La redazione di un regolamento per concorsi a premi rappresenta un adempimento fondamentale per l’organizzazione di un concorso conforme alle disposizioni legislative vigenti.
La legislazione specifica relativa ai concorsi a premi stabilisce l’obbligatorietà del regolamento esclusivamente per quei contest per i quali è necessario il PREMA ONLINE, un procedimento amministrativo che permette di ottenere l’autorizzazione alla realizzazione del concorso.
Tuttavia, è fortemente consigliato predisporre un regolamento anche per i concorsi che non rientrano obbligatoriamente sotto tale normativa. Questo accorgimento si rivela essenziale per prevenire eventuali dispute legali sollevate dai partecipanti o dai vincitori del concorso.
Pertanto, un regolamento dettagliato e ben articolato è un elemento che non deve mai essere trascurato.
Quando si parla di regolamento “ben fatto”, ci si riferisce a un documento che non solo rispetta tutte le prescrizioni legali, ma che è anche chiaro, trasparente e facilmente comprensibile da tutti i partecipanti.
CONTENUTO DELL'ARTICOLO
- 1 Regolamento concorso a premi: cosa dice la normativa
- 2 Regolamento concorsi a premi e regolamento contest online
- 3 Regolamento concorso a premi e GDPR
- 4 Come redigere un regolamento concorso a premi incontestabile
- 5 Le esclusioni di responsabilità
- 6 Ti serve aiuto per redigere il regolamento per il tuo concorso a premi?
Regolamento concorso a premi: cosa dice la normativa
La normativa del concorso a premi, il D.P.R. 430/2001 distingue due tipi di concorso: quelli che devono seguire un iter molto complesso per lo svolgimento, e quelli che invece ne sono esclusi.
I concorsi che rientrano nella normativa hanno come primo requisito essenziale la presenza del regolamento. I concorsi esclusi dalla normativa invece non devono rispondere ad alcun requisito particolare.
I contenuti necessari minimi del regolamento concorso a premi sono:
- indicazione dell’impresa che promuove il contest ed eventuali imprese associate (a questo proposito ricordiamo che gli unici soggetti autorizzati ad organizzare un concorso a premi sono quelli iscritti al registro delle imprese)
- indicazione del soggetto delegato se c’è (cioè il professionista specializzato a cui è stata delegata la parte burocratica del concorso)
- deve essere indicata la durata del concorso (massimo un anno, a partire dalla data in cui viene lanciato il concorso fino alla decretazione dei vincitori)
- ambito territoriale di svolgimento
- indicazione dei soggetti a cui il concorso è destinato: non necessariamente il concorso è aperto a tutti. Può ad esempio essere organizzato un contest solo per i dipendenti di un’azienda, ad esempio.
- modalità di svolgimento molto dettagliata (ricordiamo che i concorsi a premio sono quelli in cui la vincita dipende dalla sorte o dall’abilità dei soggetti partecipanti oggettivamente dimostrabile)
- natura e valore dei premi (sono vietati i beni in denaro)
- il termine entro cui saranno consegnati i premi
- Onlus a cui si devolveranno i premi non ritirati o non vinti
- Canali attraverso cui sarà promosso il concorso
- Rinuncia o meno alla rivalsa della ritenuta alla fonte
- GDPR: nel regolamento si dovranno specificare le finalità di trattamento dei dati e rinviare all’informativa privacy.
- Dove sarà visibile il regolamento del concorso, visto che deve essere reperibile da tutti i partecipanti in qualsiasi momento.
Il regolamento concorso a premi dovrà essere trasmesso al MISE entro 15 giorni prima del lancio del concorso, attraverso il servizio PREMA on-line, l’unica modalità consentita a partire dal gennaio 2011, quando è entrato in vigore il d. direttoriale del Luglio 2010.
Se vengono apportate delle modifiche al regolamento anche durante lo svolgimento del concorso, queste dovranno essere comunicate al Ministero.
La sottoscrizione del documento, obbligatoria, è stata sostituita dalla firma digitale. Mentre al di là della forma scritta, non sono richiesti altri requisiti.
Corso Legale Contest Online
28 lezioni di teoria e pratica
Cosa imparerai?
- Tutti i passi legali necessari a organizzare una manifestazione a premi
- Alternative legali ai classici concorsi con forte risparmio economico
- Come evitare sanzioni fino a 500.000 euro
- Strategia legale per l’organizzazione di una manifestazione a premi
Regolamento concorsi a premi e regolamento contest online
Come abbiamo visto nella guida dedicata al concorso a premi, dal punto di vista della normativa non c’è alcuna distinzione fra i due tipi di concorso.
Infatti la normativa sui concorsi risale a molto prima dell’esplosione di internet come mezzo di comunicazione e di marketing, quindi i contest online non vengono presi in considerazione.
È stato il MISE ad intervenire attraverso varie FAQ per le integrazioni.
Dal punto di vista del regolamento non cambia nulla fra i due tipi di canali. Non cambia niente neppure per il regolamento concorso a premi su facebook.
L’unica cosa è che se il contest online è organizzato da un’impresa estera, sul regolamento dovrà essere scritto chi è il soggetto fiscale referente del Paese in cui si svolge il concorso.
Poi ovviamente cambieranno i canali attraverso cui il concorso viene promosso.
Regolamento concorso a premi e GDPR
Anche qui possiamo fare un discorso molto simile al precedente: quando è entrata in vigore la normativa del concorsi online il GDPR non c’era. Come mai adesso lo ritroviamo nei contenuti minimi necessari del Regolamento?
Perché è lo stesso MISE a chiarire che per quanto riguarda i concorsi a premio è necessario richiedere il consenso dell’interessato, oltre che per la profilazione a fini marketing, anche per lo svolgimento del concorso a premi.
Richiedere il consenso espresso per la mera partecipazione al concorso è discutibile, visto che senza i dati non si può partecipare all’estrazione.
Ne consegue che è necessario inserire nel regolamento la clausola in cui si esplicitano le finalità del trattamento, puntualizzando che se l’utente no dà il consenso al trattamento dei dati, non potrà partecipare all’estrazione dei premi.
Il consenso va richiesto esplicitamente anche se i partecipanti sono già clienti, così come sarà necessario il consenso esplicito ed espresso per ogni ulteriore finalità di trattamento.
Mentre il regolamento contiene l’informativa breve, dovrà anche contenere il link all’informativa privacy estesa.
Ascolta il podcast
Come redigere un regolamento concorso a premi incontestabile
Come anticipato all’inizio, è sempre opportuno redigere un regolamento per tutti i tipi di concorsi a premi. Il regolamento infatti ha come destinatari gli ipotetici partecipanti.
Soprattutto il regolamento, nei confronti dei partecipanti, vale come promessa al pubblico, quindi tutela entrambe le parti in merito a ciò che vi è scritto.
Quindi per invogliare alla partecipazione il regolamento dovrà essere scritto con linguaggio accessibile, e contenere più dettagli possibile in merito alla modalità di partecipazione, di estrazione dei premi e tutti i dettagli sui premi messi in palio.
Ad esempio quando si mettono in palio dei viaggi gli equivoci possono essere molti.
Esempi di clausole del regolamento relative ai premi messi in palio
Nel caso della messa in palio di un viaggio, bisogna ben specificare le condizioni e cosa è compreso:
- date del viaggio: sono già stabilite o si può scegliere fra più opzioni
- modalità di prenotazione del viaggio
- cosa comprende il viaggio: solo il trasporto, anche i pernottamenti, e addirittura i pasti?
- tutto ciò che è extra ma che sarà necessario durante il soggiorno (pasti, mezzi di trasporto fra più località)
Nel caso di vincita di un voucher per un viaggio:
- elencare tutto ciò che è compreso nel voucher: trasporto, pernottamento o altro in base alla località e date prescelte per usufruire del premio
- definire con esattezza le località tra cui il vincitore può scegliere
- va specificato se sarà poi l’agenzia di viaggi a decidere il luogo di pernottamento in base alle disponibilità nelle date scelte
- il voucher è cedibile a terzi?
- il voucher è utilizzabile insieme ad altre promo?
- il valore del voucher può essere sfruttato in più occasioni fino all’esaurimento del totale del valore?
Questi sono solo alcuni dei quesiti a cui è opportuno rispondere sempre, sia che la risposta sia affermativa che negativa, in virtù del principio della massima trasparenza che permette di evitare contestazioni da parte di partecipanti e vincitori.
Guida Contest
Contest senza segreti – Dai uno sguardo, clicca sull’immagine per l’anteprima della tua nuova guida legale
Clausole relative alla modalità di estrazione dei vincitori
Prima di tutto è necessario essere chiarissimi sui requisiti necessari per partecipare al concorso:
- bisogna essere clienti
- c’è un minimo di spesa
- chiunque può partecipare
Come viene comunicata la vincita:
- se per e-mail, va sottolineata l’importanza per l’utente di rilasciare un indirizzo mail che controlla di frequente
- è necessaria una mail di accettazione da parte dei vincitori? Se sì, entro quanto tempo va inviata?
- quali sono gli adempimenti necessari per riscuotere il premio?
Le esclusioni di responsabilità
È nell’interesse dell’impresa che organizza il concorso prevedere delle esclusioni di responsabilità.
Per essere valide le esclusioni di responsabilità devono essere inserite nel regolamento concorso a premi.
Esempi:
- esclusione di responsabilità se i partecipanti al concorso hanno dato i dati non corretti per essere contattati in caso di vincita, quindi non sarà possibile reperirli con i mezzi stabiliti per comunicare la vincita ( ad esempio se nel regolamento si stabilisce che la vincita viene comunicata per e-mail e poi l’indirizzo di posta elettronica risulta errato)
- per premi che non sono più reperibili al momento della vincita, per cause non imputabili all’organizzatrice del concorso che si impegna a sostituirli con premi del medesimo valore.
Ti serve aiuto per redigere il regolamento per il tuo concorso a premi?
Legal for Digital è lo studio che fa per te:
- Abbiamo la base teorica: I co-founder del nostro studio sono gli autori del primo libro guida uscito in Italia su Contest e Concorsi a Premi.
- Abbiamo esperienza nel settore: il nostro studio ha organizzato una moltitudine di concorsi a premi, sia inclusi nella normativa, sia esclusi come quello lanciato da Alphatauri.
è opportuno rivolgersi a Legal for Digital per una consulenza in merito al concorso che si vuole lanciare, prima ancora di iniziare l’organizzazione del concorso stesso. In questo modo potremo analizzare tutte le criticità legali a cui si può andare incontro, e risolverle in via preventiva.
Contestualmente andremo a redigere il regolamento più chiaro, preciso e trasparente possibile. Ma ricorda che se il tuo concorso a premi non rientra nella tipologia esclusa la documentazione completa deve arrivare al Ministero almeno 15 giorni prima della data del lancio del concorso. E non ci vuole solo il Regolamento. Quindi il nostro consiglio è di contattarci appena hai il progetto.