Dati biometrici e GDPR, come essere compliant

Sempre più frequentemente si utilizzano i dati biometrici per l’identificazione delle persone: al riconoscimento facciale per sbloccare gli smartphone all’utilizzo delle impronte digitali per l’accesso ai luoghi di lavoro.

Le tecnologie che permettono di identificare le persone offrono indubbi vantaggi in termini di sicurezza e praticità, ma sollevano anche importanti questioni riguardo alla privacy e alla protezione dei dati personali.

Il GDPR stesso prevede una regolamentazione specifica per questo tipo di dati “particolari”.

Comprendere appieno le implicazioni del GDPR sulla gestione dei dati biometrici è fondamentale per ogni organizzazione che voglia operare in modo legittimo e responsabile, evitando rischi legali e reputazionali. Tuttavia comprendere le implicazioni delle normative non è affatto semplice. Ecco il perché di questo articolo: se sei un imprenditore, un responsabile HR, un IT manager o chiunque altro abbia a che fare con la gestione dei dati biometrici nella tua organizzazione, leggi fino in fondo. Preparati ad acquisire le conoscenze e gli strumenti necessari per affrontare con successo le sfide del GDPR e trasformare la compliance in un’opportunità di crescita e di fiducia per la tua azienda.

Cosa sono i dati biometrici?

Secondo l’articolo 4 del GDPR, i dati biometrici sono definiti come “dati personali ottenuti da un trattamento tecnico specifico relativi alle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona fisica che ne consentono o confermano l’identificazione univoca”. In parole semplici, si tratta di informazioni che riguardano caratteristiche individuali uniche, come impronte digitali, geometria del volto, iride o retina, voce e persino il DNA.

Alcuni esempi comuni di dati biometrici utilizzati quotidianamente includono:

• Impronte digitali per sbloccare smartphone o accedere a luoghi di lavoro;
• Riconoscimento facciale per l’autenticazione o la sorveglianza;
• Scansione dell’iride o della retina per l’accesso a aree riservate;
• Riconoscimento vocale per l’assistenza clienti o il controllo di dispositivi.

La raccolta dei dati biometrici avviene attraverso appositi strumenti hardware e software, che acquisiscono le informazioni, le immagazzinano e sono in grado di analizzarle e metterle a confronto con i dati già presenti in archivio. In questo modo, avviene l’identificazione univoca della persona fisica o, in caso di esito negativo, la mancata identificazione.

La caratteristica principale che distingue i dati biometrici da altri tipi di dati personali è la loro capacità di identificare in modo univoco un individuo. Mentre informazioni come il nome, l’indirizzo email o il numero di telefono possono essere condivise da più persone, i dati biometrici sono strettamente legati all’identità biologica di una singola persona e sono quindi considerati altamente sensibili.

Questa natura speciale dei dati biometrici li rende uno strumento potente per l’autenticazione e la sicurezza, ma allo stesso tempo pone significativi rischi per la privacy in caso di utilizzo improprio o violazione dei dati. Ecco perché il GDPR impone regole rigorose per il trattamento dei dati biometrici, come vedremo nelle prossime sezioni.

I dati biometrici sono considerati dati sensibili?

Il GDPR classifica i dati personali in diverse categorie, ognuna delle quali gode di un livello di protezione differente. Se vuoi sapere tutto sui dati personali, leggi qui. I dati biometrici rientrano nella categoria dei “dati particolari” (precedentemente noti come “dati sensibili”), insieme ad altre informazioni come l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, i dati genetici e quelli relativi alla salute o all’orientamento sessuale di una persona.

Questa classificazione implica che i dati biometrici sono soggetti a condizioni di trattamento più rigorose rispetto ai dati personali “ordinari”. In linea di principio, il GDPR vieta il trattamento dei dati particolari, a meno che non si applichi una delle eccezioni previste dall’articolo 9, come il consenso esplicito dell’interessato o la necessità di tutelare interessi vitali.

Pertanto, se la tua azienda raccoglie, utilizza o conserva dati biometrici, dovrai assicurarti di avere una solida base giuridica per farlo e di adottare misure di sicurezza adeguate per proteggere questi dati da accessi non autorizzati, perdite o alterazioni. Approfondiremo questi aspetti nella prossima sezione dedicata al trattamento dei dati biometrici secondo il GDPR.

Trattamento dei dati biometrici secondo il GDPR

L’articolo 9 del GDPR stabilisce il principio generale di divieto di trattamento dei dati biometrici, in quanto rientrano nella categoria dei dati particolari. Tuttavia, il regolamento prevede anche una serie di eccezioni che consentono il trattamento legittimo di tali dati in determinate circostanze.

Le principali condizioni che permettono il trattamento dei dati biometrici sono:

1. Consenso esplicito: l’interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento dei suoi dati biometrici per una o più finalità specifiche.
2. Adempimento di obblighi legali: il trattamento è necessario per adempiere a obblighi previsti da leggi, regolamenti o contratti collettivi in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale e protezione sociale.
3. Interesse vitale: il trattamento è necessario per tutelare gli interessi vitali dell’interessato o di un’altra persona fisica qualora l’interessato si trovi nell’incapacità fisica o giuridica di prestare il proprio consenso.
4. Interesse pubblico rilevante: il trattamento è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione o degli Stati membri.
5. Finalità di medicina preventiva o del lavoro: il trattamento è necessario per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro, valutazione della capacità lavorativa del dipendente, diagnosi, assistenza o terapia sanitaria o sociale.

Oltre a rientrare in una di queste eccezioni, il trattamento dei dati biometrici deve comunque rispettare i principi generali di protezione dei dati sanciti dal GDPR, come la liceità, la correttezza, la trasparenza, la limitazione delle finalità, la minimizzazione dei dati e l’esattezza.

È importante sottolineare che, anche in presenza di una base giuridica valida, le aziende devono sempre effettuare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) prima di procedere al trattamento dei dati biometrici, al fine di identificare e mitigare i rischi per i diritti e le libertà degli interessati.

Inoltre, le aziende devono fornire agli interessati un’informativa chiara e completa sul trattamento dei loro dati biometrici, specificando le finalità del trattamento, la base giuridica, i destinatari dei dati e i diritti esercitabili.

Obblighi per le aziende che raccolgono dati biometrici

Se la tua azienda raccoglie, utilizza o conserva dati biometrici, il GDPR ti impone una serie di obblighi specifici per garantire la protezione di questi dati sensibili. Vediamo nel dettaglio quali sono:

1. Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA): prima di iniziare il trattamento dei dati biometrici, devi effettuare una DPIA per valutare i rischi per i diritti e le libertà delle persone interessate e identificare le misure necessarie per mitigarli.
2. Informativa privacy: devi fornire agli interessati un’informativa chiara, trasparente e facilmente accessibile sul trattamento dei loro dati biometrici. L’informativa deve specificare le finalità del trattamento, la base giuridica, i destinatari dei dati, i diritti degli interessati e le misure di sicurezza adottate. Leggi qui come deve essere redatta l’informativa privacy nei dettagli.
3. Consenso esplicito: se il trattamento si basa sul consenso dell’interessato, questo deve essere espresso in modo esplicito, libero, specifico e inequivocabile. Gli interessati devono poter revocare il consenso in qualsiasi momento e con la stessa facilità con cui l’hanno prestato.
4. Misure di sicurezza adeguate: devi adottare misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati biometrici da accessi non autorizzati, perdite, distruzione o alterazione. Tali misure possono includere la cifratura dei dati, la pseudonimizzazione, il controllo degli accessi e la formazione del personale.
5. Nomina di un DPO: se il trattamento dei dati biometrici rientra nelle tue attività principali o richiede il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala, devi nominare un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) che supervisioni la conformità al GDPR. Ma sai chi è il DPO? Se la risposta è no, dovresti leggere: chi è il DPO.
6. Registro delle attività di trattamento: devi mantenere un registro delle attività di trattamento dei dati biometrici, indicando le finalità del trattamento, le categorie di interessati e di dati personali, i destinatari dei dati e i termini previsti per la cancellazione. Come deve essere tenuto e redatto il registro dei trattamenti? Approfondisci qui!
7. Notifica di violazioni dei dati: in caso di violazione dei dati biometrici che possa comportare un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche, devi notificare tempestivamente l’autorità di controllo competente e, se necessario, gli interessati. Sai cosa fare in caso di data breach? Trovi tutte le indicazioni qui.

Rispettare questi obblighi richiede un impegno significativo da parte delle aziende, ma è fondamentale per garantire la conformità al GDPR ed evitare sanzioni che possono arrivare fino al 4% del fatturato globale annuo.

Dati biometrici in ambito lavorativo

Uno degli ambiti in cui l’utilizzo dei dati biometrici sta diventando sempre più comune è quello del lavoro. Molte aziende utilizzano sistemi di riconoscimento biometrico per finalità di controllo degli accessi, rilevazione delle presenze o autenticazione degli utenti. Tuttavia, l’uso di questi dati in ambito lavorativo solleva delicate questioni riguardo al bilanciamento tra le esigenze di sicurezza e organizzazione del datore di lavoro e il diritto alla privacy dei lavoratori.

Il Garante della Privacy è intervenuto più volte per fornire indicazioni sull’utilizzo dei dati biometrici sul luogo di lavoro. In linea general il ricorso a sistemi di rilevazione biometrica deve essere giustificato dalla presenza di questi fattori:

• Reali esigenze di sicurezza o organizzative
• Rispettare i principi di
  • necessità,
  • proporzionalità
  • minimizzazione dei dati.

Quando si valuta l’utilizzo di dati biometrici in ambito lavorativo, è quindi necessario effettuare una attenta ponderazione tra i benefici attesi e i rischi per i diritti dei lavoratori. Alcune buone pratiche da seguire includono:

• Effettuare una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per valutare la necessità e la proporzionalità del trattamento biometrico
• Coinvolgere le rappresentanze sindacali e ottenere, ove possibile, il consenso dei lavoratori interessati
• Fornire ai lavoratori un’informativa chiara e completa sull’uso dei loro dati biometrici e sui loro diritti
• Adottare misure di sicurezza adeguate per proteggere i dati biometrici da accessi non autorizzati o usi impropri
• Limitare l’accesso ai dati biometrici al personale strettamente necessario e fornire adeguata formazione sulla loro gestione
• Garantire ai lavoratori l’esercizio dei loro diritti, come l’accesso, la rettifica o la cancellazione dei dati

Seguendo queste indicazioni, le aziende possono utilizzare i dati biometrici per migliorare la sicurezza e l’efficienza organizzativa, tutelando al contempo la privacy e la dignità dei lavoratori.

Esempi pratici di uso lecito e illecito dei dati biometrici

Per comprendere meglio come le norme sulla protezione dei dati biometrici si applicano in pratica, può essere utile esaminare alcuni casi di studio ed esempi concreti tratti dall’esperienza del Garante della Privacy e delle aziende.

Caso 1: Uso improprio delle impronte digitali per la rilevazione delle presenze:

Un’azienda aveva introdotto un sistema di rilevazione delle presenze basato sulle impronte digitali dei dipendenti. Tuttavia, il Garante ha ritenuto che l’uso di dati biometrici per questa finalità fosse sproporzionato e non necessario, in quanto gli stessi obiettivi potevano essere raggiunti con strumenti meno invasivi, come i badge elettronici. L’azienda è stata quindi sanzionata e ha dovuto rimuovere il sistema biometrico. Lezione: prima di introdurre sistemi di rilevazione biometrica, valuta attentamente se siano davvero necessari e proporzionati rispetto alle finalità perseguite.

Caso 2: Riconoscimento facciale per l’accesso a locali ad alta sicurezza

Un’azienda che gestisce infrastrutture critiche ha implementato un sistema di riconoscimento facciale per controllare l’accesso a locali ad alta sicurezza. In questo caso, il Garante ha ritenuto che l’uso di dati biometrici fosse giustificato dalla necessità di garantire elevati standard di sicurezza e ha autorizzato il trattamento, a condizione che l’azienda adottasse adeguate misure di protezione dei dati. Lezione: l’uso di dati biometrici può essere legittimo quando è necessario per tutelare interessi pubblici rilevanti o per garantire la sicurezza di persone e beni.

Caso 3: Condivisione impropria di dati biometrici con terze parti

Un’azienda aveva raccolto i dati biometrici dei dipendenti per finalità di controllo accessi, ma successivamente aveva condiviso tali dati con una società terza per lo sviluppo di un nuovo sistema di riconoscimento facciale, senza informare adeguatamente i lavoratori e senza una valida base giuridica. Il Garante ha sanzionato l’azienda per violazione dei principi di limitazione delle finalità e di trasparenza. Lezione: i dati biometrici raccolti per una specifica finalità non possono essere riutilizzati per scopi diversi senza una valida base giuridica e senza informare gli interessati.

Questi sono solo alcuni esempi di come le norme sulla protezione dei dati biometrici vengono applicate nella pratica. Per evitare rischi e sanzioni, è fondamentale che le aziende si dotino di politiche e procedure interne per la gestione dei dati biometrici, che tengano conto delle indicazioni del Garante e delle best practice di settore.

Alcune buone pratiche da seguire includono:

• Effettuare una mappatura dei trattamenti di dati biometrici e valutarne la liceità e la necessità;
• Nominare un responsabile della protezione dei dati (DPO) e coinvolgerlo nelle decisioni che riguardano i dati biometrici;
• Adottare misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati biometrici, come la cifratura, la pseudonimizzazione e il controllo degli accessi;
• Formare il personale sulla corretta gestione dei dati biometrici e sulla prevenzione di violazioni;
• Effettuare periodiche valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per identificare e mitigare i rischi;
• Collaborare con le autorità di controllo e seguire le loro indicazioni in caso di ispezioni o richieste di chiarimenti.

Investire nella conformità al GDPR e nella corretta gestione dei dati biometrici non solo permette di evitare sanzioni, ma può anche diventare un vantaggio competitivo per le aziende, dimostrando ai clienti e ai partner commerciali il proprio impegno per la tutela della privacy e la sicurezza dei dati.

Cosa può fare Legal for Digital per la tua azienda che ha necessità di monitorare gli accessi

Se sei un’azienda che utilizza o sta valutando di utilizzare dati biometrici per finalità di sicurezza, controllo accessi o autenticazione degli utenti, è fondamentale assicurarsi di farlo in modo conforme al GDPR e alle indicazioni del Garante della Privacy. Tuttavia, navigare nella complessità delle norme e adottare le misure tecniche e organizzative adeguate può essere una sfida, soprattutto se non si hanno competenze specifiche in materia di protezione dei dati.

È qui che entra in gioco Legal For Digital, lo studio legale specializzato in diritto delle nuove tecnologie e protezione dei dati personali. Il nostro team di avvocati e consulenti privacy ti può affiancare in ogni fase del ciclo di vita dei dati biometrici, dalla valutazione iniziale dei rischi e delle opportunità fino all’implementazione delle misure di sicurezza e alla gestione di eventuali violazioni dei dati.

Ecco alcuni dei servizi che offriamo in materia di dati biometrici e GDPR:

• Analisi della liceità e della necessità del trattamento dei dati biometrici
• Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA)
• Redazione di informative privacy e consensi specifici per il trattamento dei dati biometrici
• Assistenza nella nomina e nelle attività del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)
• Definizione di politiche e procedure aziendali per la gestione dei dati biometrici
• Formazione del personale sulla corretta gestione dei dati biometrici e sulla prevenzione di violazioni
• Assistenza nella gestione di violazioni dei dati biometrici e nella comunicazione con le autorità di controllo
• Rappresentanza legale in caso di contenziosi o sanzioni legate al trattamento dei dati biometrici

Scegliere Legal For Digital come partner per la conformità al GDPR e la gestione dei dati biometrici significa affidarsi a professionisti con una consolidata esperienza nel settore, sempre aggiornati sulle ultime novità normative e tecnologiche. Il nostro approccio è orientato al business dei nostri clienti: non ci limitiamo a indicare cosa prevede la legge, ma ti aiutiamo a trovare soluzioni pratiche ed efficaci per coniugare la conformità normativa con le tue esigenze organizzative e di sviluppo.