua social media policy pronta in pochi giorni.
Come impostare la SMP
Quando prepariamo una social media policy per un’azienda ci affidiamo al legal design e prepariamo un documento leggibile, comprensibile e di facile consultazione.
Non immaginare che la SMP sia un elenco fitto fitto di clausole o un wall of test illeggibile, anzi.
Diamo importanza all’aspetto grafico, alla forma e allo stile del documento:
- Usiamo lo stesso tone of voice del brand per redigere i testi ed essere in linea con la comunicazione;
- Indichiamo quali sono le parole da usare e quali da omettere, specifichiamo le tipologie di contenuti accettati e quelli da evitare;
- Arricchiamo il documento con tabelle e grafici per trasmettere i concetti con immediatezza.
La social media policy diventa una guida aziendale, un asset da condividere con tutti i dipendenti.
Se la tua azienda è strutturata e vorresti che l’employer branding diventi una strategia di marketing, ti suggeriamo di avere una SMP completa e in linea con le normative.
In Legal for Digital prepariamo social media policy personalizzate, progettate su misura in base alle esigenze, al settore, alla tipologia di comunicazione dell’azienda.
Quando possiedi una social media policy strutturata e completa, raggiungi due obiettivi:
- la regolamentazione delle conversazioni e delle interazioni sui canali social;
- la definizione delle modalità di interazione con la community che si crea intorno al tuo brand.
Come impostiamo la redazione di una SMP efficace per te e i tuoi dipendenti?
- Analizziamo ogni dettaglio della tua azienda: settori di rischio, esigenze di comunicazione, posizionamento online, brand reputation.
- Definiamo le regole che i dipendenti devono seguire per comunicare sugli account social.
- Inseriamo un impianto sanzionatorio scalabile, efficace e a norma di legge.
- Programmiamo la formazione del personale per fare della social media policy uno strumento efficace di tutela preventiva, comprensibile e applicabile dagli stakeholder.
“Dopo aver realizzato la piattaforma e-learning avevo la necessità di stilare un regolamento che potesse tutelare me e rendere quanto più trasparente all’utente come e in che modo fruire dei contenuti.
La cosa che mi ha sorpreso di più è che hanno anticipato tutte le domande che mi ero preparato e alle quali volevo dar risposta nel documento “Termini e Condizioni” che mi hanno predisposto…segno della loro preparazione ed esperienza in ambito Digital.
Quindi, la consulenza ricevuta non solo è stata efficace, ma anche estremamente efficiente.
Consiglio vivamente il team dell’Avvocato Vercellotti per questioni legali inerenti il mondo Digital!”
Umberto Fioretti
Imprenditore
Legal Tips: i nostri suggerimenti facili
- Proteggiti dai comportamenti scorretti dei dipendenti sui social media: potrebbero arrecare un danno al brand.
- Identifica un referente in azienda che si occupi della gestione della comunicazione online e sia in grado di intervenire in tempi rapidi.
- Prevedi delle sanzioni scalari, adattabili alle diverse tipologie di atteggiamento scorretto che potresti dover regolare.
Case Study
Social media policy: lavoro di squadra, analisi e personalizzazione
SITUAZIONE
Multinazionale ha una social media policy redatta da un grande e rinomato studio legale.
Quando l’azienda trasmette il documento all’agenzia che si occupa della comunicazione sui social media, questa storce un po’ il naso. La social media policy era scritta bene, ma aveva pochi elementi tecnici connessi alla comunicazione online. Conteneva piuttosto delle raccomandazioni con riferimenti ad articoli del Codice Civile non specifici per l’ambito di riferimento. Era un documento legale perfetto, ma troppo calato dall’alto.
La multinazionale chiede a Legal for Digital una consulenza per analizzare il documento e noi mettiamo in luce gli aspetti da migliorare a livello di policy (in pratica, era da rifare).
SOLUZIONE
Qual è stato il valore aggiunto del nostro studio e perché abbiamo preferito un approccio diverso dai colleghi?
Siamo partiti dall’analisi dell’azienda: settore, collaboratori, gestione rapporti interni. E, soprattutto, abbiamo definito quanta libertà lasciare ai collaboratori in merito alla comunicazione sui social.
Una volta definiti questi aspetti – per noi preliminari -, siamo passati alla redazione della social media policy, fatta a più mani: abbiamo collaborato con l’ufficio marketing interno, il legale, l’HR, l’agenzia esterna. Ognuno ha portato il suo punto di vista per rendere il documento performante.
Abbiamo quindi definito la gestione pratica della social media policy, identificando il referente, le possibili sanzioni, l’iter di controllo periodico sui social. Insomma, una messa a terra concreta.
La multinazionale è soddisfatta del nostro lavoro e, con cadenza periodica, si rivolge a noi per fare formazione interna in azienda a tutti i nuovi dipendenti.
Come ottenere la social media policy per la tua azienda
Molte aziende pensano che il processo per ottenere una social media policy sia complesso.In Legal for Digital rendiamo tutto semplice e ora ti spieghiamo qual è il metodo di lavoro che adottiamo per fornire la consulenza legale.
- Hai scelto di contattarci via e-mail o con il form: riceviamo la tua richiesta e, nel giro di poche ore, rispondiamo dandoti subito una prima indicazione sul prezzo del servizio di tuo interesse e un link per fissare una call di 20 minuti.
- Dopo una breve presentazione, ti spieghiamo l’approccio che utilizziamo e pone alcune domande per capire nel dettaglio la tua strategia di comunicazione interna ed esterna.
- Entro una giornata lavorativa, ti mandiamo il preventivo esploso con tutti i dettagli dei servizi e il prezzo in chiaro.
Se la proposta incontra le tue esigenze, sottoscrivi il nostro contratto, procedi al pagamento e ricevi il link per partecipare all’incontro dedicato alla consulenza per redigere la social media policy aziendale. - La redazione della SMP è un momento di consulenza legale strategica, durante il quale analizziamo nel dettaglio la tua azienda e definiamo insieme:
- le regole della comunicazione per ogni social media,
- il livello di libertà da lasciare ai dipendenti,
- il coinvolgimento attivo per un employer branding efficace.
- Entro circa cinque giorni lavorativi inviamo la social media policy da condividere in azienda con tutti gli stakeholder.
Per migliorare la consapevolezza dei nostri clienti sulle dinamiche che regolano il mondo digitale, organizziamo corsi specifici in azienda su diverse tematiche.
La formazione costante dei collaboratori è la chiave delle organizzazioni del futuro. Scopri i corsi di formazione.