⚖️ Assistente virtuale freelance: il contratto

Negli ultimi anni aziende e professionisti si affidano sempre più agli assistenti virtuali per ottimizzare il lavoro e aumentare l’efficienza. Questa crescente domanda ha portato a un aumento delle collaborazioni freelance, rendendo fondamentale la stesura di un contratto ben strutturato per regolare il rapporto tra l’assistente virtuale e il cliente.

Un contratto per assistente virtuale freelance definisce chiaramente i termini della collaborazione e tutela entrambe le parti, prevenendo potenziali incomprensioni e controversie. Questo documento legale stabilisce le aspettative, i risultati attesi, i termini di pagamento e molto altro.

In questo articolo, analizzeremo gli elementi essenziali che ogni contratto per assistente virtuale freelance dovrebbe includere. Forniremo una guida passo passo per la creazione di un contratto solido e completo, che possa fungere da base per una collaborazione fruttuosa e duratura.

Che tu sia un assistente virtuale alle prime armi o un professionista esperto, comprendere l’importanza e i componenti chiave di un contratto ben redatto è fondamentale per il tuo lavoro come freelance. Continua a leggere per scoprire come creare un contratto che protegga i tuoi interessi e getti le basi per una collaborazione produttiva e soddisfacente.

L’assistente virtuale, una figura sempre più richiesta

In un mondo sempre più digitalizzato, l’assistente virtuale sta emergendo come una figura professionale di grande rilevanza. Sarebbe riduttivo equiparare questa figura alla tradizionale segretaria, poiché l’assistente online non si limita a svolgere mansioni di segreteria, ma rappresenta un punto di riferimento per le aziende su molteplici fronti.

La modalità di lavoro da remoto si adatta perfettamente alle esigenze delle imprese che adottano un modello di lavoro flessibile e smart. Gli assistenti virtuali spesso collaborano con liberi professionisti, start-up e piccoli imprenditori che necessitano di un approccio di collaborazione dinamico e adattabile.

Grazie alla crescente domanda di servizi specializzati, l’assistente virtuale moderno si sta sempre più specializzando in settori di nicchia. Questa specializzazione può derivare dall’orientamento verso uno specifico target di clientela o dalla focalizzazione su una singola mansione.

La figura dell’assistente virtuale sta evolvendo rapidamente, rispondendo alle mutevoli esigenze del mercato del lavoro. La sua capacità di lavorare in remoto, la versatilità delle competenze e la specializzazione in settori specifici rendono l’assistente virtuale un professionista sempre più ricercato e apprezzato nel panorama lavorativo odierno.

Come nasce la virtual assistant

La figura dell‘assistente virtuale nasce in America, e il termine Virtual Assistant viene coniato alla fine degli anni ’90. Le prime assistenti virtuali in America affiancano liberi professionisti e Coach. Per questa ragione Anastacia Brice, la persona che ha “inventato” questo mestiere, fonda una scuola di coaching per diventare VA.

La figura dell’assistente virtuale si espande in tutto il mondo e, come possiamo vedere, in Italia sta avendo una forte crescita. Permette alle aziende e, soprattutto ai liberi professionisti che si avvalgono del supporto della VA, di risparmiare tempo e risorse. 

La virtual assistant ben rappresenta l’evoluzione del lavoro che sempre di più si sposta sulla rete e si sviluppa come una collaborazione liquida.

L’assistente virtuale rimane comunque una figura professionale che non ha un riconoscimento giuridico: non ci sono attestati riconosciuti dallo Stato, non esistono albi o registri a cui iscriversi. Come per la maggior parte dei mestieri che si svolge sul web. 

Oggi l’assistente virtuale oltre che fare da centralino, organizzare appuntamenti, emettere fatture, può anche fare da interfaccia all’azienda per la comunicazione social, organizzare eventi online e offline, fare la prima scrematura nella selezione di risorse per un colloquio di lavoro. 

Questo ovviamente si ripercuote sul contratto di collaborazione che l’assistente virtuale freelance definisce con i clienti.

Inquadramento giuridico dell’assistente virtuale

L’assistente virtuale non ha un riconoscimento giuridico come categoria professionale, quindi non esiste neppure un contratto specifico di riferimento.

Come per la maggior parte dei contratti per il web, non inquadrati giuridicamente come contratti tipici, siamo nella categoria dei contratti di fornitura di servizi, con tutte le caratteristiche che questi hanno:

• contratto di collaborazione: non c’è un rapporto di lavoro subordinato tra committente e fornitore;
• erogazione di un servizio di durata;
• è un contratto a titolo oneroso: l’assistente virtuale eroga un servizio in cambio di un corrispettivo;
• è consensuale;
• integra un’obbligazione di mezzo.

Le responsabilità legali dell’assistente online

L’assistente virtuale è una figura professionale versatile, in grado di svolgere una vasta gamma di mansioni. Tuttavia, anche le attività apparentemente semplici possono comportare importanti responsabilità legali.

Prendiamo come esempio l’emissione di fatture per conto del cliente, una delle mansioni base di un assistente amministrativo virtuale. In questo caso, l’assistente si trova a gestire dati personali, con tutti gli obblighi previsti dal GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati). Inoltre, eventuali errori nell’emissione delle fatture possono avere conseguenze legali e finanziarie.

Analogamente, quando un assistente virtuale si occupa della gestione dei social media (SMM), ha accesso agli account e alle password dei clienti. Questo comporta una grande responsabilità in termini di sicurezza e riservatezza delle informazioni.

Sebbene non sia possibile eliminare completamente le responsabilità legali, è fondamentale regolamentarle in modo chiaro e, ove possibile, stabilire delle esenzioni di responsabilità.

L’unico modo per affrontare adeguatamente questi aspetti è dotarsi di un contratto su misura, che tenga conto delle specifiche mansioni svolte dall’assistente virtuale e non tralasci alcun punto critico.

Un contratto ben strutturato è uno strumento essenziale per ogni assistente virtuale che voglia tutelare se stesso e il proprio lavoro, definendo in modo inequivocabile le responsabilità e i limiti del proprio operato.

Contratto per assistente virtuale: l’oggetto

Ovviamente gran parte delle trattative viene conclusa attraverso il preventivo. Il contratto serve a dare valore legale agli accordi presi.

Il contratto può avere ad oggetto:

• un pacchetto di servizi;
• un lavoro una tantum;
• un numero di ore di disponibilità.

Qualsiasi sia la formula, i compiti devono essere ben definiti nell’oggetto del contratto:

• presa appuntamenti
• risposta alle telefonate
• emissione fatture
• gestione social
• organizzare eventi
• blogging
• invio newsletter

Devono essere tutti task per cui si stabilisce un numero di ore e un orario di disponibilità per effettuarli.

Se poi, appunto, l’assistente virtuale è anche il punto di riferimento per la comunicazione social, oltre a questo vanno definiti anche il numero di post e flight sulla pagina per il social listening. 

Compiti assegnati: se sono già decisi in via preventiva bene, ma se invece devono essere concordati in corso d’opera, bisogna stabilire entro quando il committente deve assegnare il lavoro. Ad esempio almeno 48 ore prima dell’esecuzione.

E se ci sono delle urgenze? È opportuno che nel contratto sia definito se l’assistente virtuale sia disposta a fare lavori extra e, in caso di risposta affermativa, quanto debba essere il supplemento economico per il lavoro extra. 

Modello di contratto per assistente virtuale: check-list

Come anticipato il contratto per assistente virtuale è molto variabile sia per le specializzazioni del professionista, sia per gli accordi che vengono presi con il cliente.

Tuttavia è possibile redigere un modello di contratto che prevede tutte le clausole per renderlo a norma di legge, e tutte le clausole che devono essere scritte su misura per il processo lavorativo del singolo professionista: 

• Dati che identificano le parti, con specifica su chi è il committente e chi è il fornitore
• Specificare che fra le parti si instaura un rapporto di collaborazione senza vincolo di subordinazione
• Precisare che l’assistente virtuale svolge il proprio lavoro in autonomia organizzativa e gestionale al di là delle necessarie attività di coordinamento con il committente
• Esclusività dell’opera: se il committente vuole l’esclusiva, va definito il valore economico della stessa
• Oggetto del contratto: essere molto precisi sui task compresi nel contratto
• Orario: a seconda del tipo di accordo si definisce un orario di disponibilità o, viceversa, si stabilisce che l’assistente virtuale è autonomo nel gestire gli orari di lavoro e le modalità
• Obblighi del fornitore: garantire di essere preparato per gestire i compiti assegnati e li eseguirà con la massima professionalità 
• Utlizzo di materiale fornito dal committente: in generale il fornitore utilizza materiale di sua proprietà per eseguire i compito che gli sono stati assegnati. Tuttavia qualora sia necessario utilizzare i mezzi forniti dal committente, quest’ultimo si impegna a fornire tutte le istruzioni per il corretto uso degli stessi. Il fornitore risponderà per eventuali danni causati ai mezzi forniti dal committente.
• Clausola di riservatezza: il fornitore si impegna a mantenere riservate le informazioni relative all’azienda, così come gli accessi ai gestionali necessari per svolgere le mansioni. 
• A seconda del tipo di mansioni che svolge, in particolare se l’assistente virtuale si interfaccia con i social aziendali, dovrà firmare
  • social media policy o comunque un codice di condotta;
  • GDPR come responsabile esterno del trattamento
• Comunicazioni: definire i mezzi di comunicazione ufficiali. Anche se spesso magari ci saranno video-chiamate e scambi di comunicazioni in chat, si consiglia di prendere come riferimento ufficiale l’e-mail. Quindi ci si impegnerà a mettere per scritto le decisioni prese attraverso gli altri canali;
• Pagamento del corrispettivo: definire le modalità;
• Rimborso spese: per eventuali viaggi di lavoro richiesti dal committente;
• Rinnovo tacito: non è obbligatorio ed è una clausola vessatoria. Quindi se si decide di inserirlo, ci vuole la doppia firma e va stabilito un termine entro cui le parti possono dare disdetta;
• Casi di rescissione prima del termine, con eventuali penalità:
  • a favore del committente
    • gravi inadempienze da parte del fornitore,
    • atti di concorrenza sleale da parte del prestatore d’opera,
    • danni di cose di proprietà del committente,
    • incapacità sopraggiunta dell’assistente virtuale,
  • a favore del prestatore d’opera
    • mancato pagamento del corrispettivo da parte del committente,
    • altri casi dando preavviso;
• Collaborazioni terze: se per l’espletamento dei compiti assegnati, l’assistente virtuale si avvale della collaborazione di terze figure, il committente deve esserne messo a conoscenza,
• Esclusioni di responsabilità:
  • Erogazione di fatture di importo sbagliato, a causa dell’erronea comunicazione da parte del committente,
  • Trattamento di dati personali acqusiti in maniera non conforme al GDPR da parte del titolare del trattamento/committente
• Foro competente: si può prevedere la conciliazione come mezzo principale di risoluzione delle controversie, ma in caso di mancato accordo va definito anche il foro competente.

Conclusioni: a chi rivolgersi per un modello di contratto per assistente virtuale?

Poiché nella definizione di assistente virtuale alla fine rientrano una moltitudine di lavori, difficilmente il singolo professionista può trovare ciò che gli serve in un fac-simile scaricato da internet. I fac-simile sono per definizione molto generici e le fonti difficilmente hanno valore legale.

È opportuno invece rivolgersi ad un legale specializzato in diritto del web per farsi redigere un modello di contratto personalizzato di collaborazione con assistente virtuale che poi, nel concreto, verrà adattato alle esigenze del singolo cliente.

Perché il tuo legale deve essere specializzato nel diritto della rete? Perché quando si lavora da remoto devono essere utilizzate delle accortezze e degli strumenti ulteriori rispetto a quando si lavora offline.

Legal for Digital  è uno studio legale che imposta il proprio lavoro online, è specializzato in web marketing e si avvale della collaborazione di assistenti virtuali. Sarà quindi in grado di comprendere appieno le esigenze di un assistente virtuale e redigere un modello di contratto adatto alle specifiche esigenze del professionista. 

Un contratto è necessario non solo per tutelare le parti, ma anche per definire in modo chiaro i task del collaboratore. Quindi il cliente stesso sarà più tranquillo perché sa cosa aspettarsi.

Hai paura a presentare un contratto al cliente?

Un cliente che rifiuta di firmare il contratto lo può fare per due ragioni: non riconosce la professionalità della persona oppure ha intenzione di non rispettarlo.