⚖️ Registro trattamento dati, cos’è e cose si compila

Il registro dei trattamenti dati, come prescritto dall’articolo 30 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), rappresenta un elemento fondamentale per le aziende operanti nell’Unione Europea. Questo documento dettagliato ha il compito di registrare tutte le operazioni di trattamento dei dati personali effettuate dal titolare del trattamento, documentando in modo chiaro e dettagliato tutte le operazioni di trattamento dei dati personali realizzate nell’ambito della protezione dei dat

Secondo il GDPR, il titolare del trattamento è chiamato a garantire la conformità di tutte le operazioni di trattamento dati alle normative vigenti, adottando misure tecniche e organizzative adeguate. Queste includono la conduzione di analisi del rischio, la preparazione di informative sulla privacy per gli interessati e, fondamentalmente, la tenuta di un registro aggiornato che documenti in modo chiaro e accessibile le attività di trattamento.

Il registro dei trattamenti diventa, quindi, uno strumento essenziale per rispondere agli obblighi di trasparenza e accountability imposti dal GDPR. Attraverso la sua compilazione accurata, le aziende possono dimostrare attivamente il rispetto delle norme sulla privacy, facilitando al contempo eventuali ispezioni da parte delle autorità di controllo e la gestione delle richieste degli interessati in merito ai loro dati personali.

Oltre a rappresentare una misura di conformità legale, il registro offre anche vantaggi operativi significativi. Permette, infatti, di avere una visione chiara delle procedure di trattamento dei dati implementate, identificando potenziali aree di rischio e migliorando le strategie di protezione dei dati. In questo modo, diventa un punto di riferimento per l’ottimizzazione dei processi aziendali e la gestione efficace delle politiche di privacy.

Cos’è il registro trattamento dati?

Il registro GDPR è un documento interno all’azienda e si inserisce nel sistema di corretta gestione dei dati. È un elemento fondamentale per la conformità al GDPR e rappresenta una novità rispetto alla disciplina della privacy precedente. Il regolamento europeo stabilisce anche i requisiti formali per il registro, che deve essere redatto in forma scritta, inclusa quella elettronica.

Come precisa il Garante per la privacy

Il registro dei trattamenti non costituisce un adempimento formale, bensì è parte integrante di un sistema di corretta gestione dei dati personali.

Quest’affermazione per sottolineare il fatto che la tenuta e corretta compilazione del registro trattamento dati ha un ruolo basilare per dimostrare il rispetto del principio di accountability da parte del titolare del trattamento.

Il garante per la privacy sottolinea l’utilità del registro anche nei casi in cui non sia strettamente obbligatorio, poiché quando il titolare del trattamento è chiamato a dimostrare di aver aderito al principio di accountability, il registro diventa il principale strumento di verifica che documenta come i dati vengono trattati all’interno dell’organizzazione. È quindi nell’interesse del titolare mantenere e aggiornare regolarmente il registro dei trattamenti di dati personali.

Il registro è il punto di partenza per attestare la conformità alla normativa sulla privacy. Per svolgere questa funzione, deve evidenziare in modo dettagliato le caratteristiche dei dati trattati, le finalità del trattamento, gli eventi rilevanti riguardanti i dati, ogni decisione presa in merito e tutte le comunicazioni effettuate agli interessati su loro richiesta. Da esso deve trasparire la liceità del trattamento e il rispetto dei principi fondamentali del GDPR, comprese le misure adottate per assicurare la sicurezza dei dati.

E visto che è onere del titolare dimostrare di agire in conformità del GDPR, è prima di tutto nel suo interesse tenere e aggiornare il registro dei trattamenti di dati personali.

Affinché il registro del trattamento dati adempia alla sua funzione deve essere strutturato in modo che dai suoi contenuti emergano tutte le caratteristiche dei dati trattati, le finalità del trattamento, ogni vicenda rilevante del dato, ogni decisione che lo ha coinvolto e ogni comunicazione fatta all’interessato su sua richiesta. 

Dal registro trattamenti GDPR deve emergere la liceità del trattamento, il rispetto dei principi fondamentali e le eventuali misure adottate per garantirne la sicurezza.

Per quanto riguarda la comunicazione della tenuta del registro, è obbligatoria per le PA, perché è un documento amministrativo. Non è obbligatoria per le imprese perché è un documento interno.

Quando è obbligatorio il registro dei trattamenti?

Il registro privacy è obbligatorio per le pubbliche amministrazioni e per le imprese con più di 250 dipendenti. Ma se l’impresa tratta dati a “rischio”, è obbligatorio comunque, anche se i dipendenti sono meno di 250.

Per comprendere se l’azienda con meno di 250 dipendenti è tenuta a redigere il registro dei trattamenti deve essere fatta prima di tutto la valutazione e analisi del rischio del trattamento, che è uno degli obblighi imposti dal GDPR al titolare del trattamento.

Il garante della privacy fornisce un’interpretazione estensiva del rischi, chiarendo che è obbligatorio anche quando l’attività di trattamento implica un basso rischio per la sicurezza e le libertà dell’interessato. 

Quindi sono tenuti a tenere il registro trattamento dati le PMI se rientrano in questi casi:

• Sono attività commerciali che hanno anche un solo dipendente ma che trattano dati potenzialmente a rischio; 
• Attività anche con meno di 250 dipendenti che trattano dati sanitari dei clienti o comunque dati particolari (ad esempio i dentisti);
• Sono liberi professionisti che trattano dati particolari dei clienti (avvocati);
• Associazioni, fondazioni, comitati che trattano categorie particolari di dati;
• Società che trattano i dati dei clienti in modo non occasionale.

Chi tiene il registro dei trattamenti?

Per quanto riguarda i soggetti responsabili del registro sono i titolari e contitolari del trattamento, i responsabili esterni al trattamento, gli eventuali sub-responsabili.

Mentre il responsabile esterno ha obblighi solo in merito al proprio registro, il titolare risponde per il proprio registro ma anche per quelli del responsabile su cui ha un potere/dovere di controllo.

Coinvolgimento delle diverse figure aziendali

Il successo nella gestione del registro dei trattamenti dati e nel conseguimento della piena conformità al GDPR si basa su un approccio collaborativo che coinvolge diverse figure professionali all’interno dell’organizzazione. è essenziale creare un ambiente di lavoro condiviso e ben informato per assicurare che ogni fase del trattamento dei dati personali sia gestita in maniera corretta e conforme alle normative.

• Direzione aziendale: il supporto della direzione è fondamentale per fornire le risorse necessarie e promuovere una cultura della privacy all’interno dell’azienda. il loro impegno è decisivo per l’efficace implementazione delle politiche di protezione dei dati.
• Reparti IT e sicurezza informatica: questi team hanno il compito di applicare misure tecniche adeguate per salvaguardare i dati personali, come la crittografia e la gestione degli accessi. il loro coinvolgimento è vitale per assicurare l’allineamento delle infrastrutture tecnologiche con i requisiti di sicurezza del GDPR.
• Reparti operativi e di business: ogni reparto che tratta dati personali deve essere consapevole delle proprie responsabilità rispetto al GDPR e partecipare attivamente nella documentazione delle attività di trattamento per il registro. ciò comprende identificare correttamente i dati, definire le finalità del trattamento e comprendere le basi legali per il trattamento.
• Risorse umane: il dipartimento HR è cruciale per assicurare che tutti i dipendenti siano formati adeguatamente riguardo le politiche di protezione dei dati e il GDPR. hanno inoltre la responsabilità di gestire i dati dei dipendenti in conformità con la normativa.
• Legale e compliance: questi team offrono consulenza legale per interpretare le norme del GDPR e supportano l’organizzazione nell’adeguamento delle politiche aziendali. la loro competenza è indispensabile nella valutazione dei rischi e nella gestione delle questioni legali legate al trattamento dei dati.

Promuovere la collaborazione tra queste figure chiave migliora la capacità dell’azienda di trattare i dati personali in modo sicuro e conforme. Tale sinergia interna non solo riduce i rischi legali e finanziari derivanti da eventuali non conformità, ma contribuisce anche a rafforzare la reputazione dell’azienda come entità rispettosa della privacy e della protezione dei dati.

Il ruolo del DPO nella tenuta del registro

Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) ha un ruolo determinante nella gestione del registro dei trattamenti dati, contribuendo alla conformità dell’organizzazione con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). La sua figura, introdotta dall’articolo 37 del GDPR, diventa fondamentale per le entità che elaborano dati sensibili o volumi significativi di informazioni personali.

Le funzioni del DPO comprendono la supervisione della conformità alle leggi sulla privacy, focalizzandosi sulle pratiche di trattamento dei dati personali all’interno dell’azienda. In questo contesto, il DPO assicura che il registro dei trattamenti sia accuratamente mantenuto, riflettendo in modo affidabile le operazioni di trattamento attuali e garantendo che siano documentate tutte le informazioni necessarie come previsto dal GDPR.

La collaborazione tra il DPO e i titolari del trattamento è essenziale per:

• Verificare l’integrità e l’aggiornamento del registro: il DPO controlla che il registro mostri precisamente le attività di trattamento correnti, inserendo informazioni dettagliate conformemente ai requisiti del GDPR. Ciò comporta una vigilanza costante e revisioni regolari del registro per assicurare che qualsiasi modifica nelle procedure di trattamento sia immediatamente riflessa.
• Chiarire le responsabilità relative al trattamento dei dati: il DPO aiuta i dipartimenti aziendali a identificare le loro obbligazioni riguardo alla raccolta, all’utilizzo e alla conservazione dei dati, favorendo pratiche che aderiscano ai principi di minimizzazione dei dati e di limitazione delle finalità.
• Incrementare la consapevolezza sulla protezione dei dati: il DPO utilizza il registro come strumento educativo, incrementando la consapevolezza del personale sull’importanza della sicurezza dei dati e sulle procedure adeguate per mantenere la conformità al GDPR.
• Agire come riferimento per le ispezioni di conformità: in occasioni di controlli da parte delle autorità di vigilanza o durante audit interni, il registro serve come documento chiave. Il DPO garantisce che il registro sia sempre preparato per dimostrare la conformità dell’organizzazione.

Quali sono i contenuti obbligatori del registro trattamento dati?

Il regolamento europeo parla di registro attività trattamento. Cosa significa “attività”?

Bisogna che il registro del trattamento sia la fotografia perfetta di ogni dettaglio dei dati trattati.

Il GDPR scioglie ogni dubbio interpretativo su cosa si intende per attività perché stabilisce i contenuti obbligatori del registro trattamento dati: 

• Il registro del trattamento deve indicare tutte le persone coinvolte nel trattamento dati:
  • titolare e sue generalità
  • contitolare se c’è, e sue generalità
  • DPO se previsto, con i recapiti
  • soggetti a cui vengono comunicati i dati trattati. Ad esempio soggetti terzi che profilano i dati degli utenti sul sito web appartenente al titolare del trattamento. 
  • responsabili ed eventuali sub-responsabili del trattamento
  • eventuali incaricati al trattamento
• Deve poi indicare la base giuridica e le finalità del trattamento;
• Categorie di interessati (dipendenti, clienti, utenti) e tipologie di dati trattati (dati anagrafici, dati biometrici, dati sanitari);
• Se i dati vengono trasferiti all’estero o ad un organizzazione internazionale, deve essere indicato il Paese o l’organizzazione, ma anche specificata la modalità di trasferimento in relazione alla disciplina prevista dal GDPR;
• Le misure di sicurezza adottate dal titolare del trattamento;
• Devono essere stabiliti i termini per la cancellazione dei dati trattati o, se questo non è possibile, va richiamato il rispetto delle norme che disciplinano la fattispecie;
• Eventuali casi di data breach.

Questi sono i contenuti minimi del registro trattamento dati.

Ma, come precisa il GDPR, il registro può contenere ulteriori informazioni rilevanti per documentare le attività di trattamento. Ed essendo lo strumento principale con cui il Garante verifica la conformità al GDPR, è meglio annotare tutto. 

Quali sono le modalità di gestione e conservazione del registro trattamento dati?

Il registro trattamento dati è uno strumento operativo dell’impresa. Non si può sottovalutare l’aspetto di gestione del registro. È un documento dinamico dove è fondamentale l’aggiornamento. Sul registro deve quindi essere presente la data in cui è stato redatto e la data dell’ultimo aggiornamento. E, come già detto, il registro deve avere forma scritta, meglio ancora se elettronica. 

Nelle grandi aziende è opportuno nominare delle figure referenti per la tenuta del registro e, ove possibile, un gruppo di lavoro che si occupi della redazione del documento, visto che è molto complesso. Possono essere adibiti a questo ruolo i c.d. designati che con il GDPR prendono il posto degli incaricati del trattamento. Eseguono delle mansioni di trattamento secondo le istruzioni del titolare e sotto la sua responsabilità, quindi rispondono perfettamente all’esigenza di compilare e aggiornare il registro.

Bisogna tener conto del fatto che nelle grandi realtà le tipologie di dati personali trattati sono tante, e per ognuna di esse le informazioni devono essere complete. Ma non solo: è necessario aggiornare il registro ad ogni mutamento di ogni contenuto.

Purtroppo nella realtà molte imprese trascurano il fatto che ogni trattamento necessita di un registro a sé. Quindi ad esempio i dati raccolti dall’HR per il recruiting saranno trattati separatamente rispetto ai dati trattati per la formazione anche se se ne occupa lo stesso ufficio HR. 

La sinteticità è sintomo di trascuratezza, e il Garante la prima cosa che va a verificare è proprio la corrispondenza fra ciò che è documentato nel registro e quella che è la realtà dell’impresa.

Verifica e controllo del registro

La verifica e il controllo regolare del registro dei trattamenti dati sono azioni imprescindibili per garantire la continuità della conformità al GDPR. Queste procedure consentono di identificare tempestivamente eventuali discrepanze o inadempienze nelle pratiche di trattamento dei dati, offrendo l’opportunità di correggerle prima che possano tradursi in violazioni della normativa.

• Revisioni periodiche: è fondamentale stabilire un calendario per le revisioni periodiche del registro, al fine di assicurare che tutte le informazioni siano aggiornate e riflettano accuratamente le operazioni di trattamento in atto. Queste revisioni dovrebbero includere un controllo delle categorie di dati trattati, delle finalità del trattamento e delle basi giuridiche invocate, nonché un aggiornamento sulle misure di sicurezza adottate.
• Coinvolgimento di esperti esterni: in alcuni casi, può essere utile ricorrere a consulenti esterni o a revisori legali specializzati in protezione dei dati per effettuare audit indipendenti del registro. Questo approccio può fornire una valutazione obiettiva delle pratiche di trattamento dei dati e identificare potenziali aree di miglioramento che potrebbero non essere evidenti dall’interno.
• Formazione e consapevolezza: assicurare che il personale coinvolto nella gestione dei dati personali sia costantemente informato e formato sulle politiche di protezione dei dati e sulle procedure di aggiornamento del registro è essenziale per mantenere un alto livello di conformità. La formazione dovrebbe coprire non solo le norme del GDPR, ma anche le specifiche procedure interne per la gestione del registro.
• Risposta a ispezioni e richieste: il registro dei trattamenti deve essere pronto per essere presentato alle autorità di controllo in caso di ispezioni. Avere un registro ben tenuto e dettagliato facilita la dimostrazione della conformità e può accelerare significativamente i processi di verifica da parte delle autorità.

Mantenere il registro dei trattamenti dati aggiornato, preciso e facilmente accessibile non solo soddisfa un obbligo legale, ma rafforza anche la governance interna della protezione dei dati. Implementando processi solidi di verifica e controllo, le organizzazioni possono migliorare la loro postura di sicurezza dei dati e ridurre il rischio di sanzioni per non conformità.

Il registro trattamenti semplificato per le PMI

Per quanto riguarda le piccole e medie imprese, che, ricordo, non sono esonerate in quanto tali dal GDPR registro dei trattamenti, è possibile compilare un documento semplificato.

Lo stesso garante per la privacy mette a disposizione sia per il titolare che per il responsabile un modello del registro per le PMI. 

Il titolare dovrà inserire:

• Tipologia di trattamento
• Finalità del trattamento
• Categorie di interessati
• Tipologie di dati personali
• Categorie di destinatari
• Trasferimento dei dati verso Paesi terzi
• Termini ultimi di cancellazione dei dati
• Misure di sicurezza tecniche e organizzative

Il responsabile dovrà inserire:

• I dati di contatto del responsabile e del DPO se previsto
• Categoria di trattamento
• Dove presente trasferimento verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali
• Misure di sicurezza tecniche e organizzative

Al fine di stimolare l’utilizzo del registro del trattamento, il garante stabilisce che questo modello può essere adottato anche dalle imprese che non sono obbligate a tenere il registro dei trattamenti, ma scelgono di utilizzarlo.

Il registro dei trattamenti GDPR del responsabile esterno

Il responsabile esterno è tenuto come il titolare del trattamento ad avere il registro trattamenti privacy.

Se agisce per conto di più titolari, deve redigere una sezione per ciascuno di essi. Ma se i titolari sono un numero eccessivo e cambiano frequentemente, si pensi ad esempio ad un’agenzia di marketing strutturata, allora è opportuno fare dei rinvii ad anagrafiche esterne dove sono riportate tutte le informazioni richieste dall’art. 30.

I contenuti obbligatori per il responsabile sono limitati alla descrizione dell’attività di trattamento svolta, l’eventuale comunicazione dei dati a Stati terzi e le misure di sicurezza adottate per rendere l’ambiente lavorativo idoneo al trattamento.

Se è prevista la presenza anche di sub-responsabili, sono tenuti a compilare il registro trattamenti. In questo caso l’attività di trattamento svolta dovrà corrispondere a quella prevista dal contratto stipulato con il responsabile dei trattamento.

Le sanzioni relative al registro trattamento dati

Il GDPR stabilisce che per determinate imprese è obbligatorio tenere il registro del trattamento dati. 

La mancata o incompleta attuazione dell’obbligo di tenere il registro costituisce violazione del principio di accountability.

Non parliamo quindi di una mera violazione formale, ma siamo nell’ambito della violazione della principale responsabilità del titolare del trattamento: quella per cui il titolare non solo è responsabile e risponde delle misure che intraprende, ma ha anche la responsabilità della verificabilità di ciò che mette in atto.

E come già detto il registro del trattamento dati è lo strumento che permette di dimostrare l’iter delle misure adottate e delle decisioni prese, quindi è il primo segnale che fa capire se il titolare è stato accountable oppure no.

Quindi il GDPR prevede una sanzione amministrativa per violazione delle procedure, stabilendo una multa fino a 10 milioni di euro o fino al 2% del fatturato dell’impresa. 

Conclusioni registro trattamento

Il registro dei trattamenti ha una ratio simile all’informativa privacy: non si tratta di meri adempimenti formali ma sono il presupposto per l’esercizio dei principi stabiliti dal GDPR.

L’informativa privacy è uno strumento di tutela per l’interessato perché gli permette di essere a conoscenza di come sono trattati i suoi dati e di avere i mezzi per fare le scelte in merito al consenso.

Il registro è lo strumento che tutela il titolare del trattamento perché gli dà l’opportunità di dimostrare di essere accountable nel gestire i dati. È quindi nel suo interesse tenerlo anche se non è obbligato, e compilarlo correttamente. 

Come l’informativa anche il registro va concepito come un documento che deve essere costruito ad hoc per la singola azienda.

Non sono documenti il cui ruolo è meramente formale e burocratico. Servono a rendere effettive le disposizioni del GDPR. 

È raccomandato affidarsi ad un esperto esterno che analizza tutti gli aspetti dell’azienda per redigere un documento su misura. E, se è possibile, è opportuno affidare ad un incaricato interno la compilazione e l’aggiornamento del registro. 

Brunella Martino

Avvocato specializzato in privacy e proprietà intellettuale con 15 anni di esperienza, DPO, arbitro in materia societaria, autrice Flaccovio Editore, formatrice aziendale, socia FederPrivacy, segretario dell'Aiga sezione Lucca e componente Aiga nazionale Dipartimento Diritto delle nuove tecnologie

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