Il codice etico, o codice di condotta aziendale, è un documento che viene fatto firmare ai dipendenti di un’azienda, e serve a definire le regole di comportamento interno.
Ma il codice etico non lo troviamo solo in ambito aziendale. Ci sono codici etici che regolano i rapporti internazionali fra imprese, e codici etici adottati da organizzazioni e associazioni nei confronti dei soci aderenti.
CONTENUTO DELL'ARTICOLO
Cos’è il codice etico?
Il codice etico per le imprese è un documento che prevede una serie di regole comportamentali a cui i dipendenti e collaboratori di un’azienda sono invitati ad attenersi. A livello legale il codice etico aziendale è diverso dalla social media policy: la smp è un contratto, e come tale una volta firmato vale come tutte le regole aziendali; il codice di condotta o etico invece prevede un’adesione su base volontaria e non ha valore legale. Questo però non significa che non preveda le sanzioni disciplinari. La sua autorevolezza deriva dall’organismo che lo emette.
Rispetto alla social media policy il codice etico è diverso anche nell’oggetto: la smp riguarda il comportamento dei collaboratori on-line, il codice di condotta invece serve a ricordare quali sono i valori aziendali, e a definire sulla carta i principi a cui devono attenersi i collaboratori nei rapporti interpersonali in ambito aziendale.
Che cos’è l’etica professionale?
L’etica nel contesto aziendale è l’insieme dei principi che definiscono i valori aziendali ed è un parametro di valutazione del comportamento delle persone nei rapporti reciproci. Delimita inoltre gli atteggiamenti reciproci in funzione del ruolo ricoperto in azienda. Il codice di condotta serve a definire in maniera chiara quali sono i parametri di giusto e sbagliato per l’azienda di cui si fa parte. Serve quindi ad orientare il comportamento aziendale, è un punto di riferimento.
Ci sono poi aziende che sposano una mission, come la tutela ambientale, o l’integrità, il welfare. Nel codice è specificato che dai membri dell’azienda ci si aspetta un comportamento coerente con i principi di cui l’azienda si fa portatrice, durante l’orario di lavoro e fuori. Quindi il termine etica ha un’accezione diversa in relazione ai principi sposati dal brand.
I termini più frequenti in un codice etico si rifaranno ai principi di lealtà, solidarietà, riservatezza, diligenza, rispetto.
Chi redige il codice etico aziendale?
Il nostro studio legale riceve spesso il compito di redigere il codice etico, sia per le start-up che per le aziende già strutturate. Un legale avrà la capacità di utilizzare un linguaggio idoneo al documento. Inoltre, affinché il codice etico abbia efficacia effettiva, deve prevedere delle sanzioni disciplinari coerenti e proporzionate all’infrazione commessa.
Ma non si può redigere un documento come questo senza la collaborazione del management dell’azienda. Quindi la direzione aziendale avrà un ruolo fondamentale nella pianificazione del codice.
Dov’è possibile reperire il codice etico?
Il codice etico deve essere sempre accessibile in funzione delle abitudini aziendali. Può essere condiviso anche sulla rete intranet dell’azienda e sul sito internet, come ad esempio fa la Ferrari, ma anche molte altre grandi aziende.
Chi vigila sull’applicazione del codice di condotta?
All’interno dell’impresa deve essere previsto un organo predisposto sia alla vigilanza dell’applicazione del codice di condotta, ma anche alla sorveglianza della coerenza del documento rispetto ad altri come la social media policy. Alle volte le aziende prevedono una figura ulteriore: il supervisore. Spesso è una persona del team che acquisisce ulteriori responsabilità e fa da modello di comportamento per i colleghi.
Codice etico aziendale efficace
Quando si chiede di seguire un determinato comportamento, come nel caso dei codici etici aziendali, ma anche delle netiquette e delle social media policy, si va a limitare la libertà di espressione dei soggetti coinvolti, e si chiede un comportamento proattivo, oltre che il rispetto delle regole.
Quindi si va al di là dell’esigenza del vietare. Per questa ragione è opportuno attenersi a determinati principi:
- Introdurre le motivazioni per cui si decide di adottare un codice etico aziendale:
- Ricordare quali sono i valori aziendali
- Far presente cosa ci si aspetta dai collaboratori in virtù di questi valori
- Essere chiari su chi sono i destinatari del codice etico
- Distinguere fra
- principi
- regole
- procedure quando e se sono previste
- Utilizzare un tone of voice coerente con i toni aziendali
- Adottare un linguaggio comprensibile, chiaro, determinato
- Non dare nulla per scontato: spiegare con quali parametri si giudicano i comportamenti, perché sono previste certe sanzioni disciplinari. Chiarire chi ha le responsabilità per cosa. Utilizzando sempre un tono coinvolgente e persuasivo
- Specificare chi è l’autorità addetta alla supervisione e quali poteri ha
- Se sono previste le segnalazioni, chiarire che vengono fatte nel rispetto della riservatezza sia di chi le fa sia di chi le riceve.
- Rendere accessibile il documento in qualsiasi momento
Questi documenti, i codici di condotta, le social media policy, le netiquette, hanno il compito di far sentire i soggetti a cui sono rivolti, come parte di un gruppo. Quindi solo con l’adesione e il rispetto volontari sono realmente effettivi. L’obiettivo principale è responsabilizzare i soggetti.
Dal momento in cui si deve arrivare a comminare una sanzione disciplinare, il comportamento per cui viene comminata ha probabilmente creato un danno all’interno del team a cui la sanzione non è in grado di riparare.
Codice di condotta disciplinato dal GDPR
I codici di condotta in ambito privacy esistono da molti anni: i primi risalgono a fine anni ’90. Con il regolamento europeo assumono un’importanza ancora maggiore. Il GDPR all’art. 40 disciplina i codici di condotta con riferimento ai responsabili e ai titolari del trattamento. Si incentiva l’utilizzo di questi codici di condotta per facilitare i soggetti nel loro obbligo di ottemperanza rispetto alla normativa europea.
Per questo particolare tipo di codice etico, il Garante della privacy ha previsto la costituzione degli Organismi di Monitoraggio, che devono rispondere a specifici requisiti delineati dal Garante nel provvedimento del 2020 e che hanno il compito di redigere i codici. I codici e loro eventuali modifiche sono sottoposti alla supervisione del Garante stesso.
Il codice di condotta è visto a livello globale come un documento che facilita il lavoro, una linea guida.
Conclusioni codice etico
Ogni azienda che abbia un team anche di quattro persone dovrebbe avere un codice etico.
Serve per tenere unita la squadra attorno a dei principi comuni, e rafforza i valori dell’azienda. Ma serve anche a valutare la condotta dei lavoratori, al di là dell’adempimento delle loro funzioni.
Attraverso il codice etico si trasmette la percezione che l’impresa chiede qualcosa di più del mero adempimento dei compiti assegnati, e fa sentire i lavoratori parte di un gruppo unito da un modello comune di comportamento.
Oltre tutto il codice di condotta è anche parte di una strategia di marketing: molte aziende pubblicano il loro codice etico online mettendolo a disposizione di tutti gli utenti: esempi di codice etico pubblici sono quelli di Generali, Mondadori, fino a Google e alla Coca-Cola.
Questo permette di rafforzare i valori del brand e di aderire ad un principio di trasparenza sul trattamento dei dipendenti.
Il nostro studio ha le capacità e l’esperienza per confezionare un Codice Etico pensato per la tua azienda, offrendoti un supporto e un servizio di consulenza mirato e in armonia con il management aziendale valutando tutte le particolarità e criticità legali del tuo business.
Alessandro Vercellotti
Avvocato del Digitale, founder partner dello studio Legal for Digital, eletto studio dell'anno 2022 Sole 24 Ore, speaker nei maggiori eventi del digitale d’Italia, eletto Digital Leader Forbes, formatore aziendale, docente, autore per Flaccovio Editore, co-founder del Social Warning Movimento Etico per l’educazione digitale.
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