⚖️ Zapier e la legge

Zapier è un tool di web automation, offerto dalla società americana Zapier Inc., che consente di creare flussi di lavoro e sequenze di azioni automatizzate, collegando due o più strumenti, attraverso la creazione di cd. zaps. 

Con Zapier si possono collegare fra loro moltissime app, quindi ci chiediamo quali dati elabora e come li conserva.

Zapier a cosa serve

Zapier permette di collegare tra loro moltissimi strumenti: nel software sono integrate più di 2000 applicazioni, tra cui si possono creare automazioni. 

Oltre al semplice zap, è possibile creare anche multi-step zap, cioè flussi di lavoro con più passaggi.

Ad esempio: ricevo una mail su Gmail e l’allegato viene copiato da Gmail su Dropbox. Ricevo quindi su Slack un avviso del salvataggio su Dropbox. Oppure si possono creare flussi di lavoro condizionali, basati sul sistema “if…then”, dove al verificarsi della condizione A scatta l’azione automatizzata A1; al verificarsi del diverso evento B scatta la diversa azione automatizzata A2, e così via. 

Il numero di zap e task che si possono creare ogni mese varia in base al tipo di abbonamento Zapier che si sottoscrive. Possiamo scegliere tra un piano free oppure tra vari livelli di abbonamento, per privati ed aziende.

Le funzionalità del piano gratuito sono molto limitate: si possono creare al massimo 5 zap, composti da due sole azioni, e possiamo scegliere tra un numero piuttosto limitato di strumenti da collegare. Nei piani a pagamento, invece, si possono creare un numero crescente di zap, inclusi i multi-step zap.  

Si può fare un abbonamento mensile o un piano annuale, e si possono effettuare upgrade/downgrade. In caso di upgrade, la differenza di prezzo tra il piano inferiore e quello superiore viene addebitata nel nuovo ciclo di fatturazione. In caso di downgrade tra i cicli di fatturazione, invece, non è prevista alcuna ripartizione proporzionale.   

L’utente può cancellare il proprio account in qualunque momento e la cancellazione ha effetto immediato. Tuttavia, in caso di annullamento dell’account prima della fine del periodo di abbonamento non vengono effettuati rimborsi per il tempo “inutilizzato” nell’ultimo ciclo di fatturazione. 

Zapier come usarlo, in breve 

Lo zap si compone di due parti: il “trigger”, cioè l’evento che si verifica all’interno della prima applicazione e che dà avvio all’automazione, e la “action”, l’azione che si verifica nel secondo strumento e completa lo zap. Il passaggio di dati da un’applicazione all’altra, che si verifica ad ogni zap, prende il nome di task. 

Quindi:

• trigger = evento scatenante  
• action = azione automatizzata che segue all’evento e completa lo zap 
• zap = flusso di lavoro automatizzato
• task = passaggio di dati da un’applicazione all’altra che si verifica ad ogni zap 

Vantaggi di Zapier 

Per prima cosa Zapier facilita ed accelera il flusso di lavoro per chi opera nel digitale. Automatizzando una serie di azioni tendenzialmente ripetitive, consente di ottimizzare il tempo di lavoro.  

Ad esempio: voglio pubblicare lo stesso post sui canali social Facebook, Linkedin, Twitter e Instagram. Anziché passare da un social all’altro posso creare la mia automazione (zap), in base alla quale quando pubblico un post su Fb (trigger), lo stesso viene automaticamente pubblicato su Linkedin, Twitter ed Instagram (action).  

Oltre che per la sua capacità di velocizzare il flusso di lavoro digitale, Zapier è apprezzato per la sua semplicità: è uno strumento che consente di creare automazioni in modo molto semplice ed intuitivo. Inoltre, Zapier mette a  disposizione materiale informativo e video tutorial su come creare zap o multi-zap.  

Requisiti per utilizzare Zapier 

Zapier è un SaaS (Software as a Service), che quindi può essere utilizzato direttamente dal web, semplicemente accedendo con la propria mail.

In alternativa, è possibile loggarsi con l’account Google, Microsoft o Facebook. Una volta effettuata la registrazione viene creato l’account, con cui si accede alla dashboard. 

Quanto apri l’account su Zapier c’è la scritta “by signing up you agree to Zapier’s Terms of Service” 

Una volta all’interno della piattaforma, viene chiesto di confermare l’indirizzo e-mail fornito.

Quali dati personali acquisisce Zapier?

Nella pagina principale: Impostazioni →Il mio profilo: ho il riepilogo dei dati inseriti.

Nella stessa pagina posso anche specificare – ma non è un passaggio obbligato – che mansione rivesto (es. marketer), di cosa si occupa la mia azienda, se e quanti dipendenti ho. 

Screen della zip che contiene i dati che ho esportato da Zapier:

Per cancellare il proprio account da Zapier occorre andare in Impostazioni → Avanzate → Cancella account

Viene chiesta conferma che sia veramente tu a volerti cancellare, quindi inserisci email e password utilizzato per registrarti.

Account cancellato! 

Privacy Policy Zapier  

Abbiamo visto cosa accade all’interno della piattaforma, qui di seguito invece i principali punti della Privacy Policy. 

Quali dati raccoglie Zapier 

1. i dati che l’utente fornisce per utilizzare il Servizio (nome, cognome, indirizzo mail ed eventuali  dati di pagamento) 
2. dati di utilizzo del sito
3. dati statistici in forma aggregata 

Nell’informativa Zapier specifica che non raccoglie dati di minori di 13 anni. 

Nella policy si parla di cookie statistici e profilanti. 

Finalità della raccolta 

1. contrattuali (per fornire il servizio)
2. per dare corso a richieste di informazioni da parte degli utenti
3. marketing (comunicarti offerte relative a servizi che potrebbero interessarti)
4. profilazione
5. aggregare i dati anche in forma anonima al fine di migliorare il servizio e monitorare l’uso del sito

Tra le finalità, si esclude la vendita del dato a terzi per loro finalità. Zapier può comunicare questi dati ad altre sue affiliate o società collegate. 

Per accedere, cancellare, opporsi o limitare il trattamento delle Informazioni personali che Zapier raccoglie, l’interessato può scrivere a contact@zapier.com.

I dati che passano da Zapier perché l’utente usa il Servizio  

Potenzialmente attraverso Zapier passa un grande il quantitativo di dati personali. Infatti il tool può essere utilizzato, ad esempio, per salvare gli indirizzi degli iscritti alla newsletter in un CRM. 

Zapier si solleva da ogni responsabilità, in ordine alla corretta e lecite acquisizione e trattamento dati. Accettando i termini di servizio, tu, utente, dichiari di avere legittimamente acquisito il consenso al trattamento dei dati e alla loro trasmissione, e sei il solo responsabile dell’accuratezza dei dati stessi. 

Zapier non permette di utilizzare il proprio servizio per pubblicare, caricare, trasmettere o incorporare dati personali particolari quali informazioni finanziarie o sanitarie di qualsiasi genere:

 […] inoltre non è possibile accedere o utilizzare il Servizio per pubblicare, caricare o trasmettere o incorporare dati soggetti a requisiti di privacy e sicurezza elevati dalla legge o dai regolamenti o dai termini dei Servizi di terze parti applicabili, inclusi, senza limitazioni, informazioni finanziarie o mediche di qualsiasi natura, informazioni personali sensibili (ad es. numeri rilasciati dal governo, numeri di patente di guida, date di nascita, numeri di conto bancario personale, numeri di passaporto o visto, numeri di carta di credito, password e credenziali di sicurezza ), o qualsiasi categoria speciale di dati personali ai sensi del GDPR” à da Termini di Servizio, paragrafo 4, lett d.

Termini del Servizio e politica di utilizzo  

Zapier è una piattaforma, che in quanto tale prevede anche delle regole di comportamento, il cui mancato rispetto può condurre all’eliminazione dell’account da parte del tool stesso.  

Zapier vieta all’utente: 

• di utilizzare il servizio per sollecitare, pubblicizzare o promuovere servizi/prodotti di competitor; 
• di disassemblare, decodificare, decompilare il software; 
• copiare, distribuire, vendere, cedere il software; 
• di utilizzare il servizio allo scopo di creare, o assistere una terza parte nella creazione, di un prodotto o servizio competitivo con Zapier; 
• di caricare sul sito materiale protetto da copyright, marchi o info riservate altrui, senza averne il consenso; 
• di caricare, pubblicare, trasmettere o condividere tramite il servizio contenuti che incitano all’odio, ovvero contenuti illegali o dannosi. 

Zapier si riserva la facoltà di chiudere in qualunque momento l’account utente, anche quello a pagamento, previo preavviso. Soltanto in caso di chiusura immotivata dell’account verrà rimborsata una parte del prezzo (viene rimborsata solo una percentuale in base al periodo rimanente prima del successivo rinnovo). Nessun rimborso in caso di chiusura per giusta causa (es. violazione delle suddette regole).  

Una volta eliminato l’account vengono cancellati anche tutti i dati ad esso collegati e i contenuti dell’utente. 

Anche in caso di mancato accesso per 12 mesi, Zapier si riserva di eliminare l’account inattivo. 

Garanzia 

Se entro 10 giorni dall’utilizzo del Servizio si riscontrano difetti o malfunzionamenti, va fatta segnalazione a Zapier, che provvede a ripristinare il servizio. 

Soltanto nel caso in cui Zapier non sia in grado di ripristinare il servizio ”come garantito”, si potrà cancellare l’account ed ottenere il rimborso proporzionale del pagamento anticipato mensile.  

Dopo abbiamo di seguito un esonero di responsabilità: il servizio viene fornito “così com’è” e “come disponibile”. 

Proprietà intellettuale 

Unico titolare della proprietà intellettuale è Zapier; all’utente viene concesso soltanto un limitato diritto di accesso. 

Se dai “suggerimenti” su come integrare/ implementare/ migliorare il servizio,

concedi a Zapier una licenza gratuita, mondiale, trasferibile, concedibile in sublicenza, irrevocabile, perpetua per utilizzare o incorporare qualsiasi Suggerimento nel Servizio e / o altri prodotti, servizi o offerte Zapier. 

Accettando i Termini, si concede a Zapier

un diritto e una licenza perpetui, irrevocabili, esenti da royalty, in tutto il mondo, non esclusivi, incluso il diritto di concedere sub-licenze a terzi, di utilizzare, riprodurre, mostrare pubblicamente, pubblicamente eseguire, preparare lavori derivati ​​e distribuire i [propri] post per qualsiasi scopo. Zapier può esercitare tutti i diritti d’autore, pubblicitari e morali, su qualsiasi mezzo di comunicazione, rispetto ai post.  

Esempio di  Zapier come funziona

Ad esempio voglio collegare Facebook Lead ADS e Active Campaign. 

Lo zap che vado a creare mi permetterà di salvare automaticamente i dati dei nuovi lead acquisiti con Fb ads su Active Campaign.  

Passaggio 1 

Passaggio 2 

Passaggio 3

Passaggio 4

Passaggio 5

A questo punto il mio zap è creato e pronto per essere utilizzato. 

Vi aspettiamo per analizzare la prossima piattaforma. Se vuoi avere una consulenza di legal strategy siamo a tua disposizione.