⚖️ Prendersi cura delle note legali sito web, tramite privacy e cookie policy

La presenza online è un passaggio obbligato in un’era tecnologica come la nostra, che ci vuole sempre connessi e capaci di restare al passo con i tempi. In quest’ottica avere un sito web è il primo tassello di un puzzle più complesso, fatto di una strategia digitale a 360° e comprendente anche il mondo dei social media. Non avrebbe senso, però, imbarcarsi in un processo che richieda un grande investimento economico senza prima aver preso le misure con tutte le questioni preliminari sottese alla sua realizzazione. È il caso delle note legali sito web e del rilievo che rivestono per una piattaforma che voglia essere GDPR compliant.

Essere proprietari di un sito web sul quale atterra un numero potenzialmente infinito di utenti significa, innanzitutto, prevedere le misure necessarie affinché il regolamento europeo privacy trovi applicazione  nel rispetto degli obblighi di trasparenza da esso imposti. In secondo luogo, assumersi la responsabilità del trattamento dei dati personali di quegli stessi utenti.

Un argomento, quest’ultimo, che ha assunto ancora più rilevanza a fronte dell’ingente utilizzo di cookie sul web, strumenti atti a monitorare le preferenze di navigazione sul web. 

È nello spazio tracciato dalle predette questioni che rivestono un ruolo centrale le note legali al sito web come forma di tutela sia nei confronti dell’utente sia nei confronti del titolare dello spazio in rete.

Note legali sito web: cosa sono e quale ruolo rivestono? 

Le note legali al sito web sono banalmente una risposta obbligata alla richiesta di trasparenza posta del regolamento GDPR. Un professionista titolare di P.IVA e una società, che decidano di aprire ciascuno il proprio sito web, hanno l’obbligo di comunicare le  rispettive informazioni legali in modo che qualsiasi utente possa accedervi ed eventualmente effettuare un controllo in rete a riguardo. 

Di solito, le informazioni sono differenti a seconda che si tratti di un libero professionista o di una società. In linea di massima, le informazioni comuni ad entrambi i profili sono:

• la ragione sociale;
• la partita IVA;
• la sede legale;
• l’email e la pec;
• il numero di telefono o di cellulare.

Nel caso delle società, si aggiungono il capitale sociale, il codice fiscale, l’Ufficio del Registro presso il quale si risulta iscritti e il numero REA.

Queste informazioni sono solitamente accompagnate dall’indicazione della privacy policy e della cookie policy, entrambe rappresentanti un punto centrale delle note legali sito web. L’insieme di questi dati trova  collocazione nel footer del sito per una duplice ragione. In primis, si rende possibile la raccolta delle informazioni principali relative al professionista o alla società in un punto accessibile da qualsiasi pagina del sito web. Inoltre, tali dati diventano facilmente reperibili per l’utente senza sviare l’attenzione dallo scopo principale – sia esso commerciale, informazionale o di semplice atterraggio – del sito.

La Privacy Policy nelle note legali sito web

Ogni giorno, miliardi di utenti navigano su internet, che è a sua volta popolato da miliardi di siti web. Tra questi, non tutti sono GDPR compliant. Se hai un’azienda o sei un professionista che vuole fare della presenza digitale un punto di forza, devi assicurarti che il tuo sito web sia a norma di regolamento privacy.

La presenza di una privacy policy sul tuo sito web serve a spiegare agli utenti che vi navigano – e dei quali stai raccogliendo i dati personali – secondo quali norme stai svolgendo questa attività. In particolare, una privacy policy redatta correttamente ti aiuterà a indicare quali dati stai raccogliendo, per quale motivo e in che modo intendi tenerli al sicuro.

Proprio in ragione della sua importanza, questo documento dovrebbe posizionato in una sezione del sito accessibile in qualsiasi momento. Dovrebbe essere scritto in una lingua comprensibile e mediante un linguaggio semplice. L’obiettivo è, infatti, mettere l’utente nella condizione di ottenere tutte le informazioni di cui ha bisogno per capire a quale trattamento siano sottoposti i suoi dati personali. Soltanto così, potrà prendere scelte consapevoli nella navigazione ed eventualmente agire di conseguenza.

Il contenuto della privacy policy, del resto, prevede il diritto di ritirare il consenso al trattamento dei dati personali in qualsiasi momento (laddove rilevante), nonché la possibilità di ricorrere all’Autorità Garante Privacy nel caso in cui si dovessero ravvisare delle violazioni.

La complessità della materia è una delle ragioni per cui ti sconsigliamo di utilizzare uno dei tanti tool online di produzione automatica delle privacy policy e di rivolgerti, invece, a uno studio legale specializzato. Le sanzioni previste in caso di violazione, invero, ammontano al 4% del capitale annuo ovvero a 20 milioni di euro.

La Cookie Policy nelle note legali sito web

Avrai sicuramente presente la fastidiosa tendina a comparsa che ti impedisce di visualizzare il contenuto della pagina quando atterri su un sito web e che ti chiede, proprio sul più bello, se vuoi accettare tutti i cookie. Cosa saranno, poi, questi cookie digitali quando tu li avevi solo mangiati fino a qualche tempo fa?

I cookie – in senso più informatico e meno da bakery – sono dei file di testo di cui il server del sito web ha bisogno per comprendere quali azioni l’utente stia svolgendo durante la navigazione. L’obiettivo è scoprirne le preferenze e salvarle per poi, in futuro, perseguire eventualmente ulteriori fini. 

Esistono diverse tipologie di cookie:

• cookie tecnici, cioè quei cookie che agevolano la navigazione dell’utente anche nelle visite successive (ad esempio, l’utente che si sarà registrato non dovrà fare di nuovo il login);
• cookie di profilazione, cioè quei cookie che salvano le preferenze dell’utente e ne creano un profilo per future attività pubblicitarie e di marketing;
• cookie di terze parti, cioè quei cookie impostati da un sito web diverso rispetto a quello che si sta visitando correntemente.

Da questa prima disamina è facile comprendere per quale ragione il diritto possa sentire il dovere di intervenire: anche in questo caso c’è una raccolta di dati che necessita di un monitoraggio e, soprattutto, di un adeguamento alla normativa GDPR. La tutela della privacy dell’utente è e rimane sempre la priorità.

Cookie Law: le caratteristiche obbligatorie dell’informativa cookie 

L’adeguamento alle disposizioni in materia di tutela della privacy, in base a quanto previsto dallo stesso Garante per la Protezione dei Dati Personali, è avvenuto in Italia con la previsione di tutta una serie di obblighi necessari per la redazione dell’informativa cookie. 

L’idea muove dal presupposto che l’acquisizione del consenso da parte dell’utente debba avvenire in modo consapevole e che ciò sia possibile soltanto con una cookie policy chiara, completa e facilmente accessibile. Al pari, se non forse di più, della privacy policy. Da qui, la collocazione di entrambe nel footer tra le note legali sito web.

A oggi, la normativa prevede che le informazioni collezionate possano essere utilizzate soltanto se l’utente ha prestato espresso consenso. Ne consegue che è compito del titolare del sito web informare gli utenti dell’utilizzo del cookie, delle modalità con cui i cookie vengono usati e delle finalità di raccolta dei dati personali.

Pertanto, sappi che ti troverai a redigere due cookie policy:

• una in forma breve, da presentare all’utente nel momento in cui atterrerà sul sito per consentirgli di compiere una scelta rapida e di iniziare la navigazione;
• e una in forma estesa, da rendere consultabile in qualsiasi istante laddove l’utente voglia conoscere i minimi dettagli relativi al trattamento cui verranno sottoposti i suoi dati.

Qui emerge con ancor più vigore l’importanza di redigere correttamente le informative cookie. Come nel caso della privacy policy, invero, le sanzioni sono salate: si parla di un tetto pari a 20 milioni di euro.

Affida le sorti del tuo sito web allo studio legale per il digitale

Avere una società o essere un professionista e voler imporre la propria presenza digitale non è semplice nel complesso mondo del web, specie quando ogni movimento sembra spingere nella direzione di un errore. La navigazione degli utenti – la nostra stessa navigazione – espone quotidianamente alla condivisione di un infinito numero di informazioni rispetto alla quale il GDPR privacy tenta di tutelarci.

La conseguenza è un oneroso confronto con la realtà e un’esigenza di trovare il modo di rispondere correttamente alle richieste di trasparenza del regolamento europeo privacy. Così, le note legali al sito web si trasformano in una sfida più complessa dello sviluppo della piattaforma stessa.

Redigere la privacy policy e la cookie policy non è il compito cui dedicare un’ora del tuo tempo ogni tanto, quando hai un attimo di respiro tra gli appuntamenti in agenda. Non è nemmeno una task che puoi pensare di affidare a uno dei siti online che promettono di fornirti un documento prestampato, prodotto in modo automatico da un software che non sa tenere conto delle tue esigenze come professionista o come imprenditore a capo di una società.

È un lavoro che richiede expertise, conoscenza del linguaggio giuridico, della normativa GDPR e del mondo digitale.

Per questo, noi di Legal For Digital ci proponiamo di accompagnarti in questo viaggio come studio legale per il digitale.Richiedi una consulenza per le tue note legali sito web!