⚖️ NDA, non disclosure agreement, cos’è e quando serve l’accordo di riservatezza

09 Aprile 2024 Alessandro Vercellotti

Il Non Disclosure Agreement (NDA), o accordo di riservatezza, rappresenta uno strumento cruciale in vari settori per proteggere informazioni sensibili. In alcune professioni, come quella degli avvocati o dei medici, la riservatezza è un dovere etico e deontologico intrinseco al loro ruolo. Tuttavia, in altri ambiti, è necessario stipulare un NDA per assicurare la tutela di dati e informazioni riservate.

L’NDA si focalizza sulla protezione di dettagli critici come strategie aziendali, know-how, marchi non ancora registrati e brevetti. La rivelazione di tali informazioni può infliggere danni significativi all’azienda.

È importante notare che la “divulgazione” in questo contesto non implica necessariamente una diffusione di massa; anche la condivisione di dati confidenziali con un singolo individuo può essere considerata una violazione dell’accordo.

Per garantire la sua efficacia, un NDA deve includere clausole di penalizzazione in caso di violazione e specifiche disposizioni per salvaguardare entrambe le parti coinvolte.

In questo articolo esploriamo in dettaglio tutti gli aspetti cruciali di un accordo di riservatezza NDA, delineando come possa fungere da baluardo contro la divulgazione non autorizzata di informazioni vitali.

CONTENUTO DELL'ARTICOLO

1 La funzione e l’Importanza dell’accordo di riservatezza (NDA) nel mondo aziendale
2 Quando è opportuno stipulare un accordo di riservatezza
3 L’oggetto dell’NDA è fondamentale per tutelare le informazioni sensibili
- 3.1 Accordo di riservatezza come strumento per il risarcimento
4 Chi sono i soggetti coinvolti negli accordi di riservatezza
5 La struttura dettagliata di un accordo NDA personalizzato
6 Violazione dell’obbligo di non divulgazione nei contratti di riservatezza
7 Differenza fra accordo di riservatezza e clausola di riservatezza
8 Quando è meglio non chiedere di firmare l’ accordo di non divulgazione
9 Esempio di accordo di riservatezza: Google
10 Conclusioni Non Disclosure Agreement

La funzione e l’Importanza dell’accordo di riservatezza (NDA) nel mondo aziendale

L’Accordo di non divulgazione (NDA), nato inizialmente negli Stati Uniti, è diventato uno strumento legale fondamentale nelle relazioni commerciali e professionali a livello globale. L’acronimo NDA sta per “Non Disclosure Agreement”, che tradotto in italiano significa “accordo di riservatezza” o “accordo di non divulgazione”.

Questo accordo, nella sua essenza, è un contratto he può assumere forme sia unilaterali sia bilaterali a seconda delle esigenze specifiche delle parti coinvolte. In ambito commerciale, l’NDA sancisce il dovere delle parti di mantenere la riservatezza su tutte le informazioni relative alla trattativa in oggetto e su qualunque dettaglio venga scambiato durante le negoziazioni.

Nel mondo degli affari, specialmente in caso di collaborazioni, partenariati o progetti condivisi, si rende spesso necessario scambiare dati e informazioni sensibili tra aziende, imprese o agenzie. In queste circostanze, l’NDA diventa uno strumento cruciale per garantire che tali informazioni non vengano divulgate in modo improprio o utilizzate a svantaggio di una delle parti.

La stipula di un NDA assicura un ambiente di lavoro basato sulla fiducia e sulla sicurezza, permettendo alle parti di condividere le informazioni necessarie per il successo del progetto o della collaborazione, senza il timore di perdite di dati sensibili o di informazioni strategiche. In questo modo, l’NDA si afferma come un pilastro fondamentale per la gestione etica e sicura delle relazioni commerciali e professionali nell’era moderna.

Quando è opportuno stipulare un accordo di riservatezza

Gli accordi di riservatezza, noti come Non Disclosure Agreements (NDA), sono strumenti vitali per la protezione di informazioni sensibili in diversi contesti aziendali e professionali. Ecco alcuni scenari principali in cui la stipula di un NDA si rivela particolarmente cruciale:

Accordo di riservatezza per i dipendenti: in azienda, la salvaguardia delle informazioni interne è fondamentale. L’NDA stipulato con i dipendenti impone loro di mantenere la riservatezza delle informazioni aziendali, non solo durante il rapporto di lavoro ma anche dopo la sua conclusione. Questo accordo è essenziale per proteggere segreti commerciali, strategie interne e dati sensibili dall’essere divulgati a concorrenti o al pubblico.
Non disclousure Agreement nelle collaborazioni esternalizzate: questo tipo di NDA è particolarmente rilevante per le aziende che collaborano con liberi professionisti, consulenti o agenzie esterne. Si tratta di garantire che queste parti terze non divulghino informazioni confidenziali relative ai processi lavorativi, ai dati interni dell’azienda e alle informazioni sui clienti. È uno strumento indispensabile per mantenere la confidenzialità nei rapporti di outsourcing.
Accordo di riservatezza e non divulgazione per la protezione di idee e progetti innovativi: in ambiti come le startup tecnologiche o le imprese che sviluppano nuovi prodotti, l’NDA diventa un baluardo per la protezione delle idee innovative. Questo accordo previene la divulgazione di concept, ricerche e sviluppi a concorrenti o al pubblico, specialmente prima della loro realizzazione o brevettazione, salvaguardando così il valore e l’unicità dell’innovazione.
Contrattodi riservatezza in transazioni commerciali e fusioni: durante trattative per fusioni, acquisizioni o altre importanti transazioni commerciali, gli NDA sono strumenti indispensabili. Proteggono le informazioni scambiate tra le parti, assicurando che dettagli finanziari, strategie e piani operativi non vengano divulgati a terze parti non autorizzate.
NDA in fasi di negoziazione e sviluppo di partenariati: In fase di negoziazione per possibili partenariati o collaborazioni strategiche, l’NDA assicura che le informazioni scambiate nel corso delle trattative rimangano riservate. Questo previene il rischio che le informazioni vengano usate a svantaggio di una delle parti o vengano divulgate senza consenso.

In ciascuno di questi scenari, l’NDA funge da strumento legale per preservare l’integrità e la sicurezza delle informazioni. È fondamentale, tuttavia, che tali accordi siano redatti con precisione e chiarezza, delineando esattamente quali informazioni sono considerate riservate, il periodo di validità dell’accordo e le possibili sanzioni in caso di violazione. In questo modo, l’NDA diventa uno strumento fondamentale per una gestione etica e sicura delle informazioni in ambito aziendale e professionale.

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L’oggetto dell’NDA è fondamentale per tutelare le informazioni sensibili

Il contratto di Non Disclosure Agreement (NDA) gioca un ruolo fondamentale nella protezione di informazioni che, se divulgate, possono causare danni significativi a livello imprenditoriale o di business. Per comprendere meglio l’ampiezza di questo argomento, ecco alcuni esempi di ciò che può essere tutelato:

Know-how aziendale
Segreti industriali
Marchi non ancora registrati
Invenzioni prive di brevetto
Processi lavorativi
Strategie di marketing e comunicazione
Business plan
Informazioni economiche e finanziarie

Anche i liberi professionisti, come avvocati o medici, possono aver bisogno di un contratto di non divulgazione quando condividono informazioni coperte da segreto professionale con terzi. In questi casi, è essenziale far firmare un patto di riservatezza ai collaboratori.

Nel nostro studio legale, per esempio, abbiamo un NDA che viene firmato da ogni freelancer con cui collaboriamo per la gestione della comunicazione. Questo passaggio è vitale per affermare i diritti di proprietà intellettuale su informazioni protette dal segreto industriale.

Nel contratto, definiamo con precisione le informazioni da mantenere riservate. L’accordo deve dettagliare specificamente lo scopo, il motivo, il momento e il luogo in cui queste informazioni possono essere utilizzate. Qualsiasi uso delle informazioni che non rispetti gli obiettivi pattuiti nel contratto è considerato illecito, a meno che non venga espressamente approvato per iscritto.

Infine, è importante notare che gli obblighi di riservatezza stabiliti nell’NDA decadono quando le informazioni diventano di dominio pubblico. Questa clausola serve a bilanciare la protezione delle informazioni sensibili con il diritto alla libera diffusione di informazioni una volta che esse entrano nel dominio pubblico.

Accordo di riservatezza come strumento per il risarcimento

Un aspetto cruciale nella gestione delle informazioni sensibili è la capacità di dimostrare che sono state adottate tutte le misure adeguate per proteggerle. Questo elemento è fondamentale, specialmente nel contesto di una violazione dei termini di un accordo di riservatezza o di un NDA. In caso di divulgazione illecita, la capacità di dimostrare che si sono prese precauzioni adeguate per salvaguardare le informazioni è essenziale per legittimare e far valere i diritti legali.

Questo implica che, al momento della stipula di un accordo di riservatezza o dell’implementazione di una clausola di riservatezza, non basta semplicemente definire quali informazioni siano confidenziali. È altresì importante documentare e attuare procedure e protocolli specifici che dimostrino un impegno attivo nella protezione di queste informazioni. Ciò può includere, ad esempio, la restrizione dell’accesso a determinati dati, l’uso di sistemi di sicurezza informatica avanzati, o la formazione del personale sulle pratiche di riservatezza.

In caso di violazione, la presenza di queste misure preventive non solo rafforza la posizione legale in un contesto giudiziario, ma serve anche a dimostrare la serietà e la diligente gestione delle informazioni da parte dell’azienda o del professionista. Pertanto, la capacità di provare che sono state prese misure idonee per proteggere le informazioni non solo costituisce una salvaguardia legale, ma rappresenta anche un elemento chiave per la reputazione e l’affidabilità professionale.

Chi sono i soggetti coinvolti negli accordi di riservatezza

Il contratto di NDA può essere utilizzato da piccole e medie imprese, grandi aziende e liberi professionisti: ogni soggetto avrà un documento personalizzato sulla base della tipologia di informazioni confidenziali da condividere.

I soggetti coinvolti in un accordo di riservatezza possono essere diversi:

dipendenti e collaboratori,
fornitori,
possibili investitori,
partner di un progetto.

Insomma: tutti gli stakeholder che gravitano intorno alla tua realtà imprenditoriale hanno orecchie abbastanza grandi per sentire informazioni confidenziali e occhi abbastanza attenti per vedere i tuoi processi aziendali.

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La struttura dettagliata di un accordo NDA personalizzato

Sebbene sia possibile trovare online numerosi modelli di accordo di riservatezza a prezzi accessibili, pronti per il download, è fondamentale comprendere che questi template generalizzati raramente offrono una tutela adeguata per la tua attività specifica. Un NDA efficace è un documento personalizzato, creato su misura per le esigenze uniche del tuo business, con clausole dettagliate che proteggono le informazioni confidenziali specifiche della tua realtà aziendale.

Vediamo quali elementi essenziali dovrebbero essere inclusi in un NDA ben strutturato, come quelli che noi di Legal for Digital prepariamo:

Parti coinvolte: identificare chiaramente le parti vincolate dall’accordo. L’obbligo di riservatezza può essere imposto a una o entrambe le parti.
Oggetto dell’accordo: specificare in dettaglio le informazioni riservate che verranno condivise. Una descrizione precisa dell’oggetto aumenta il livello di protezione.
Scopo della condivisione: definire chiaramente lo scopo per cui vengono condivise le informazioni e stabilire che qualsiasi utilizzo esterno a questo scopo sia considerato illecito.
Durata dell’obbligo di riservatezza: determinare se l’accordo ha una scadenza definita o se persiste per un periodo indeterminato.
Penali per violazioni: stabilire penali proporzionate all’entità del danno potenziale che l’azienda potrebbe subire in caso di divulgazione. Queste sanzioni hanno lo scopo di fungere da deterrente contro eventuali violazioni.
Conformità al GDPR: nel caso l’accordo implichi la condivisione di dati personali, è essenziale includere clausole relative al GDPR, specificando le finalità del trattamento dei dati e, se necessario, la nomina di un responsabile esterno del trattamento.
Foro competente: Indicare il foro giurisdizionale competente per risolvere eventuali controversie.
Legislazione applicabile: scegliere la legislazione applicabile all’NDA, considerando il paese di residenza delle parti. Questa scelta rimane valida anche se le parti risiedono in paesi diversi.

In sintesi, un NDA efficace richiede un’attenzione scrupolosa a questi dettagli per assicurare che tutte le informazioni sensibili siano adeguatamente protette.

Violazione dell’obbligo di non divulgazione nei contratti di riservatezza

Capisco, la tua domanda mira a comprendere in che modo si configura una violazione dell’obbligo di non divulgare previsto in un accordo di riservatezza.

Nell’ambito di un contratto di riservatezza, la “non divulgazione” implica l’obbligo di non rivelare informazioni riservate a nessun soggetto esterno al contesto specificato nell’accordo. Ciò significa che qualsiasi forma di comunicazione di queste informazioni a persone non autorizzate, anche se si tratta di familiari o amici, costituisce una violazione dell’accordo.

La violazione non è limitata alla divulgazione di massa o alla pubblicazione delle informazioni; anche la condivisione di dettagli riservati in un contesto privato, come una conversazione con un membro della famiglia, può essere considerata una violazione.

L’essenza dell’accordo di non divulgazione è proprio nel mantenere la riservatezza delle informazioni a un cerchio ristretto e specificamente definito di persone, solitamente quelle direttamente coinvolte nel progetto o nell’attività per cui le informazioni sono rilevanti.

Differenza fra accordo di riservatezza e clausola di riservatezza

È essenziale distinguere tra un accordo di riservatezza (NDA) e una clausola di riservatezza, termini che possono creare confusione per chi non è del settore.

L’NDA è un tipo di contratto atipico, che crea un obbligo di riservatezza indipendente da altri rapporti giuridici esistenti tra le parti che lo sottoscrivono. In pratica, se due aziende sono coinvolte in una trattativa commerciale e stipulano un NDA, i vincoli di riservatezza restano validi anche se la relazione commerciale si interrompe in seguito. L’NDA ha un ruolo strategico nel proteggere la diffusione di asset o know-how che rappresentano un valore economico significativo per il tuo business.

La clausola di riservatezza, d’altra parte, è un elemento specifico incluso all’interno di un contratto più ampio, come ad esempio un accordo di collaborazione. Sebbene abbia un valore giuridico vincolante, la clausola di riservatezza non costituisce il fulcro principale dell’accordo. Le regole stabilite da questa clausola hanno una durata limitata e terminano con la conclusione del rapporto giuridico principale.

Questa distinzione è fondamentale per comprendere quale strumento sia più adatto alle diverse situazioni e necessità aziendali, assicurando una tutela adeguata e mirata delle informazioni riservate.

Quando è meglio non chiedere di firmare l’ accordo di non divulgazione

Le startup sono le realtà più coinvolte dalla tematica dell’accordo di riservatezza.

Molte startup sono alla ricerca di investitori che possano finanziare l’inizio dell’attività: per coinvolgere i partner nel progetto è necessario che l’azienda condivida con i potenziali investitori tutte le dinamiche, le idee e le innovazioni che riguardano il nuovo progetto.

Suggeriamo agli startupper di far sempre firmare un NDA che vincoli unilateralmente l’aspirante partner.

Come ci comportiamo nel caso in cui la controparte si rifiuti di firmare il patto di segretezza?

Eh sì, può succedere. Non pensare che accada per malafede del potenziale partner, la questione è ben diversa. Gli investitori, che conoscono molto bene il mondo delle startup, non firmano quando si rendono conto che l’idea dei giovani imprenditori non è poi così innovativa come loro pensano.

Se ti dovesse capitare prendi il giusto tempo per analizzare il tuo progetto e spiegare all’investitore tutti i passaggi che ti hanno portato a creare la tua startup, svelando ciò che è davvero innovativo solo alla fine della chiacchierata, quando l’investitore è persuaso dal progetto.

Allena le tue competenze comunicative per “vendere” al meglio la tua idea.

Per le startup e i progetti d crowfunding il dilemma della divulgazione completa dell’idea innovativa è sempre presente: da un lato si vorrebbe mantenere un minimo di segretezza, dall’altro in assenza di spiegazioni diventa complesso trovare i fondi per far decollare l’impresa.

Se temi che l’idea fallisca perché viene divulgata ai potenziali competitor, non proteggerla con l’NDA ma con il diritto di proprietà intellettuale.

Quando l’idea è davvero innovativa non pensare di far firmare un NDA ma corri subito a brevettarla o registrarla come marchio.

Il segreto industriale ha invece il compito di mantenere, come suggerisce il termine, un segreto vita natural durante.

Non confondere l’NDA con la protezione della tutela del diritto di proprietà intellettuale: se hai dubbi in merito piuttosto contattaci.

Esempio di accordo di riservatezza: Google

Prendiamo come esempio per spiegare il Non Disclosure Agreement uno dei Big del digital: Google.

L’azienda prevede un contratto con cui i candidati che sostengono l’esame per la certificazione, si impegnano a non divulgare le informazioni su tutto ciò che riguarda lo svolgimento della prova.

Spiega Big G:

“… i contenuti dell’esame, incluse senza alcuna limitazione domande, risposte o qualsiasi comunicazione, comprese comunicazioni verbali relative o correlate all’esame, sono da considerarsi informazioni riservate di Google (“Informazioni riservate”). Qualsiasi divulgazione delle Informazioni riservate costituisce una violazione del presente Accordo e potrebbe compromettere l’integrità e la sicurezza del programma di certificazione […]”.

Google, oltre a essere molto chiaro nell’esposizione, prevede anche una serie di penali “deterrente” per avere la certezza che l’accordo venga rispettato da tutti i candidati.

Il mancato rispetto del documento NDA comporta tre conseguenze:

il divieto di partecipazione all’esame,
la revoca della certificazione,
l’interruzione, a discrezione di Google, di ogni relazione commerciale con il soggetto che ha commesso l’illecito.

Conclusioni Non Disclosure Agreement

A prescindere dal contesto in cui lavori o sei inserito, non sottovalutare mai il ruolo dell’NDA.

Se sei un professionista tenuto al segreto professionale, fai firmare l’accordo di riservatezza ai collaboratori e ai soggetti terzi.
Se sei titolare di una web agency, fai firmare l’accordo di non divulgazione per tutelare i tuoi clienti.
Se hai un’impresa nella quale vengono generate opere creative con un valore economico e tutelabili attraverso uno strumento di diritto di proprietà intellettuale, usa l’NDA.

Il nostro consiglio? Non affidarti a soluzioni fai da te scaricando un modello fac-simile NDA: il valore del tuo business è troppo prezioso per rischiare di non essere tutelati abbastanza.

In Legal for Digital siamo esperti di contrattualistica e ti aiutiamo a redigere un contratto di riservatezza efficace e su misura.

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Alessandro Vercellotti

Avvocato del Digitale, founder partner dello studio Legal for Digital, eletto studio dell'anno 2022 Sole 24 Ore, speaker nei maggiori eventi del digitale d’Italia, eletto Digital Leader Forbes, formatore aziendale, docente, autore per Flaccovio Editore, co-founder del Social Warning Movimento Etico per l’educazione digitale.

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